STANDARDFORENINGSVEDTÆGT( for kolonihaver på lejet jord)
§1. Haveforeningens navn og stiftelse:
1. Foreningens navn er haveforeningen Sundsmark. foreningens hjemsted
er Sønderborg kommune.
2. Foreningen er stiftet 1957.
§2. Formål og virke:
1. Foreningen har til formål at administrere og forvaltedet til koloni-
havformål lejede areal på martrikel nr, 9 i overenstemmelser, med
de bestemmelser, der er lagt til grund herfor samt for området i sin
helhed og indeholdt i vedtægt forkreds Sønderjylland og kolonihave-
forbundet.
2. Forningen skal gennem sin bestyrelse bl.a. sikre, at bestemmelser, som
er nedfældet i en på området lagt, byplan, lokalplan, eller tinglyst
deklaration og lignende, vedrørendedet samlede haveområde eller
enkelte haver, overholdes og respekteres af foreningens medlemmer.
3. Foreningen og dens medlemmer skal være medlem af kolonihave-
forbundet og den stedlige kreds.
§3. Definitioner:
1. Som medlem af foreningen anses den eller de personer, som har
skrevet under på en lejekontrakt.
§4. Medlemmer:
1. Som medlem kanoptagesmyndige personer, der samtidig lejer
en have med medlemskabets indgåelse.
2. Hvis foreningen har en venteliste, optages medlemmer som hovedregel
efter ventelisten, se dog reglerne i §4.3, 4.4 og 4.5. ventelisten skal
være offentlig tilgængelig. Generalforsamlingen kan fastlægge de
nærmere regler omkring ventelisten samt fastsætte et omkostnings-
bestemt gebyr for optagelse på ventelisten.
3. Medlemmet har ret til at få optaget en ny lejer på en eksisterende leje-
kontrakt sammen med medlemmet, når der er tale om en ægtefælle/
registreret partner, en samlever ( i mere end 2 år ), en myndig slægning
i op-og nedstigende linje eller særbørn af en tidligere afdød ægtefælle/
registreret partner, hvis medlemmet sidder i uskiftet bo med dem, og
den nye lejer i øvrigt opfylder betingelserne for optagelse i foreningen.
Der kan ikke optages andre personer end de ovennævnte på en eksisterende
lejekontrakt, hvis der en venteliste i foreningen.
4. Medlemmet har ret til at overtage lejemålet til en ægtefælle/registreret
partner, en person med hvem medlemmet har levet i ægteskablignende
forhold i mindst 2 år, en slægtning i ret op-og nedstigende linje eller
særbørn af en tidligere afdød ægtefælle/registreret partner, hvis medlem-
met sidder i uskiftet bo med dem, og hvis personerne opfylder de betingelser
der i øvrigt gælder foroptagelse i foreningen. Medlemmet har ikke ret til
at overdrage lejemålet til andre end de overnævnte, hvis der er venteliste
i foreningen.
5. Ved dødfald har en efterlevende ægtefælle/registreret partner ret til at
fortsætte lejeaftalen, medmindre foreningen har vægtige grunde til at
modsætte sig dette. En person, med hvem afdøde har levet i ægteskabs-
linende forhold i mindst 2 år forud for dødsfaldet, medmindre foreningen
har vægtige grunde til at modsætte sig det, har samme ret under forusæt-
ning af, at samlivet bestod på tidspunktet for dødsfaldet. En myndig slægning
i op- og nedstigende linje eller særbørn af en tidligere afdød ægtefælle/
registreret partner, hvis medlemmet sad i uskiftet bo med dem har ret til at
få overdraget lejemålet, hvis pågældende efterbestyrelsens vurdering
har deltaget aktivt i pasning og vedligeholdelse af haven og kolonihavehuset.
Forsættelse af lejemålet samt overdragelse ved dødfald forudsætter, at
det nye medlem opfylder de øvrige betingelser for optagelse i foreningen.
6. Ved leje af en havelod oprettes en lejeaftale, som regulerer lejeforholdet
mellem foreningen og medlemmet.
7. Medlemmer skal registreres i kolonihaveforbundets medlemssystem. Der
kan registreres en lejer samt en medlejer.
8. Som medlem kan endvidere med bestyrelsens godkendelse optages en
juridisk person, som har overtaget bebyggelsen på tvangsauktion som
ufyldestgjort panthaver. Dette medlem skal betale haveleje og andre beløb,
der opkræves af foreningen, frem til det tidspunkt, hvor havelodden er
videreoverdraget. Dette medlem kan ikke fremleje bebyggelsen på have-
lodden har hverken stemmeret eller muglighed for at stille forslag på
foreningens generalforsamling, og skal inden 6 måneder fraauktionsdagen
overdrage havelodden til en person, som opfylder kravene i stk. 1. og 2.
Såfremt havelodden ikke er overdreaget inden 6 måneder fraauktionsdagen,
bestemmer bestyrelsen, hvem der skal overtage havelodden og de vilkår,
overtagelsen skal ske på.
§5. Hæftelse:
1. Medlemmerne hæfter solidsrisk/pro rata( foreningen skal vælge enten
solidarisk eller pro rata hæftelse) for gældsforpligtelser.
§ 6. Medlemskapitalen: (frivillig bestemmelse)
1. Generalforsamlingen fastsætter pr. regnskabsårets begyndelse haveloddens
andel i foreningkapitalen. Ved optagelse af et nyt medlem medtages have-
lodden således opgjorte andel i foreningenskapitalen ved fasttelse af
bebyggelsens værdi.
§7. Leje og andre pligtige pengeydelser:
1. Leje for den enkelte havelod fastsættes af foreningens generalforsamling
ud fra det budget, som af foreningens bestyrelse er forelagt generalfor-
samlingen til godkendelse.
2. Generalforsamlingen kan fastsætte engangsbeløb til udførelse af større
anlægsarbejde, f.eks. kloak, vandledningsnedlæggelse, opsætning af el og
lign. Sådanne engangsbeløb er pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
3. Geralforsamlingen - eller kredsen, hvis kompetancen er overgivet hertil -
kan udeblivelse frafællesarbejde samt manglende overholdelse af øvrige
bestemmelser som misligeholdelse af haven, udeblivelse fra fællesarbejde
samt manglende overholdelse af øvrige bestemmelser som medlemmet
er pligtig til at overholde. Sådanne beløb er en pligtig pengeydelse i
lejeforholdet.
4. Hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, kan
foreningen opkræve et af generalforsamlingen fastsat gebyr for hver
forsinket betaling samt bringe lejemålet til ophør efter reglerne i
medlemmets lejekontrakt.
§8. Ordensbestemmelser og vedligeholdelse af det lejede:
1. Generalforsamlingen - eller evt. kredsen, hvis kompetencen er over-
givet hertil - fastsætter ordensbestemmelser m. m. som skal være
gældende inden for området, og foreningen gennem sin bestyelse
skal forvalte og administrere.
2. Generalforsamlingen - eller evt. kredsen, hvis kompetencen er
overgivet hartil - fastsætter regler om vedliholdelse af haven, kan
haveforeningen på lejers regning få udarbejdet en raport fra koloni-
haveforbundets havekonsulenter, som kan fastslå om haven er
tilstrækkligt vedligeholdt. Hvis dette er tilfældet, kan foreningen sætte
en gartner til at vedligeholde haven. Både konsulentrapporten og gartner
skal betales af lejer. Betalingen ef konsulentrapport og evt. gartner er
en pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
§9. Fællesarbejde:
1. Geralforsamlingen fastsætter regler for fællesarbejde.
2. Bestyrelsen kan pålægge medlemmer, der udebliver fra fællesarbejde,
en bod fastsat af generalforsamlingen eller evt. kredsen, hvis kompe-
tancen er overgivet hertil. Pålagt bod betragtes som en pligtig penge-
ydelse i lejeforholdet.
§10. Generalforsamling:
1. Foreningens generalforsamling er foreningens øverste myndighed.
2. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år 2 måneder efter
regnskabsåret afslutning med dagsorden, der minst skal indeholde
følgende punkter.
¤ Valg af dirigent og referent.
¤ Beretning.
¤ Årsregnskab med evt. revisorberetning.
¤ indkomne forslag.
¤ Godkendelse af budget, herunder fastsættelse af lejen.
¤ Valg af formand/ kasserer.
¤ valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
¤ Valg af interne revisorer og suppleanter.
¤ (evt.) Valg af ekstern revisor.
¤ valg af vurderingsudvalg.
3. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når generalforsamlingen eller
et flertal af bestyrelsens medlemmer med angivelse af dagsorden
beslutter det.
4. Ekstraordinær generalforsamling afholdes endvidere, hvis minst 25%
af foreningens udlejede haver fremsætter skriftligt krav herom til
bestyrelsen med angivelse af dagsorden.
5. Bestyrelsen er i de stk 3 og 4 nævnte tilfælde pligtig at indkalde til
ekstraordinær generalforsamling inden 8 dage frabeslutningen eller
begæringens modtagelse. Den ekstrordinære generalforsamling skal
afholdes tidligst 1 og senest 3 uger efter indkaldelsen.
6. Når betingelsen for indkaldelse af en ekstraordinær generalforsamling
er opfyldt, men bestyrelen afviser at indkalde den, indkalder og afholder
kredsbestyrelsen generalforsamlingen. De hermed forbundne udgifter
afholdes af foreningen.
7. Beslutning på en ekstraordinær generalforsamling kan kun træffes,
hvis 4/5 af de udlejede haver, der har begæret generalforsamlingen, er
til stede. Bestemmelserne i stk. 10- 14 gælder også for ekstraordinære
generalforsamlinger.
8. Ordinær generalforsamling indkaldes skriftligt af bestyrelsen med
mindst 30 dages varsel. ekstraordinær generalforsamling indkaldes med
mindst 7 dages varsel.
9. Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal
være formanden i hænde senest 30 dage før generalforsamlingens
afholdelse. Indkomne forslag skal udsendes til medlemmer senest
8 dage før generalforsamlingen. Behandlingen af forslagene forudsætter
forslagsstillers tilstedeværelse.
10. Adgang til generalforsamlingen har ethvert medlem af foreningen samt
dennes ægtefælle/registreret partner eller samlever. Samme person-
kreds har ligeledes taleret.
11. Der kan afgives 2 stemmer pr. havelod.
12. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
13. Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt flertal af de
afgivne stemmer. Skal stemmes om forslag til:
¤ Vedtægtsændring
¤ optagelse af kollektive lån
¤ Ekstraordinær indskud
¤ Haveforeningens opløsning
kræves dog, at mindst 2/3 af de udlejede haver er mødt, og at 2/3
af de afgivne stemmer går ind for forslaget. Er fremmødet ikke
tilstrækkeligt stort, men 2/3 af de afgivne stemmer har stemt for
forslaget, indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af
fremmødte, kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer.
14. Referat frageneralforsamlingen underskrives af dirigenten, referenten
samt foreningens formand. Referatet offentliggøret eller sendes ud til
foreningens medlemmer.
§11. Bestyrelsen:
1. Generalforsamlingen vælger blandt foreningens medlemmer en bestyrelse
til at varetage den daglige ledelse af foreningen og til udførelse af
generalforsamlingens beslutninger. En opstillet, som er forhindret i at
være til stede på generalforsamlingen, kan vælges, såfremt vedkommende
hargivet en skriftlig erklæring herom.
2. Bestyrelsen består af 5 - 7 personer, der vælges for en 2- årig periode.
Formand og kasserer vælges særskilt, henholdsvis i lige og ulige år.
3 bestyrelsesmedlemmer vælges i lige år og 2 i ulige år.Bestyrelsen
konstituerer sig selv med næstformand og sekretær. Generalforsamlingen
vælger suppleanter efter behov.
3. Hvis der ikke kan vælges en bestyrelse, overtager kredsen efter regning
administrationen af foreningen, indtil der kan vælges en bestyrelse.
4. Som bestyrelsesmedlem eller suppleant samt vurderingsmand og suppleant
kan kun vælges en repræsentant fra samme havelod. Samme have lod kan
dog godt være repræsenteret i udvalg under bestyrelsen.
5. Hvis et bestyrelsesmedlem fratræder før en valgperiodes udløb, indtræder
suppleanten i bestyrelsen - dog kun for tiden indtil næste generalfor-
samlingens afholdelse. Afgår formand eller kasseren i en valgperiode,
indkaldes ekstraordinær generalforsamling for nyvalg, hvis fratræ-
delsen ikke sker umiddelbart førden ordinære generalforsamling.
6. Bestyrelsen Fastlægger selv grundlaget for sit virke m. m. i en
forretningsorden. Bestyrelsesmøder indkaldes af formandeneller i dennes
fravær af næstformanden efter behov, eller når blot et medlem af
bestyrelsen begærer det.
7. Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af en sag, hvori
denne eller en med denne beslægtet person er involveret, eller på anden
måde er personligt interesseret.
8. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af bestyrel-
medlemmer er til sted. Beslutninger træffes ved simpelt flertal.
9. Der skrives referat af forhandlingerne på bestyrelsesmøder. Referater
er offentlige, dog ikke når de omhandler personsager.
10. Foreningens midler skal anbringes i et anerkendt pengeinstitut. Regler
om disposition over midlerne fastsættes af bestyrelsen i henhold til
fastlagte fuldmagtsforhold.
11. Formands og kasserers samt eventuelt øvrige bestyrelsesmedlemmers
omkostninger/udlæg til telefon, kontorhold, kørsel m. v. dækkes af
foreningen.
12. Generalforsamlingen kan fastsætte honorar til tillidsvalgte i foreningen.
13. Bestyrelsen skal sikre, at der er tegnet:
a) en bestyrelsesansvarsforsikring, der omfatter bestyrelsens erstanings-
ansvar ved uagtsomme erstatningspådragende handlinger.
b) en underslæbsforsikring, der omfatter foreningens tab ved underslæb
i forbindelse med administration af forenings midler.
c) en vurderingsudvalgsforsikring, der omfatter vurderingsudvalgets
erstatningsansvar ved uagtsomme ansvarspådragende handlinger,
d) en erhvervsansvarsforsikring, der omfatter foreningens erstatnings-
ansvar overfor tredjemand.
e) en ulykkesforsikring, der omfatter skade på personer i forbindelse'
med fællesarbejde i foreningen.
§12 Vurderingsudvalg:
1. Generalforsamlingen vælger blandt foreningens medlemmer et eller
flere vurderingsudvalg til at foretage vurderinger efter Kolonihave-
forbundets vurderingsregler. Et vurderingsudvalg er ikke underlagt
bestyrelsen. En opstillet, som er forhindret i at være til stede på
generalforsamlingen, kan vælges, såfremt vedkommendehar af givet en
skriftlig erklæring herom. Hvis man ikke kan vælge et vurderings-
udvalg kan generaforsamlingen/bestyrelsen beslutte at bede kredsen, en
anden haveforenings vurderingsudvalg eller et urderingsudvalg nedsat
på tværs af kredsen om at foretage vurderinger i foreningen. I så fald
skal også disse vurderinger foretages efter Kolonihaveforbundets
vurderingsregler. Hvis en forening har eget vurderingsudvalg, skal
dette benyttes.
§13. Klagemuligheder:
1. Vurderinger kan påklages til kredsens vurderingsudvalg, jf. kred-
vedtægtens §8, stk. 2. Vurderingsankeudvalgets afgørelse er bindende
for alle parter og kan ikke påklages.
§14. Tavshedspligt:
1. Bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af udvalg, nedsat af bestyrelsen
har tavshedspligt med hensyn til oplysiniger om personers økonomiske
og personlige forhold, som medlemmer får indseende i under deres
arbejde for foreningen.
2. Medlemmer af foreningens vurderingsudvalg må kun videregive
oplysninger om resultatet af foretagne vurdering til foreningens
bestyrelse, medlemmet som ejer huset samt em evt. køber.
§15 Tegningsret:
1. Bestyrelsen beslutter, hvem der tegner foreningen udad til i økonomiske
forhold. Dog skal tegningsretten altid bestå af mindst 2 personer. I alle
øvrige forhold repræsenterer formanden foreningen udadtil og er
ansvarlig for foreningens daglige ledelse.
§16. Regnskab og revision:
1. Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
2. Det påhviler kasseren eller evt. ekstern revisor at udarbejde et årligt
driftregnskab ledsaget af en statusopgørelse opgjort under hensyntagen
til de tilstedeværende værdier og forpligtelser.
3. Det påhviler iøvrigt kasseren på ordinære bestyrelsesmøder at forelægge
en regnskabsoversigt til direkte sammenhold med det foreliggende budget.
4. Årsregnskab skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik
og være i overensstemmelse med den foretagne bogføring og tilstæde-
værende bilag. Bestyrelsen kan bestemme, at årsregnskabet skal
udarbejdes med bistand af en registreret eller startsautoriseret revisor.
5. Generalforsamlingen vælger 2 interne revisorer for 2 år og 2 revisor-
suppleanter for 1 år.
6. Det påhviler de valgte interne revisorer at revidere foreningens
årsregnskab samt føre protokol med de bemærkninger, revisionarbejdet
måtte give anledning til.
7. Revisorerne skal foretage mindst et uanmeldt kasseeftersyn pr. år.
Kasseeftersynet skal omfatte både kontantbeholdning og bankindestående.
§17 Foreningens opløsning:
1. Hvis gyldig beslutning om foreningens opløsning træffes, og dette
alene skyldes, at foreningens virke overføres til andet haveområde, skal
foreningens formue overføres til den forening, som viderefører det nye
haveområde med samme forpligtelser over for den opløste forenings
medlemmer.
2. Skyldes foreningens opløsning, at foreningen helt ophører med at drive
haveforening, udpeges 2likviatorer.
3. Evt. formue ved likvidationens afslutning udbetales til de havelodder,
som har en eller flere lejere, der er registreret som medlemmer på dette
tidspunkt.
4. Foreningen kan ikke opløses, så længe lejekontrakt med udlejer er i kraft.
Vedtægterne er vedtaget ved sidste kongræs, i 2016.