VEDTÆGTER FOR KHF SUNDSMARK

§1    Haveforeningens navn og stiftelse

1.   Foreningens navn er Haveforeningen "Sundsmark". Foreningens hjemsted er Sønderborg kommune.

2.   Foreningener er  stiftet  1957.

§2  Formål og virke:

1.   Foreningen har til formål at administrere og forvalte det lejede areal på matrikel 9 til kolonihaveformål i overensstemmelse, der er lagt til grund herfor samt for området i sin helhed og regler indeholdt i vedtægter for kreds Sønderjylland og kolonihaveforbundet.

2.   Foreningen skal gennem sin bestyrelse bl.a. sikre, at bestemmelser i en byplan, lokalplan, tinglyst deklaration og lignende for området og for de enkelte haver, overholdes og respekteres af foreningens medlemmer.

3.   Foreningen og dens medlemmer skal være medlem af kolonihaveforbundet og den stedlige kreds. Dette medfører en forpligtelse til at følge kolonihaveforbundets regler samt beslutninger truffet af kolonihaveforbundets kompetente organer.

§3  Definitioner:

1.   Som medlem af foreningen anses den eller de personer(herunder medlejere), som har skrevet under på en lejekontrakt.

§4  Medlemmer:

1.   Som medlem og medlejer kan optages myndige personer, der samtidig lejer en have ved medlemskabets indgåelse.

2.   Medlemmet skal til enhver tid kunne dokumentere at have rådighed over en bolig udenfor haveforeningen.

3.   Medlemsskabet og lejeretten er personlig, og derfor kan haven under ingen omstændigheder leje ud.

Et medlem, der har haft haven i et år, har lov til at lort-tids-udlåne sin kolonihave i sammenlagt 3 uger pr. år. Bestyrelsen kan give dispensation til længere perioder. Medlemmet har ansvaret for, at gæsten overholder foreningens regler. Bestyrelsen skal altid underrettes om de navngivne personer, som haven udlånes til. hvis der gentagne gange træffes personer på et medlems havelod, og medlemmet ikke selv er til stede, er bestyrelsen berettiget til at bortvise de pågældende fra haveloddet. Hvis et medlem ikke overholder reglerne om udlån, kan lejemålet oo

4.   Hvis foreningen har en venteliste, optages medlemmer som hovedregel efter ventelisten, se dog reglerne i § 4.4-.4.6. Ventelisten skal være offentlig tilgængelig. Genralforsamlingen kan fastlægge de nærmere regler omkring ventelisten samt fastsætte et omkostningsbestemt gebyr for optagelse på ventelisten. Medlemmet har ret til at få optaget en ny lejer(medlejer) på en eksisterende lejekontrakt sammen med medlemmet, når der er tale om en ægtefælle/registreret partner, en samlever(i mere end 2 år) en myndig slægtning i ret op- og nedstigende linje eller særbørn af en tidligere afdød ætefælle/registreret partner, hvis medlemmet sidder i uskiftet bo med dem, og hvis personerne opfylder de betingelser, der i øvrigt gælder for optagelse i foreningen. Medlemmet har ikke ret til at overdrage lejemålet til andre end de overnævnte, hvis der er venteliste i foreningen.

7.   Ved leje af en havelod oprettes en lejeaftale, som regulerer lejeforholdet mellem foreningen og medlemmet. 

8.   Medlemmer skal registreres i Kolonihaveforbundets medlemssystem. Der kan registreres en lejer samt en medlejer. Medlem og medlejer er ligestillede, og har samme rettigheder og forpligtelser overfor foreningen. Som medlem kan endvidere med bestyrelsens godkendelse optages en juridisk person, som har overtaget bebyggelsen på tvangauktion som ufyldestgjort panthaver.Dette medlem skal betale havelejen og andre beløb, der opkræves af foreningen, frem til det tidpunkt, hvor halodden er videreoverdraget. Dette medlem kan ikke fremleje bebyggelsen på havelodden, har hverken stemmeret eller mulighed for at stille forslag på haveforeningens generalforsamling, og skal inden 6 måneder fra auktionsdagen overdrage havelodden til en person, som opfylder kravene p stk. 1 og 2. Såfremt havelodden ikke er overdraget inden 6 måneder fra auktionsdagen, bestemmer bestyrelsen, hvem der skal overtage havelodden og de vilkår, overtagelsen skal ske på.

9.  Medlemskabet ophører ved medlemmets opsigelse eller foreningens ophævelse af lejemålet efter reglerne i medlemmets lejekontrakt.

§5  Hæftelse:

1.  Medlemmer hæfter solidarisk for foreningens gældsforpligtelser.

§6  Medlemskapitalen:

1.   Generalforsamlingen fastsætter pr. regnskabsårets begyndelse haveloddernes andel i foreningenskapitalen. Ved optagelse af et nyt medlem medtages haveloddens således opgjorte andel i foreningenskapitalen ved fastsættelsen af bebyggelsens værdi.

§7   Leje og andre pligtige pengeydelser:

1.   Leje for den enkelte havelod fastsættes af foreningens generalforsamling ud fra det budget, som af foreningens bestyrelse er forelagt generalforsamlingen til godkendelse.

2. Generalforsamlingen kan fastsætte engangsbeløb til udførelse af større anlægsarbejder, f.eks. kloak,vandledningsnedlæggelse, opsætning af el og lign. Sådanne engangsbeløb er pligtig pengeydelse i lejeforholdet.

3.  Generalforsamlingen - eller kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil- kan fastsætte en bod for manglende overholdelse af ordensbestemmelser, misligholdelse af haven, udeblivelse fra fællesarbejde samt manglende overholdelse af øvrige bestemmelser som medlemmet er pligtig til at overholde.

Sådanne beløb er en pligtig pengeydelse i lejeforholdet.

4.   Hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, kan foreningen opkræve et af generalforsamlingen fastsat gebyr for hver forsinket betaling samt bringe lejemålet til ophør efter reglerne i medlemmets lejekontrakt.

§8   Ordensbestemmelser og vedligeholdelse af det  lejede:

1.    Generalforsamlingen - eller evt. kredsen, hvis kompetenen er overdraget hertil - fastsætter ordensbestemmelser m.m., som skal være gældende inden for området, og foreningen gennem sin bestyrelse skal forvalte og administrere.

2.   Generalforsamlingen - eller evt. kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil -  fastsætter regler om vedligeholdelse af haven. Ved gentagne henvendelser og bod om manglende vedligeholdelse af haven, kan haveforeningen på lejers regning få udarbejdet en rapport fra kolonihaveforbundets havekonsulenter, som kan fastslå om haven er tilstrækkeligt vedligeholdt. Hvis dette ikke er tilfældet, kan foreningen sætte en gartner til at vedligeholde haven. Både konsulentrapport og gartner skal betales af lejer. Betalingen af konsulentrapport og evt. gartner er en pligtig pengeydelse i lejeforholdet.

§9   Fællesarbejde:

1. Generalforsamlingen fastsætter regler for fællesarbejde.

2.  Bestyrelsen kan pålægge medlemmer, der udebliver fra fællesarbejde, en bod, hvis størrelse er fastsat af generalforsamlingen eller evt. kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil. Pålagt bod betragtes som en pligtig pengeydelse i lejeforholdet.

§10  Generalforsamling:

1.    Foreningens generalforsamling er foreningens øverste myndighed.

2.    Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år senest 3 måneder efter regnskabsårets aflutning med en dagsorden, der mindst skal indeholde følgende punkter:

       ¤ Valg af dirigent og referent.

       ¤ Beretning.

       ¤ Årsregnskab med evt. revisionsberetning.

       ¤ indkomne forslag.

       ¤ Godkendelse af budget, herunder fastsættelse af leje.

       ¤ Valg af formand/kasserer.

       ¤ Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.

       ¤ Valg af interne revisorer og suppleanter.

       ¤ ( evt.) Valg af ekstern revisor.

       ¤ (evt) Valg af vurderingsudvalg.

       ¤ Valg af repræsentantskab

3.    Ordinær generalforsamling indkaldes skriftligt af bestyrelsen pr. post med mindst 4 ugers varsel.

4.    Forslag der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være formanden i hænde senest 6 uger før generalforsamlingen afholdes. indkomne forslag skal udsendes til medlemmerne  6 uger før generalforsamlingen. Behandlingen af forslagene forudsætter forslagsstillers tilstedeværælse.

5.    Adgang til generalforsamlingen har ethvert medlem af foreningen samt dennes ægtefælde/registreret partner eller samlever. Samme personkreds har ligeledes taleret.

6.    Der kan afgives 2 stemmer pr. havelod.

7.    Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

8.    Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt flertal afde afgivne stemmer, skal der stemmes om forslag til:

       ¤ Vedtægtsændring.

       ¤ Optagelse af kollektive lån.

       ¤ Ekstraordinære indskud.

       ¤ Haveforeningens opløsning.

       kræves dog, at mindst 2/3 af de udlejede haver er mødt, og at 2/3 af de afgivne stemmer går ind for forslaget. Er fremmødet ikke tilstrækeligt stort, men 2/3 af de afgivne stemmer har stemt for forslaget, indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af fremmødte, kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer. 

9.    Referatet fra generalforsamlingen underskrives af derigenten, referenten samt foreningens formand.

10.  Referatet  offentliggøres eller sendes ud til foreningens medlemmer.

§11  Ekstraordinær generalforsamling:

1.    Ekatraordinær generalforsamling afholdes, når generalforsamlingen eller et flertal af bestyrelsens medlemmer med angivelse af dagsorden beslutter det.

2.    Ekstraordinær generalforsamling afholdes endvidere, hvis mindst 25 % af foreningens udlejede haver fremsætter skriftlig krav herom til bestyrelsen med angivelse af dagsorden.

3.    Ekstraordinær generalforsamling indkaldes pr. post med mindst 7 dages varsel.

Bestyrelsen er i de i stk. 1 og 2 nævnte tilfælde pligt at indkalde til ekstraordinær generalforsamling inden 8 dage fra beslutningen eller begærings modtagelse. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes tidligst  7 dage og senest 2 uger efter indkaldelsen.

4.    Når betingelserne for indkaldelse af en ekstraordinær generalforsamling er opfyldt, men bestyrelsen afviser at indkalde den, indkalder kredsbestyrelsen generalforsamlingen. De hermed forbundne udgifter afholdes af foreningen.

5.    Beslutning på en ekstraordinær generalforsamling, som er indkaldt efter stk. 2, kan kun træffes, hvis mindst 4/5 ag de udlejede haver, der har begæret generalforsamlingen, er til stede.

6.   Bestemmelserne i § 10, stk. 5-10 gælder også for ekstraordinær generalforsamlinger.

§12 Bestyrelsen:

1.   Generalforsamlingen vælger blandt foreningens medlemmer en bestyrelse. En opstillet, som er forhindret i at være til stede på generalforsamlingen, kan vælges, såfremt vedkommende har afgivet en skriftlig erklæring herom.

2.   Bestyrelsen skal varetage den daglige ledelse af foreningen og sørge for at generalforsamlingens beslutninger føres ud i livet. Bestyrelsen skal endvidere sikre, at foreningen overholder regler, som er pålagt området udefra, f.eks. i en deklaration, en lokalplan eller en lejekontrakt. 

3.   Bestyrelsen består af 5 personer, der vælges foren 2- årig periode. Formand og kasserer vælges særskilt, henholdvis lige og ulige år. 2 bestyrelsesmedlemmer vælges i lige år og 3 i ulige år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand og sekretær. Generalforsamlingen vælger suppleanter efter behov.

4.   Hvis der ikke kan vælges en bestyrelse, overtager kredsen efter efter regning administrationen af foreningen, indtil der kanvælges en bestyrelse.

5.   Som bestyrelsesmedlem eller  suppleant samt vurderingsperson og suppleant kan kun vælges en repræsentant fra samme havelod. Samme havelod kan dog være repræsenteret i udvalg under bestyrelsen.

6.   Hvis et bestyrelsesmedlem fratræder før en valgperiodes udløb, indtræder suppleanten i bestyrelsen - dog kun for tiden indtil næste generalforsamlings afholdelse. Afgår formanden eller kasseren i en valgperiode, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling for nyvalg, hvis fratrædelsen  ikke sker umiddelbart før den ordinære generalforsamling.

7.   Bestyrelsen fastlægger selv grundlaget for sit virke m.m. i en forretningsorden. Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden eller dennes fravær af næstformanden efter behov, eller når blot eet medlem af bestyrelsen begærer det.

8.   Bestyrelsen har mandat til at ophæve medlemmer, som i strid med medlemmets lejekontrakt, foreningens vedtægter og ordenregler eller bestemmelser pålagt området udefra.

9.   Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af en sag, hvori denne eller en med denne beslægtet person er involveret, eller på anden måde er personligt interesseret.

10.  Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt flertal.

11.  Der skrives  referat af forhandlingerne på bestyrelsesmøder. Referatet er offentlige, dog ikke når de omhandler personsager.

12.  Foreningens skal anbringes i et anerkendt pengeinstitut. Regler om disposition over midlerne fastsættes af bestyrelsen i henhold til fastlagte fuldmagtsforhold.

13.  Formanden og kasserers samt eventuelt øvrige bestyrelsesmedlemmers omkostninger/udlæg til telefon, kontorhold, kørsel m.v. dækkes af foreningen.

14.  Generalforsamlingen kan fastsætte honorar til tillidsvalgte i foreningen.

15.  Bestyrelsen skal sikre, at der er tegnet:

       a) en bestyrelsesansvarsforsikring, der omfatter bestyrelses erstatningsansvar ved uagtsomme erstatningspådragende handlinger.

       b) en underslæbsforsikring, der omfatter foreningens tab ved undreslæb i forbindelse med administration af foreningens midler.

       c) en vurdringsudvalgsforsikring, der omfatter vurderingsudvalgets erstatningsansvar ved uagtsomme ansvarspådragende handlinger.

       d) en erhversansvarsforsikring, der omfatter foreningens erstatningsansvar over for tredjemand.

       e) en ulykkesforsikring, der omfatter skade på personer i forbinelse med fællesarbejde i foreningen.

§13  Vurderingsudvalg:

1.    Medmindre kredsen foretager alle vurdringer i foreningen skal generalforsamlingen vælge et eller flere vurderingsudvalg blandt foreningens medlemmer til at foretage vurderinger efter kolonihaveforbundets vurderingsregler. Et vurderingsudvalg er ikke underlagt bestryrelsen. En opstillet, som er forhindret i at være til stede på generalforsamlingen, kan vælges, såfremt vedkommende har givet skriftlig erklæring herom. Hvis man ikkekan vælge et vurderingsudvalg kan generalforsamlingen/bestyrelsen beslutte at bede kredsen, en anden haveforenings vurderingsudvalg eller et vurderingsudvalg nedsat på tværs af kredsen om at foretage vurderinger i foreningen. I så fald skal også disse vurderinger foretages efter kolonihaveforbundets vurderingsregler.

2.   Et vurderingsudvalg består af minimum 3 personer, der vælges for 2 -årig periode.Medlemmerne i vurderingsudvalget må ikke udgøre eller bestå af et flertal i bestyrelsen. Vurderingsformanden vælges særskilt i lige år. 2 vurderingsudvslgsmedlemmer vælges i ulige år.

3.   En vurderingsperson må ikke deltage i vurdering af et hus, hvori denne eller en med denne beslægtet person er involveret, eller på anden måde er personligt intresseret.

4.    Generalforsamlingen kan fastsætte et gebyr for vurderinger, medmindre gebyret er fastsat generelt for kredsen.

5.   Generalforsamlingen kan træffe beslutning om, hvilke perioder, der kan foretages vurderinger( hele året, kun sæson eller lignende).

6.   Vurdering skal aftales senest 3 uger efter anmodning om vurdering er fremsat.

§14 Klagemuligheder:

1.   Vurderinger kan påklages til kredsens vurderingsudvalg, jf. kredsvedtægtens §8 stk 2. Vurderingsankeudvalgets afgørelse er bindende for alle parter og kan ikke påklages.

§15 Tavhedspligt og persondata:

1.    Bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af udvalg, nedsat af bestyrelsen, har tavhedspligt med hensyn til oplysninger om personers økonomiske og personlige forhold, som medlemmerne fårindseende i under deres arbejde forforeningen.

2.   Medlemmer af foreningens vurderingsudvalg må kun videregive oplysninger om resultatet af foretagne vurderinger til foreningens bestyrelse, medlemmet som ejer huset samt en evt. køber.

3.   Bestyrelsen har ansvaret for foreninges overholdelse af reglerne i persondataforordningen. Bestyrelsenbeskriver løbende foreningens behandling af persondata i foreningens persondatdfortegnelse. Medlemmerne underrettes om behandlingen via foreningens  persondatapolitik.

§16   Tegningsret:

1.      Bestyrelsen beslutter, hvem der tegner foreningen ud ad til i økonomiske forhold. Dog skal tegningsretten altid bestå af 2 personer.Formand og kassereren. I alle øvrige forhold repræsenterer formanden foreningen udadtil og er ansvarlig for foreningens daglige ledelse.

§17   Regnskab og revision:

1.     Foreningens regnskabsår er kalenderåret.

2.     Det påhviler kassereren eller evt. ekstern revisor at udarbejde et årligt driftregnskab ledsaget af en statusopgørelse opgjort under hensyntagen til de tilstedeværende værdier og forpligtelser.

3.    det påhviler i øvrigt kassereren på ordinære bestyrelsesmøder at forelægge en regnskabsoversigt til direkte sammenhold med det foreliggende budget.

4.     Årsregnskab skal udarbejdes i overenstemmelse med god regnskabsskik og være i overenstemmelse med den fortagne bogføring og tilstedeværende bilag. Bestyrelsen kan bestemme, at årsregnskabet skal udarbejdes med bistand af en registreret eller statsautoriseret revisor.

5.     Generalforsamlgen vælger 2 interne revisorer for 2 år og 2 revisorsuppleanter for 1 år.

6.    Det påhviler de valgte interne revisorer at revidere foreningens årsregnskab samt føre protokol med de bemærkninger, revisionsarbejdet måtte give anledning til.

7.    Revisorerne skal foretagemindst et uanmeldt kasseeftersyn pr. år. Kasseeftersynnet skal omfatte både kontantbeholdning og bankindestående.

§19 Foreningens opløsning.

1.   Hvis gyldig beslutning om foreningens opløsning træffes, og dette alene skyldes, at foreningens virke overføres til en anden haveforening, skal foreningens formue overføres til den forening, som vederefører foreningen med samme forpligtelser over forden opløste forenings medlemmer.

2.   Skyldes foreningens opløsning,  at foreningen helt ophører med at drive haveforening, udpeges 2 likvidatorer.

3.   Evt. formue ved likvidationins udbetales til de havelodder, som har en eller flere lejere, der er registreret som medlemmer på dettetidspunkt.

4.   Foreningen  kan ikke opløses, så længe lejekontrakt med udlejer er i kraft.

                   Vedtægterne re blevet revideret ved kongressen oktober 2018.