REFERATER 2014

1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
Referat godkendt.

2. Siden sidst.
Formanden orienterer:

Haverne, som har fået påtale har fået ryddet op og sat hæk.

Vi har haft en vandspuler til at spule vores drænrør, og de kunne ikke gøre så meget ved det og så der vil komme en og grave op.

3. Kreds
Der har været repræsentantskabsmøde og Sønderborg kredsen og Haderslevkredsen er blevet lagt sammen på 1 januar 2015. Den nye kreds kommer til at hedde Sønderjyllands Kredsen.

Mads er blevet valgt ind i  kredsens vurderingsudvalg.

3.  Økonomi.
Vi har udestående kontingent på 50.000kr.  Bestyrelsen følger op på skyldnerne.

4.Aktiviteter
Der er ingen forestående aktiviteter.

Der er slukket for vandet.

5.Evt.

Tak for god ro og orden J                                             / Næste Møde: 19. januar 2015

1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
Referat godkendt.

2. Siden sidst.

Vi byder velkommen til Linda og Birte siger tak for støtten.

Vi har en mistanke om at nogen har bygget for stort. De vil blive kontaktet med besked af bestyrelsen om at brække det ned hurtigst muligt.

Lis Kock har kontaktet os da der på Havdalsvej 18 vil blive stillet en campingvogn op. Det er ok uden henstilling til at der indenfor et halvt år bliver sat træbeklædning op.

Vi har fået en henvendelse fra et medlem omkring vand i haven. Vi undersøger hvordan proceduren er med kommunen. 

Vi har lavet nye beskidtbreve og påtaler for forsente betalinger. Vi gør opmærksom på at der opkræves 100kr ved for sent betaling. 

3. Kreds
Birte har været til Kredsbestyrelsesmøde. Og Kredsen har nogle regler som ikke er blevet oplyst til Sundsmark Bestyrelse.

Hvis man er medlem af haveforeningen er ens ægtefælle eller samboende automatisk også medlem.

3.  Økonomi.

Knud har fremlagt regnskabet for bestyrelsen

Der er kun fire restancer tilbage fra april. 

Tak til Knud for det store arbejde. 

4.Aktiviteter
1 Nov. Lukning af vand.

5.Evt.

Tak for god ro og orden J                                             / Næste Møde: 14.11.2014

Dagsorden for mødet.

-       Valg dirigent

-       Valg af formand

Valg af Dirigent.

Valgt  er Lis Kock

Lis Kock erklærer mødet for gyldigt.

Og siger at vi skal tilføje til dagordenen at vi skal vælge et stemmeudvalg.

Valg af stemme udvalg

Valgt er Linda Dam , Willy Nielsen og Julianne

Der er 35 fremmødte i salen

Valg af ny Formand

Birte Sveen  fra Havdalsvej 6 stiller op.

Da Birte Sveen er den eneste som stiller op er hun hermed enstemmigt valgt som ny formand.

Så mangler der et medlem af bestyrelsen

Suppleanten Linda  Dam fra Glentevej 12 træder ind i bestyrelsen.

Tak for god ro og orden

 Således opfattet.

Referent                                                   Dirigent                               Formand

Irene Sanchez Lorenzen                          Lis Kock                              Birte Sveen   

1.Godkendelse af referat fra sidste møde.

Referatet godkendt.

2. Siden sidst.

Vi byder velkommen til Linda og Birte siger tak for opbakningen fra bestyrelsen i forbindelse med valget.

Vi har en mistanke om at nogen har bygget for stort. De vil blive kontaktet med besked af bestyrelsen om at brække det ned hurtigst muligt. 

Vi har fået en henvendelse fra et medlem omkring vand i haven. Vi undersøger hvordan proceduren er med kommunen. 

 Vi har lavet nye beskidtbreve og påtaler for forsente betalinger. Vi gør opmærksom på at der opkræves 100kr ved for sent betaling.  

3. Økonomi.

Knud har fremlagt regnskabet for bestyrelsen

Der er kun fire restancer tilbage fra april. 

Tak til Knud for det store arbejde med at køre rundt og indkræve det forsømte. 

4. Kreds

Birte har været til Kredsbestyrelsesmøde. Og Kredsen har nogle regler som ikke er blevet oplyst til Sundsmark Bestyrelse.

Hvis man er medlem af haveforeningen er ens ægtefælle eller samboende automatisk også medlem.

5. Aktiviteter.

Omkring den 1.Nov. lukkes for vandet alt efter hvornår frosten sætter ind. 

5.Evt.

Tak for god ro og orden                           / Næste Møde: 24.11.2014 kl. 19.00

Således opfattet:

Irene Sanchez Lorenzen

Sekretær

1.Godkendelse af referat fra sidste møde.

Referatet godkendt.

2. Siden sidst.

Mir har valgt at stoppe som formand, derfor skal der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling den 9. okt. 2014

Der er skrevet 3 kontrakter.

Vi har holdt lysfest med mad og musik. Bestyrelsen tager til efterretning at festen ved en lysfest går død når folk tager ned for at tænde lys og overvejer derfor en ny form for fest det kommende år.

Der er blevet holdt fællesarbejdsdag. 20 mand dukkede op og vi fik ordnet en del. Tak til de fremmødte.

3. Økonomi.

Der har været revision af det første halve års regnskab. Revisorerne har gennemtjekket regnskabet og godkendt det den 27/8.

Knud har orienteret os om de haver der er i restance.

Derefter fremlagde regnskabet for August måned.

4. Kreds

Et bestyrelsesmedlem er budt med til kredsmøde.

5. Aktiviteter.

Den 4 okt. er der kredsfest. Birthe forhører sig om præmier.

Den 4 okt. kommer der en container ( Den må kun bruges til Haveaffald, IKKE ANDET!) 

Omkring den 1.Nov. lukkes for vandet alt efter hvornår frosten sætter ind. 

5.Evt

Næste Møde: 14.10.2014 kl 15.00

1.Godkendelse af referat fra sidste møde.

Referatet godkendt.

2. Siden sidst.

Der er skrevet 2 kontrakter.

Det har været en dejlig sommer, men det betyder også at der er blevet vandet lidt meget i nogen haver, som har glemt at man kun må vande med håndholdt slange.

3. Økonomi.

Knud har orienteret os om de haver der er i restance.

Der vil sendt brev ud til de berørte medlemmer og dem som har meget i restance får endnu to breve så er de opsagte.

Knud fremlagde regnskabet for juni og juli.

4. Aktiviteter.

Vi holder lysfest den 30. august der ca 50 tilmeldte.

Vi har booket musik. Alle er velkomne til at komme og høre musikken.

Vi holder Fællesarbejdsdag den 6 september

Der skal gøres rent på:

• Nylandsvej 16+24
• Der rengøres på parkeringspladsen ved stationsvej.
• Der er vinduer på fælleshuset som skal males invendig og udvendig.

5.Evt.

Næste Møde: 24.09.2014 kl 19.00

1.Godkendelse af referat fra sidste møde. 

Referatet godkendt.

2. Siden sidst.

Der er ingen kontrakter skrevet, men der er 5 kontrakter i vente.

Havevurdering fra kredsen foregår i uge 29 og Havekonsulenten  kommer i uge 30 

Påtaler bliver sendt ud i uge 27.

Formanden savner sine roser ude foran fælleshuset.

 Knud har været ved at undersøge hvad et nyt varmeapparat koster, han får besked i næste uge. 

Vi kontakter ringriderforeningen i forhold til høslet på ringridermarken.

3. Økonomi.

Knud har orienteret os om de haver der er i restance.

Der vil sendt brev ud til de berørte medlemmer og dem som har meget i restance vil blive opsagt.   

Knud fremlagde regnskabet for maj.

4. Aktiviteter.

Vi holder lysfest den 30. august med pomp og prægt!

Der bliver hængt en seddel op sidst i juli og omdelt i alle haver - Birthe.

Vi prøver at se om vi kan bestille mad fra Holbøl Landbohjem.

Vi undersøger om vi kan få musik.

Sidste tilmeldingsfrist er den 12 August.

5.Evt.

Tak for god ro og orden.                                            

/ Næste Møde: 14.08.2014 kl 19.00

1. Valg af dirigent.

Valgt er Lis Kock. 

2. Godkendelse forslag om hævning af rådighedsbeløb fra 10.000kr til 20.000kr

Forslaget er forkastet, da man mener det allerede er godkendt på den alm. Generalforsamling i marts 2014.

3. Godkendelse af Budget.

Budgettet er godkendt.

4. Eventuelt.

- Der fremkom et ønske om at fælleshuset får en tøndegrill som kan bruges også når man lejer huset.

Bestyrelsen har lige fået doneret en gasgrill.

- Nogen foreslog om at man på hjemmesiden får et område med Log-in til Bugetter og regnskaber.

Knud siger at man til enhver tid kan komme til ham og få lov at se regnskabet.

- Der bliver spurgt om debatsiden.

Bestyrelsen er blevet enig om, at der i stedet for debatsiden, laves en facebookside. Den er under konstruktion. Den vil komme op i løbet af sommeren. Kun medlemmer vil få adgang.   

- Kan legepladsen bruges til parkeringsplads?

Det kan den ikke. 

- Der udtrykkes ønske om at bestyrelsen skal søge fondsmidler.

Bestyrelsen vil tage dette til efterretning. 

1. Godkendelse af referat fra første møde.

Referatet godkendt.

2. Siden sidst.

Mir meddeler at der er blevet skrevet 4 kontrakter. Haveforeningen har ikke længere nogen haver til salg.

Kommunen har ikke skrevet tilbage i forhold til færdiggørelse af Fælleshuset.

Christian og Knud har været på havevandring og kigget det, der er en del haver der trænger til at gøre rent. De haver vil få et brev indenfor den nærmeste fremtid.

3.  Økonomi.

Knud har orienteret os om de haver der er i restance.

Der vil blive sendt brev ud til de berørte medlemmer.  

Knud fremlagde regnskabet for april.

4. Aktiviteter.

Vi drøftede hvad der skal gøres til fællesarbejdsdagen den 24 maj

-       Vinduerne i fælleshuset.

-       Bagport skal males.

-       Møllen smides ud

-       Jord skal fjernes

-       Stabilgrus i huller

-       Stationsvejsparkeringsvej

-       Stubbe fjernes ved parkerings.

-       Skilt sat op på stationsvej.

-       Rør skal males hvide og blomster sættes i.

-       Stendalsvejs skilt males

-       Pumbehusets P-plads

-       Brønddækslet – stabilgrus og perlegrus graves rundt om.

-       Et par mand på rundkærsvej 9 og hestepladsen. 

Vi mødes 9.30 ved Fælleshuset. 

5. Evt.

Tak for god ro og orden 

/ Næste Møde: 26/6.2014 kl 19.00

1.Godkendelse af referat fra første møde.

Referatet godkendt.

2. Siden sidst.

Mir meddeler at vi selv skal betale for installation af varmepumpe til fælleshuset.

-       Knud tager sig at bestille et tilbud.

Der er en kontrakt på vej på havdalsvej nr 33

Vi aftaler at afholde en ekstraordinar generalforsamling den 24. maj kl 14.00  i henhold til referatet fra generalforsamlingen.

3.  Økonomi.

Knud fremlagt regnskab indtil dags        

4. Aktiviteter.

Vi drøftede hvad der skal gøres til fællesarbejdsdagen den 24. maj..

Vi har bestilt container til på fredag den 25. april.

5. Evt.

Tak for god ro og orden 

/ Næste Møde: 15. maj 2014 kl. 19.00

1. Bestyrelsen starter med at konstituere sig som følger:

- Haveformand: Mir Wiese

- Kasserer: Knud Mamsen

 - Næstformand: Christian Gadeberg

- Sekretær: Irene Sanchez Lorenzen

2. Siden sidst.

Der er skrevet kontrakt på Hedebovej nr. 8 og Energivej nr. 19

3.  Økonomi.

Knud har ikke modtaget regnskabet endnu.

Knud får styr på Regnskabet når han modtager det.   

4.Aktivitetetskalender 2014:

15.marts                              Generalforsamling.

1. april                                 Vandet åbnes

26-27. april                          Containerdag.

24. maj                                Fællesarbejdsdag

28.juni                                 Evt. Sommerfest

22. august                           Sundsmark Ringridning

30. august                           Lysfest

6.september                        Fællesarbejdsdag

4.oktober                             Containerdag

Oktober                               Kredsfest

1.november                        Vandet lukkes.

5.Evt.

Tak for god ro og orden

/ Næste Møde: 24 april 2014

Ordinær Generalforsamling i KHF Sundsmark

lørdag den 15. marts 2013.

1.    Valg af dirigent og godkendelse af dagsorden.

Willy Nielsen / Energivej 5

Dagsorden er godkendt med små rettelser i punkt 12 og 19

2.    Valg af stemmeudvalg / 3 personer.

-       Juliane / Energivej 24

-       Rikke / Energivej 30

-       Carl Kublick / Havdalsvej 5

3.    Beretning ved Haveformanden.

Beretningen blev udelt til generalforsamlingen.

Beretningen blev godkendt.

4.    Årsregnskab ved Kasseren med evt. revisionsberetning.

Regnskab blev udleveret, og gennemgået

Der var spørgsmål omkring udgifter til vand og reparation af vandledning.

Der var spørgsmål til opkrævning af kontingent fra forbund/ kredsen - at der bliver opkrævet for haver i stedet for medlemmer.

Regnskab blev godkendt

5.    Indkomne forslag /Bilag med indsendte forslag vedlagt indkaldelsen

Forslag v/ Tommy Due:

5.1 Havemedlemmer skal kunne købe nøgle til Fælleshuset til brug i dagligdagen.

Forslaget blev forkastet

5.2 Kloakrør opstillet på Nylandsvej skal fjernes.

Forslaget blev forkastet

Forslag v/ Kaj & Margrethe Oldenburg, Willy Majske og Knud Mamsen:

5.3  Regnskab skal være oplyst/ synligt kvartårligt. Forslag at de skal hænges op på opslagstavle

Da det er i vores vedtægter skal det ikke stemmes om det.

5.4 Evt. tiltag over kr. 10.000,- skal godkendes ved ekstraordinær generalforsamling.

Grænsen hæves til 20.000 kr

Forslag godkendes

5.4  Hegnet langs Mommarkbanen/ Mønstervej skal vedligeholdes/ reetableres.

Mønstervej 2, som der er snak om bliver ordnet på fælles arbejdsdag.

Forslaget blev accepteret.   

Forslag ved bestyrelsen

5.6 Forslaget er forkastet

5.7 Forslaget blev trukket tilbage jf. punkt 5.4

5.8 Kontingentet 2014 bliver ekstraordinært hævet med 2 x 250,- kr. til vandrørsrenovering.

Forslaget blev godkendt

6.    Gennemgang og godkendelse af budget 2014 / Godkendelse af kontingent.

-       Budget blev gennemgået.

Forbund og kreds blev diskuteres igen.

Forslag fra Knud om at budget altid kan rettes.

Der skal fremlægges nyt budget mht. punkt 5.8

Der kan ikke stemmes om budgettet.

Bestyrelsen sender et nyt budget ud.

Hvis der kommer klager inden 14 dage, bliver der indkaldt til en ekstraordinær general forsamling.

Med 1 punkt på dagsordenen: Budget

7.    Valg af Haveformand for 2 år.

-       Mir Bastian Wiese / Mønstervej 20 blev genvalgt.

8.    Kasseren/ vælges for 1 år

-       Knud Mamsen / Energivej 41 blev ny kasser.

9.    Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.

(Thomas Jørgensen er valgt for 2 år i 2013)

2 bestyrelsesmedlemmer / Vælges for 2 år:

-       Christian Gadeberg/ Havdalsvej 1

-       Birte Sveen / Havdalsvej 6 blev genvalg.

2 bestyrelsesmedlem / Vælges for 1 år:

-       Irene / Glentevej 11

-       Willy Nielsen / Energivej 5

3 bestyrelses-suppleanter / Vælges for 1 år:

-       1. suppleant: Linda Dam / Glentevej 2

-       2. suppleant: Jeanette Madsen / Nylandsvej 36

-       3. suppleant: Mads Johansen / Havdalsvej 20

10.  Valg af 2 revisorer og 1 suppleant / Vælges for 1 år.

-       Lis Kock / Energivej 38

-       Carl Kublick / Havdalsvej 5                              

-       Suppleant: Anders Sørensen / Energivej 40

11.  Valg af Vandmand / Vælges for 2 år.

-       Carsten / Elbovej 2 genvælges

12.  Valg af 1 person til vurderingsudvalget og 2 suppleanter.

(Mads Johansen og Pia Thesbjerg er valgt for 2 år i 2013)

1 vurderingsperson / Vælges for 2 år

-       Anders Sørensen / Energivej 40

2 suppleanter / Vælges for 1 år.

-       Jeanette Madsen / Nylandsvej 36

-       Hans Chr. Hansen / Elbovej 8

13.  Fælleshuspasser / Vælges for 1 år.

-       Birthe Sveen / Havdalsvej 6 genvælges.

14.  Toileteftersyn og rengøring / Vælges for 1 år.

-       Marie Louise Rumley / Energivej 2 genvælges

15.  Valg af 2 Grønne Mænd / Vælges for 1 år.

-       Tommy Due / Glentevej 8

-       Hans Chr. Hansen / Elbovej 8

16.   1 Flagmand og 1 suppleant / Vælges for 1 år.

-       Hans Chr. Hansen / Elbovej 8 genvælges

-       Suppleant: Bernhard Høhrmann/ Nylandsvej 23

17.   Valg af 2 personer til udvalget for havebedømmelse og 1 suppleant / Vælges for 1 år.

-       Bjarne Wise / Nylandsvej 3 genvælges.

-       Hans Chr. Hansen / Elbovej 8 3 genvælges.

-       Suppleant Rikke / Energivej 30

18.   Valg af 3 personer til festudvalgene/ Vælges for 1 år.

1 person til Kredsfesten.

-       Jytte Kjær-Fog / Mønstervej 5

2 personer til KHF Sundsmark.

-       Knud Mamsen / Energivej 41

-       Birte Sveen / Havdalsvej 6

19. Valg til repræsentantskab i forbindelse med sammenlægningen af forbundets Kredse.

Kort introduktion af planer/ forventet mødeaktivitet.

8 personer ændres til 7 personer:

-       Lis Kock / Energivej 38

-       Mads Johansen / Havdalsvej 20 

-       Carsten Nielsen / Elbovej 2

-       Knud Mamsen / Energivej 41

-       Tommy Due / Glentevej 8

-       Juliane Wiese / Energivej 25

-       Birte Sveen / Havdalsvej 6

20.  Evt.

Der blev spurgt til hvorfor at træerne ved pumpehuset blev fjernet

-       Det har Sønderborg forsyning gjort til glæde for haveejerne dernede.

Der er forslag om at flytte fællesarbejdsdag til en søndag.

Der blev spurgt til lotto udvalg.

Haveformand                    Dirigent                              Referent

Mir Bastian Wiese              Willy Nielsen                       Søren Andersen

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark søndag den 4. februar 2014

Tilstede: Mir, Mads, Thomas Søren og Birte

1. Referat fra sidste bestyrelsesmøde blev godkendt

Referat blev godkendt.

2. Nyt fra Haveformanden.

Der er kommet 7+ forslag til generalforsamlingen

Formanden har solgt 2 haver.

3. Nyt fra kasseren

--

4. Øvrig bestyrelse

Måske skal der være mæssig møder med 1 måneds mellem rum.

5. Fælleshuset

Vi har fået en regning fra Guderup byg på 6.000kr. Det må være en joke for de har ikke gjort det de skulle endnu.

Formanden har forsøgt at få fat i kommunen, angående fejl på huset, men det er ikke lykkes endnu.

Huset er allerede blevet booked for en del weekender.

6. Vurderings udvalget

Dokumenter skal gemmes i skyen, så alle de relevante kan komme til dem. Der mangler 6 haver at blive vurderet

7. Næste møder

13/2 2014

Generalforsamling 15/3