REFERATER 2010

Valg af ordstyrer

Jeanette blev valgt enstemmigt til ordstyrer

Godkendelse af dagsorden

Agendaen blev godkendt uden bemærkninger

Nyt fra formanden

Mir berettede om Mir’s, Jeanettes, Bernhard og Anders møde med kolonister i fælleshuset den 25. november. Der var sendt breve ud til de 18 kolonister som KHF Sundsmark ikke har en underskrevet blå lejekontrakter med. Vi fik løst problemerne for omkring 6 have og resultatet er således at vi dags dato har 12 haver uden en lovformelig lejekontrakt. Det er naturligvis 12 for mange, men da bestyrelsen påbegyndte det store arbejde med at gennemgå dokumenterne for samtlige 194 kolonihaver var der 34 have (altså 17 % af alle haver) der ikke havde en lejekontrakt. Udviklingen er således ganske imponerende positiv.

Mir berettede også om ”vurderingspuklen” Der er dags dato minimum 12 haver som bestyrelsen endnu ikke har modtaget vurderinger på fra vurderingsudvalget. Derefter havde vi en intern snak i bestyrelsen om at vi er på rette vej, men samtidig kunne bestyrelsen igen konstatere vigtigheden at et velfungerende vurderingsudvalg. Uden et velfungerende vurderingsudvalg kan haveformanden/ bestyrelsen ikke udfører deres arbejde i forbindelse med udarbejdelse af nye lejekontrakter. Mir vil tage en opfølgende samtale med Lis Kock.

Nyt fra vores kasserer

Bernhard fremviste en kassebog og håndskrevet regnskab. Alt tyder således på at kassen stemmer og der er styr på vores økonomi. Det blev besluttet at Bernhard til næste bestyrelsesmøde den 10.1.2011 vil præsentere et formelt opstillet perioderegnskab fra 1.1.2010 frem til 31.12.2010. Regnskabet (der i alle henseender vil have samme format som de årsregnskaber der normalt bliver præsenteret på generalforsamlingerne) vil blive omdelt til bestyrelsen og gennemgået af Bernhard. Jeanette og Anders udtrykte endnu engang deres store bekymring over det manglende formelle perioderegnskab. Endnu engang blev der opfordret til at KHF Sundsmark konsultere eksterne rådgivere, men Bernhard forsikrede at der er kontrol over situationen.

Vurderingskursus og vurderingsudvalg.

Anders har undersøgt hvornår næste vurderingskursus skal afholdes af hovedforbundet. Det bliver den 5. februar 2011i Esbjerg.  Bestyrelsen vil finde 2-4 personer som bør deltage. Det er i øvrigt bestyrelsens opfattelse at vurderingsudvalget måske er KHF Sundsmarks vigtigste udvalg – eller i hvert fald det udvalgt med den største arbejdsbyrde. I en normal kolonihaveforening i vores størrelse, bliver der normalt omsat 4-5 haver, men i vores forening er det 15 – 20 haver om året. Dette medfører en enorm arbejdsbyrde der stiller store krav til vurderingsudvalg og bestyrelse.

Velkomstbrev

Jeanette har fremstillet / skrevet et rigtig godt velkomstbrev som vi fremover vil benytte. Brevet blev godkendt af bestyrelsen med enkelte mindre ændringsforslag.

Loft i fælleshus

Der bliver bestilt bygningsmaterialer til første sektion af loftet. Materialerne bliver leveret den 7. januar 2011. Samtidig vil det blive besluttet hvilke to weekender i januar og februar loftets skal sættes op.

Møbler

Anders har som lovet kontaktet byens to store hoteller for at undersøge om de har brugte konferencestole til salg. Fælleshusets stole trænger nemlig til udskiftning. Vi venter på svar fra Comwell og Scandic har allerede sagt nej.

P-pladsen ved pumpehuset

Bernhard vil bestille stabilgrus og arrangere påfyldning af stabilgrus og planering af P-pladsen.

Værgebrev

Andes vil til næste møde udarbejde første udkast til et ”værgebrev”. Vi skal før næste generalforsamling have fundet minimum 10 fornuftige personer der kan sidde henholdsvis i bestyrelsen og udvalg. Værgebrevet skal hjælpe os med at finde gode emner.

Adresser.

Vores adressekartotek på KHF Sundsmarks 194 kolonister blev kort diskuteret. Vi skal opdatere adresseændringer internt, hos hovedforbundet og i banken. Trods den store omsætning af haver og deraf følgende nye adresser melder Jeanette og Bernhard at der er styr på adresserne.

Næste møde

Afholdes den 13.1.2011 hos Jeanette
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark

2. november 2010 hos Anders

Tilstede: Mir, Jeanette, Margrethe, Bernhard og Anders

Valg af ordstyrer
Jeanette blev valgt enstemmigt til ordstyrer

Godkendelse af dagsorden

Agendaen blev godkendt uden bemærkninger

Konstituering af bestyrelsen

Det blev besluttet at accepterer Jyttes ønske om at forlade bestyrelsen. Efter at have konsulteret hovedforbundet blev det desuden besluttet at konstituere Mir som fungerende haveformand frem til foråret 2011. Øvrige poster og opgaver i bestyrelsen forbliver uændret idet Margrethe bliver ny næstformand.

Nyt fra formanden

Intet nyt at berette

Nyt fra vores kasserer

Bernhard fremviste en kassekladde og håndskrevet regnskab. Alt tyder således på at kassen stemmer og der er styr på vores økonomi. Det blev besluttet at Bernhard til næste bestyrelsesmøde den 29.11.2010 vil præsentere et formelt opstillet perioderegnskab fra 1.1.2010 frem til 31.10.2010. Regnskabet (der i alle henseender vil have samme format som de årsregnskaber der normalt bliver præsenteret på generalforsamlingerne) vil blive omdelt til bestyrelsen og gennemgået af Bernhard. Jeanette og Anders udtrykte endnu engang deres store bekymring over det manglende formelle perioderegnskab. Endnu engang blev der opfordret til at KHF Sundsmark konsultere eksterne rådgivere, men Bernhard forsikrede at der er kontrol over situationen.

Postboks

Bernhard foreslog at KHF Sundsmark opretter en postboks hos postvæsnet således at vi har en permanent postadresse og ikke skal ændre adresse hver gang vi vælger en ny formand. Forslaget blev godkendt. Bernhard tager action. Note: postboksen er nu oprettet. Det blev postboks 117, 6400 Sønderborg

Lis Kock

Der blev besluttet at rykke Lis Kock for svar på vores to henvendelser. Vi har for nogen tid siden bedt Lis Kock anmoder Sønderborg Kommune om hjælp med skiltning (hastighed, parkering etc.) i KHF Sundsmark samt om hjælp til udvendig vedligeholdelse af vores fælleshus.  

Note: Anders har undersøgt sagen og kommunen afviser stadig (dags dato) med stor sikkerhed at de har modtaget skriftlig eller mundtlige henvendelser vedr. skiltning og udvendig vedligeholdelse..

Manglende kontrakter

Der er et efterslæb på omkring 28 manglende kopier af lejekontrakter fra den forrige bestyrelse. Kontrakter som muligvis ikke er blevet underskrevet og returneret af havelejerne eller ikke skrevet. Det blev besluttet at Anders vil skrive til havelejerne og bede dem møde op i fælleshuset på en given dato hvor Mir og Anders vil sidde klar og indsamle de manglende kontrakter.

Vurderingskursus og vurderingsudvalg.

Det blev besluttet at lade Anders undersøge hvornår næste vurderingskursus afholdes af hovedforbundet. I øvrigt vil Bernhard kontakte vurderingsudvalget og få det genetableret. Bernhard mener de værste forhindringer nu er fejet af vejen og han kan overtale de rigtige mennesker til at fortsætte i vurderingsudvalget.

Havdalsvej 18

Lejeren af Havdalsvej 18 vil gerne opsige hans lejemål. Mir vil kontakte ham og fortælle ham om muligheden for at opsige lejemålet med 3. mdr. varsel.

Opslag

Anders vil lave et opslag vedr. konstitueringen af bestyrelsen til vores hjemmeside og opslagstavler.

Loft i fælleshus

Første byggemøde er afholdt. Desværre mødte meget få op og byggeriet blev derfor ikke igangsat. Planen er dog klar og de fleste spørgsmål er afklaret. Nu mangler vi blot selve byggeriet. Bjælken der truede med at styrte ned i hovedet på folk er rettet op og sikret så bjælkekonstruktionen atter er forsvarlig og stærk.

Møbler

Anders vil kontakte byens to store hoteller og spørge om de har brugte konferencestole til salg. Fælleshusets stole trænger nemlig til udskiftning.

Fælleshus.

Det blev understreget at alle medlemmer skal betale fuld pris for leje af fælleshuset uagtet hvornår det er reserveret. Særaftaler og vennepriser accepteres ikke. Det gælder således i alle henseender, at der skal betales 500 pr. dag og 1000 kr. for en weekend. Hvis man har adgang til fælleshuset fredag, lørdag og søndag koster det således 1500,00 kr.  Også ringriderforeningen skal betale fuld pris med mindre de kan fremvise en skriftlig aftale der friholder dem fra vores nuværende priser.

Næste møde

Afholdes den 29.11.2010
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -  

Referat af konstituerende bestyrelsesmøde.
Umiddelbart efter den ekstraordinære generalforsamling.
Torsdag den 7. oktober 2010 kl. 19.00 i Fælleshuset

Eneste punkt på dagsordnen var konstituering af bestyrelsen

Jytte Fog var på den ekstraordinære generalforsamling netop blevet valgt til bestyrelsesformand. Den nyvalgte Mir Bastian Wiese blev således udpeget til bestyrelsens næstformand. De øvrige poster blev der ikke ændret på. Således fortsætter Bernhard Høhrmann som kasser, Anders Sørensen som sekretær ligesom alle udvalg etc. fortsætter med den hidtidige bemanding.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Referat af ekstraordinær generalforsamling
Torsdag den 7. oktober 2010 kl. 19.00 i Fælleshuset

Vag af dirigent

Jytte bød forsamlingen velkommen og spurgte om der var kandidater der ønskede at påtage sig hvervet som dirigent. Eneste kandidat var Lis Kock som blev valgt.

Godkendelse af dagsorden

Lis Kock takkede for valgte og bad forsamlingen om at godkende dagsordnen.

Anders Sørensen bad om ordet og forklarede forsamlingen, at der i den oprindelig udsendte dagsorden havde indsneget sig nogle fejl. Bestyrelsen havde derfor til denne ekstraordinære generalforsamling produceret en ny dagsorden og det var den Lis Kock nu bad om at få godkendt.

Jytte bad om at får dagsordnen godkendt ved afstemning ved håndsopretning. Dagsordnen blev godkendt idet Kaj Oldenborg dog protesterede. Kajs legitime protest blev noteret.

Valg af haveformand

Efterfølgende udspandt der sig en længere diskussion hvorvidt en ny haveformand skulle vælges for perioden frem til foråret 2011 eller frem til foråret 2012. Idet ingen i forsamlingen havde lyst eller energi til at blive valgt til haveformand for en periode helt frem til foråret 2012 blev det besluttet at enes om at Jytte fortsætter som haveformand frem til foråret 2011. Jytte blev således valgt enstemmigt uden modkandidat.

Valg af stemmeudvalg

Næste punkt på dagsordnen var valg af stemmeudvalg. Juliane Wiese, H. C. Hansen og Klaus Lorenzen blev valgt.

Valg af nyt medlem til bestyrelsen

Mir Bastian Wiese og Knud Mamsen meldte sig begge som kandidater til den ledige post i bestyrelsen og derfor blev der foretaget en skriftlig afstemning. Mir fik 19 stemmer mens Knud fik 11 stemmer. Mir Bastian Wiese blev således valgt.

Således blev den ekstraordinære generalforsamling afsluttet og formanden takkede for god ro og orden.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Referat af bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark den 17. september 2010 kl. 19:00 i Fælleshuset.

Godkendelse af dagsorden

Blev godkendt uden bemærkninger

Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde

Efter nogen debat blev referatet godkendt. Anders opfordrede medlemmerne i bestyrelsen til at læse udkastet til referatet igennem når de modtager det elektronisk via e-mail og efterfølgende straks giver Anders besked, hvis der er noget som referenten har misforstået eller glemt. Således kan bestyrelsen spare tid og undgå at diskutere eventuelle detaljer og mangler vedr. referatet under selve bestyrelsesmødet.

Carl smed håndklædet. Hvad nu…?

Jytte har undersøgt sagen i hovedforbundet. Der skal indkaldes til ekstraordinær generalforsamling hvor der skal vælges en ny haveformand og to suppleanter. Disse kan alle vælges ved simpelt flertal og bliver i øvrigt valgt til perioden frem til næste ordinære generalforsamling i foråret 2011.

Det blev aftalt at Jytte og Jeanette lørdag, skulle gennemgå de papirer som Carl havde afleveret for at få et overblik over igangværende kontrakt-skrivning og medlems opdateringer.

KHF Sundsmark bliver påført en ekstra udgift på ca. kr. 3.000,00 til porto, kuverter, ostemadder etc. i forbindelse med indkaldelse til den Ekstraordinære Generalforsamling.

Dato for Ekstraordinær Generalforsamling

Efter nogen debat, blev den 7. oktober kl. 19:00 valgt som den bedste mulighed. Generalforsamlingen bliver afholdt i Fælleshuset.

Dagsorden til den ekstraordinære generalforsamling

Fremgår af separat fil.

Forslag til dirigent til den ekstraordinære generalforsamling

Tommy fra Glentevej blev anbefalet som kandidat.

Fællesarbejdsdag

Vil fortsat blive afviklet som planlagt lørdag den 25. september. Jytte og resten af bestyrelsen gennemgik endnu engang den omfattende liste over opgaver der eventuel kan udføres af medlemmerne. Bernhard bliv udpeget til at lede og fordele opgaverne ligesom indkøbsopgaver blev fordelt. (Bernhard bestiller grus til udbedring af huller i havevejene. Solveig indkøber maling til renovering af ”Sundsmark” skiltene samt til Fælleshuset indvendigt)

Formandens telefon

Den gamle telefon er slidt op. Jytte indkøber en ny Nokia til KHF Sundsmark på foreningens regning. Ved samme lejlighed blev det besluttet at telefontiden er: Tirsdag fra 16:00 - 18:00 og lørdag fra 10:00 - 12:00

Ny dato for næste bestyrelsesmøde

Næste bestyrelsesmøde er den 7. oktober umiddelbart efter den Ekstraordinære Generalforsamling.

Eventuelt

KHF Sundsmarks valg af VVS firma blev diskuteret. Det blev besluttet at forsætte med det samme firma som vi har benyttet i en årrække; Bendixen VVS

Flagning på halv stang. Det blev besluttet at KHF Sundsmark ved medlemmers bortgang og på selve begravelses- bisættelsesdagen, vil tilstræbe at flage på halvstang på foreningens tre flagstænger og sende en bårebuket. Dette er dog kun en målsætning idet bestyrelsen ikke nødvendigvis modtager underretning om alle dødsfald i foreningen.

Det blev besluttet at få professionelle til at sprøjtet for borebiller på fælleshusets loft. Omkostningen løber om i mellem 3.000 og 4.000 kr. + moms.

Solveig lovede at hun ville forsøge at færdiggøre det store skilt til Fælleshuset inden den 25. september. Vi skulle gerne have skiltet på plads inden Kredsfesten den 2. oktober.

Bernhards rolle og arbejde som foreningens kasser blev endnu engang diskuteret. Bernhard maner til forståelse og tålmodighed, men modtager gerne hjælp og støtte. Anders opfordrede næstformanden til at tage action og finde en løsning. Jeanette og Margrethe tilbød derfor finde en regnskabskyndig der kan hjælpe Bernhard i gang.

Referat

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark

8. september 2010  hos Jeanette

 
Valg af ordstyrer

Jeanette blev valgt enstemmigt til ordstyrer

Godkendelse af dagsorden

Agendaen blev godkendt uden bemærkninger

Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde.

Referatet fra seneste bestyrelsesmøde blev godkendt

Nyt fra formanden

Formanden udtrykte bekymring for at hæk klipningen (både højde og ikke mindst bredde) ikke gik efter planen og mange medlemmer overhørte bestyrelsens anmodninger.

Formanden udtrykte også bekymring for at medlemmerne nu på egent initiativ lagde vejbelægning på koloniens veje og at det i øvrigt var forskellige slags sten / grus fra vej til vej. ”Det ser herrens ud” var Carls ord. Bemærkningen gav anledning til en længere debat og konklusionen var at ”nu er det for sent” Medlemmerne har overtaget vedligeholdelsen af vejen på godt og ondt og bestyrelsen har forspildt chancen for at ensarte og kvalitetssikre.

Carl har modtaget en anmodning fra et medlem der ønsker at opsætte en skurvogn på medlemmets grund. Såfremt medlemmet øjeblikkeligt og straks efter skurvognen er opsat fjerner hjul og aksler, blev der givet tilladelse til opsætning af skurvogn. Så er det nemlig ikke længere en skurvogn, men et havehus – var konklusionen. Campingvogne blev også diskuteret. Det er ikke og bliver ikke tilladt at opsætte campingvogne.

Carl blev befuldmægtiget til at godkende nye medlemmer. Det blev understreget at bestyrelsen ønsker fornuftige medlemmer med interesse for have, planter og blomster. Man ønsker således ikke at optage medlemmer der primært ønsker at sidde i et haveskur og drikke øl og lave ballade.

Carl spurgte om vores ”grønne mand” måtte hjælpe ældre med (mod betaling) at klippe hæk med KHF Sundsmarks hække klipper. Det blev afvist.

Carl spurte og KHF Sundsmark ikke skulle investere i en havefræser. Det blev afvist.

Nyt fra vores kasser

Intet at bemærke. Bernhard fortalte dog, at han endnu ikke benytter ”homebanking / netbank”, men ser positivt på muligheden. Anders og Jeanette spurte om Bernhard følte sig parat til opgaven som kasser og bad udtrykkelig Bernhard sige til, såfremt han har behov for hjælp. Det havde Bernhard. Anders lovede at kontakte en herre i Høruphav som muligvis kan hjælpe.

Note: Anders har efterfølgende haft kontakt til pågældende
person der nu har passeret 70 år og ikke længere orker regnskaber. Altså – ingen hjælp til Bernhard her.

Nyt fra diverse udvalg

Misligholdt udvalget tager ikke flere initiativer i 2010. Sæsonen er næsten slut og det giver ikke mening at jagte flere syndere for nuværende.

Vurderingsudvalgte kører efter eget udsagn på skinner og har intet at bemærke.

Nyt fra medlemmerne

Intet at bemærke

Kommentarer og bemærkninger til Kaj Oldenborgsskrivelse.

Behandlingen af dette punkt udsættes til næste møde.

Hvem skal med til Jura kurset i Odense den 9. oktober 2010

Jytte, Jeanette, Margrethe og Anders + eventuelt Lis som ønsker at deltage.

Arbejdsweekend

Det blev besluttet, at bestyrelsen (minus Carl) mødes den 7. november 2010 kl. 9:30 med henblik på revision af arkivmapper, vedtægter og ordensregler.

Kredsfesten

Intet at bemærke dog må der af KHF Sundsmark ikke indkøbes musselmalet, men kun glasvare som præmier. Det er noget uklart hvem der bestemmer det og hvorfor det forholder sig således.

Lysfesten

Intet at bemærke

Eventuelt

Næste fællesarbejdsdag er den 25.9.2010. Carl og bestyrelsen udarbejde under mødet i fællesskab en lang liste med opgaver der skal udføres den dag.

Opsætning af skilte (parkeringsforhold, hastigheder ect.) blev diskuteret. Jeanette henviste til et brev som bestyrelsen for KHF Sundsmark har afsendt til Lis Kock vedr. skiltning i KHF Sundsmark. Det var aftalt med Lis Kock, at hun på baggrund af de to breve skulle rette henvendelse til kommunen.

Note: Anders har undersøgt sagen og kommunen afviser med stor sikkerhed at de har modtaget skriftlig eller mundtlige henvendelser vedr. skiltning. Samtidig undersøgte Anders om bestyrelsens brev til Lis Kock vedr. udvendig vedligeholdelse af fælleshuset (brevet blev læst op på seneste generalforsamling) havde affødt nogen reaktion i kommunen. Kommunen afviser at Lis Kock har rettet henvendelse vedr. vedligeholdelse af fælleshuset. Intet tyder således på at Lis Kock har haft en dialog med kommunen vedr. skilte og vedligehold af fælleshuset. I øvrigt oplyser kommunen at vi under alle omstændigheder selv skal betale skiltene og det er os der skal ”afklare behovet” med politiet. Kommunen mener i øvrigt ikke – som udgangspunkt – at der ikke er offentlige midler til at vedligeholde fælleshuset.

Vores opslagstavler blev diskuteret. Bag pladen er for hård. Det blev aftalt at indkøbe en ”hæftemaskine” til Jytte og Anders i øvrigt skal holde de hvide opslagstavler fri for gamle hæfteklammer.

Referat af bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark

den 16. august 2010 hos Jytte

Alle var til stede – ingen afbud.

Valg af ordstyrer

Jeanette blev valgt enstemmigt

Konstituering af ”ny” bestyrelse.

Jytte er ny næstformand. Margrethe fratrådte som sekretær og Anders overtog opgaven. Margrethe fortsætter naturligvis i bestyrelsen og har nu mere tid til andre vigtige bestyrelsesopgaver. Bl.a. skal Margrethe nu sidder i ”mislighold udvalget”. Andes forklarede hvorledes han vil udfører opgaven som sekretær. Eksempelvis skal ”mislighold udvalget” blot informere Anders om hvilke breve der skal sendes hvorefter det eller de breve vil blive skrevet og sendt. Brevene underskrives af Anders med tydelig angivelse at brevet / underskriften er ”på vegne af hele bestyrelsen” I øvrigt vil det fortsat være Jeanettes opgave at ajourføre adresselister og hjemmeside mens Anders påtager sig andre typiske sekretær opgaver inkl. dagsordner, referater og meget mere. Desuden holder Anders opslagstavler ajour med general information til alle kolonister.

Samarbejde i bestyrelsen

Jytte tog ordet og gav udtryk for hendes utilfredshed med omgangstonen i bestyrelsen og grundløse anklager om sløseri. Carl undskyldte ligesom der generelt var der enighed om, at god kommunikation er vigtigt og aftaler i øvrigt skal overholdes.

Nyt fra formanden

Carl fortalte om de forskellige tiltag han havde taget og de problemer han var blevet præsenteret for på hans runde rundt i KHF Sundsmark sammen med kredsen. Carl har haft travlt og et nøjagtigt referat af alt vil være for omfattende.

Nyt fra kassereren

Bernhard fortalte løst og fast om hans første tid i embedet. Overvejer bl.a. at arrangere et Bilka kreditkort til mindre indkøb således at mange kontante bilag undgås. Bernhard har endnu etableret ikke netbank, men det kommer snart. Anders spurgte om Bernhard var rolig og komfortabel ved opgaven som kasserer og om han følte han kunne løfte den meget store opgave det er at være kasserer. Det bekræftede Bernhard.  Bernhard understregede i øvrigt vigtigheden af at han vil deltager i ”mislighold udvalget” således at han har styr på hvem der bliver ”rykket” og hvem der eksempelvis skal betaler bod.   

Nyt fra medlemmerne

Ikke meget nyt at berette. Nogle få kolonister er stadig lidt modvillige omkring højden på hækken, men 90 % af kolonisterne har klippet deres hæk i henhold til vores ordens reglement.

Gaver og diplomer til kredsfesten.

Jeanette vil producere de nødvendige diplomerne mens Jytte vil indkøbe 4 gaver á 250,00 Kr. Sidste år blev der indkøbt Mega musselmalet salatskåle. Måske Jytte kan få de samme flotte præmier til en billig penge. Vinderne bliver først annonceret til kredsfesten.

Gaver / præmier til lysfest

Margrethe har påtaget sig opgaven med at fremskaffe gaver / præmier til lysfesten.

Eventuelt

·        ”Carsten Vandmand” har nyt tlf.nr. 50 49 71 44

·        Jura kursus. Jytte, Jeanette, Margrethe og Anders deltager i kurset den 9.10.2010.

·        Mus – det blev besluttet at indkøbe en mus til foreningens bærbare Pc’er

·        Det blev besluttet at forære Solveigs mand foreningens stationære Pc’er inkl. skærm. Til gengæld skal han i nogen tid fremover gratis fungere som KHF Sundsmarks computer konsulent.

·        Den bærende bjælke i fælleshuset blev diskuteret. Bjælken bliver repareret 2. uge i oktober af Hans Duus som er billigste tilbud ud af 5 tilbud. Der skal desuden sprøjtes for borebiller i fælleshusets tagkonstruktion. Vi har modtaget et tilbud på Kr. 3000 + moms fra Johnny Beck, men Hans Duus vil også blive spurgt. Billigste mand får opgaven.

·        Affaldscontainerne foran gavlen på fælleshuset blev diskuteret. Anders vil undersøge hvad vi egentlig betaler for den og om der er bedre løsninger.

·        Vurderingsudvalget har store opgaver og mangler både viden og rutine. Det blev besluttet at kontakte Hr. (har glemt navnet) fra Sønderskov kolonien. Han ved hvordan man gør og vil måske hjælpe. Vurderingsudvalget vil tage kontakt.

·        Det blev diskuteret hvorvidt buskadset på pladsen foran fælleshuset skal ryddes og således give plads til 2-3 ekstra P-pladser. Det blev besluttet ikke at bruge tid og penge på projektet idet andre opgaver er vigtigere.

·        Til næste ”fælles arbejde dag” vil der blive opstillet to containere. En til fælleshuset og en generel container til kolonister.

  -------------------

Bestyrelsesmøde den 28. juli 2010

Vi havde ingen ordinær dagsorden, da formanden ikke fandt det nødvendigt at kontakte sekretæren, for at få lavet en sådan.

Der blev talt om byggetilladelser.
- For at der i fremtiden ikke skal gå så lang tid, og for at der ikke skal være så mange misforståelser, blev det vedtaget at formanden kontakter Lis Kock på medlemmets vegne. Der skal indleveres 3 kopier af ansøgningen. Medlemmet skal siden modtage en skriftlig tilladelse med tilhørende tegning, hvori størrlse og placering af byggeri fremgår. (HF beholder ligeleds en kopi af tilladelsen).
- På Mønstervej 2 har vi et eksempel på hvor galt det kan gå. Der er enny- bygning blevet placeret helt oppe i naboens hæk, hvilket ifølge vores regler er ulovligt. Der skal være mindst 2,5 mtr til hæk og bebyggelse pga. brandfare. Formanden tager kontakt til ejeren.
- Der er flere haver, som har/ ønsker at opstille plankeværk mellem grundene.
  Da der er tvivl om hvorvidt dette er tilladt, vil formanden spørge Lis Kock om der foreligger en lokalplan der forbyder dette.

Der er flere af bestyrelsens medlemmer der ønsker at deltage i Dansk Kolonihave Forenings kursus tilbud i efteråret. Formanden klarer tilmeldingen.

Da flere kolonister klager over ikke at få meddelser, som bliver omdelt til haverne - enten fordi de blæser væk eller bliver våde, så der er ulæselig - vil bestyrelsen opfordre medlemmerne til at hænge enten en postkasse eller et rør på havelågen.  Så vil problemet være løst.

Der er efterhånden mange hunde herude om sommeren - Og de er da sødde - MEN! MEN! Udenfor jeres egen have, skal de altså være i snor, både for deres egen skyld, men også fordi andre kan være bange for hunde, der løber frit omkring.

Med venlig hilsen
Bestyrelsen

-------------------  

Formanden havde fået opkrævning på forsikring.
- Vi er udemærket forsikret. Fælleshuset er forsikret mod brand, vandskader og skader ved frivilligt arbejde. Her ud over har vi en forsikring hvis formanden/kassereren skulle svindle med vores penge.

Næste møde blev fastsat til den 30.6.2010, hvorefter der bliver ca. 1 måneds sommerferie til en gang i August. Nærmere tidspunkt bliver meddelt.

Med venlig hilsen Bestyrelsen

Til den ekstraordinære generalforsamling var 27 medlemmer af haveforeningen plus 7 bestyrelsesmedlemmer mødt.
   Formanden indledte med at takke for det fine fremmøde ved vores fællesarbejdsdag den 19.06.10. I alt 26 haver var repræsenteret med ca. 35 kvinder/ mænd.

Punkt 1: Valg af dirigent.

-          Jeanette Madsen blev valgt.

Punkt 2: Valg af stemmeudvalg.

-          Folmer, Klaus og Frank meldte sig til at tælle stemmer.

Punkt 3: Valg af kasserer. Knud Mamsen og Bernhard Høhrmann stillede op, hvorefter stemmeudvalget kom på arbejde. Der blev i alt afgivet 61 stemmer.

-          Bernhard Hørhmann blev valgt til ny kasserer med 36 stemmer.

-          Knud Mamsen fik 21 stemmer. Der var 4 ugyldige stemmer.

Punkt 4: 2.behandling af loft og døre i Fælleshuset.

Formanden gennemgik de 5 muligheder:

-          Optibyg: kr. 79.890,- for både loft + døre (plast)

-          Asserballeskov tømrer/ snedker: kr. 80.000 for både loft + døre (plast)

-          Dybøl snedkerforretning: Kr. 75.163,- for både loft + døre

-          Frivilligt arbejde

-          Intet nyt loft.

Den samlede pris for loft + el + døre anslås til ca. Kr. 100.000,-

Susanne Burmeister foreslår, at vi laver loftet ved frivilligt arbejde. Der bliver stemt ved håndsoprækning. Vedtaget med 19 stemmer for.

8 medlemmer melder sig til arbejdet med loftet. Det aftales at arbejdet går i gang i november og skal være færdigt til foråret.

Angående dørene vil bestyrelsen undersøge om kommunen giver et tilskud, da det jo er deres bygning og haveforeningen kun lejer sig ind.

Anders Sørensen vil prøve at søge støtte til loftet fra Danfoss.

Vi stemte ved håndsoprækning om hvornår dørene skulle udskiftes. 2010 eller 2011. Der var 17 stemmer for at vente til 2011.

Formanden sluttede med at takke for god ro og orden på mødet.

Med venlig hilsen Bestyrelsen

---------------------
Bestyrelsesmøde mødes onsdag den. 19. juni
- Havevandring og planlægning af arbejdsopgaver til fælles arbejdsdag.

---------------------
Bestyrelsesmøde torsdag den 27. maj
Hele bestyrelsen var mødt.

Vi startede med godkendelsen af dagsorden, samt referaterne fra sidste møde og den ekstraordinære generalforsamling.

Orienteringen fra formanden gik på;
- at festudvalget har nedlagt arbejdet.
- Bjarne Wiese,H.C. Hansen og Jytte kjær er vurderingsfolk, da Willy Nielsen har trukket sig fra udvalget.
- Den "grønne mand" Kjeld Anderson har også trukket sig. Så formanden vil prøve at se om H.C. og evt en anden kan overtage opgaven som "grøn mand"

Under orienteringen fra kassereren blev det vedtaget at der den 28.5.2010 udsendes girokort til de medlemmer som endnu ikke har betalt haveleje.
Kassereren meddelte iøvrigt, at han gerne vil hjælpe en ny kasserer igang, når vi får valgt en ny på den ekstraordinære generalforsamling den 20.06.2010.

Fællesarbejdsdagen er den 19.6.2010. kl 10. Vi mødes ved Fælleshuset, hvor arbejdet vil blive fordelt. Der vil være kaffe, øl og vand. Ved middagstid vil der blive serveret grill pølser og brød.

Bestyrelsen har talt om at deltage i et jura kursus til efteråret, som DKF afholder. Så kan vi alle få lidt bedre  indsigt i bestyrelsesarbejde / ansvar.

Med venlig hilsen
Bestyrelsen

---------------------
Møde Sønderborg Kredsen torsdag den 20. maj
Møde mellem H/F Sundsmark og Sønderborg Kredsen. Til stede: Formand Carl Kublick, Margrethe Oldenborg, Jytte  Kjær-Fog, Jeanette Madsen, Solveig M. Wildstrand, Frank Osther, fra kredsen: Lis Kock, Ellen Mortensen og Solveig Haahr.

Lis Kock udleverede organisationsplan og gennemgik denne.

Det er kolonihaveforbundet (DKF) der har lejekontrakten med kommunen.
Så byggeregler og andre ting i kolonierne fremgår af lokalplanen som DKF, Kredsen og kommunen har aftalt.

Ved overdragelse af have skal man huske lejeaftale + kopi og overdragelsespapirer. Hvis ingen vurdering af huset, kan det ikke sælges.

Husk lejekontrakt. Blå 4 ugers opsigelse og Grøn 3 mdr. opsigelse.

Vurderingsudvalget skalaltid ind i huset for at kunne se tilstanden af huset. Det er også dem som sætter bemærkninger og skriver vurderingspapirerne under. Men det er Haveformanden der skriver lejeaftalerne under.

Bestyrelseskurser anbefales at man tager på. Kursus kalender får haveformanden tilsendt.

Vedr. havebedømmelses udvalg. Der skal bestyrelsen sørger for at der er 4 gaver og 6 diplomer klartil kredsfesten den første weekend i oktober.

Festudvalget kan bestyrelsen godt forlange et budget fra.

Bestyrelsens ansvar er den daglige drift.

Byggetilladelser godkender formanden og kredsformanden.

Kommandovejen: Bestyrelsen til haveformanden - derfra til kredsformanden som går videre med opgaven om det gælder forbundet eller kommunen.

Er der spørgsmål kan man altid kontakte kredsformanden.

Sekretær: Solveig Haahr.

---------------------
Bestyrelsesmøde lørdag den 15. maj
- Evaluering på dagens ekstraordinære generalforsamling samt fordeling af  kommende arbejdsopgaver. 

---------------------
Ekstraordinær generalforsamling lørdag den 15. maj kl. 12 i Fælleshuset.

Hele bestyrelsen var mødt, men der var desværre kun mødt 18 havelejere op.

Som dirigent blev valgt Willy Nielsen.

Da fremmødet af medlemmer var så lille, det kræves at 2/3 af havelejerne er fremmødt for at samlingen er beslutningsdygtige, bliver der indkaldt til en ny ekstraordinær generalforsamling. Her vil flertallet være bestemmende ang. ny loft og døre i Fælleshuset.

Vores kasserer benyttede lejligheden til at nedlægge sit hverv, hvorfor der på næste ekstraordinære generalforsamling også skal vælges ny kasserer.

Evt. medlemmer af Kolonihaveforeningen Sundsmark som kunne være interesseret i at stille op / påtage sig hvervet bedes kontakte bestyrelsen.

Jytte har fået fat på en jæger, som kommer rundt i haveforeningen ved solopgang og solnedgang og reducerer i kaninbestanden. Medlemmer som ikke ønsker der bliver skudt i deres haver bedes meddele dette til bestyrelsen / sætte et tydeligt skilt på deres havelåge.

Med venlig hilsen
Bestyrelsen

---------------------
Bestyrelsesmøde Onsdag den 12.5.2010

Vi har valgt at Jeanette står for alt, hvad der har med internet og vores hjemmeside at gøre. Willy forsætter med at tage sig af vurderingspapirer. Margrethe sørger for referater fra vores møder o.l..

Hvis nogen fra bestyrelsen køber materialer og lignende, skal kvittering medbringes og afleveres til kassereren.

Kassereren aflagde regnskab for tiden fra 1.1.210 – 30.4.2010.

Der bliver udsendt rykkere iht. for sent betalt haveleje.

Der bliver opstillet 3 containere til haveaffald den. 29+30. juni

Bestyrelsen vil foretage 1. eftersyn af forsømt haver, hække, stier o.l. den 18.5.2010.

Fælles arbejdsdag er fastsat til den 19.6.2010 + 25.9.2010.

Med venlig hilsen

Bestyrelsen  

---------------------
Bestyrelsesmøde onsdag den. 7.4.2010

Alle 7 bestyrelsesmedlemmer var mødt.

- Vi startede med at konstituerer os.

Formand:               Carl Kublick

Næstformand:        Frank Osther

Kasserer:               Knud Mamsen

Internet:                 Jeanette Madsen

Frank, Jytte og Solveig har fået tildelt opgaven med havevandringerne ca. hver 2. måned. Så må vi se om vi kan få styr på de forsømte hække og haver.

Vores traktor er i stykker. Reparationen vil blive for dyr, så vi vedtog at købe en ny. Med den gamle som en del af handlen (i bytte) bliver det ca. kr. 9000,-.

Herefter er det kun ”den grønne mand” som må benytte den, og dermed har ansvaret for evt. skader.

Formanden har indhentet tilbud, som også indbefatter 2 nye yderdøre.

Dybbøl Snedkeren, Optibyg og Asserballe Snedkerforretning.

 
- Diverse
Jeanette kom med en hel del forslag til ting, som hun synes vi kan gøre bedre bl.a. for nye medlemmer. Bestyrelsen gennemgik forslagene, og vil prøve at føje dem ind i arbejdet.

 
- Datoer for aktiviteter i H/F Sundsmark der blev vedtaget (eller oplyst fra udvalg) på mødet:

Næste bestyrelsesmøde: Onsdag den 12.5.2010

Ekstraordinær generalforsamling: Lørdag den 15.5.2010
Haveaffaldscontainer: Weekenden 28-30.5.2010

Sommerfest: Lørdag den 3.7.2010

Lysfest: Lørdag den 11.9.2010

Der åbnes for vandet den 1. april (evt. til Påske hvis vejret tillader det / jorden frostfri)

Der lukkes for vandet den 1. november (Afhængig af vejret / om frosten sætter tidligt ind)

Med venlig hilsen

Bestyrelsen

---------------------
Generalforsamlingen lørdag den 20.3.2010

- Som dirigent blev valgt Lis Kock.

- Stemmeudvalget bestod af: Lilian Pedersen, Solveig Hansen og Frank Osther.

- Formanden aflagde beretning.

Under formanden beretning blev der spurgt om hvorfor vandhanerne var levet plomberet i år.

Svar: ”For at undgå frostskader”.

Der var også spørgsmål angående havesalg udenom foreningen. Af svaret fremgik, at alle har lov til at sælge sin have. Foreningen skal blot have besked om sælger og køber, når der skal skrives kontrakt. Intet salg er lovligt uden begge parters navn og adresse. Man har ikke pligt til at opslå salg af haver på tavlerne eller haveforeningens hjemmeside.

Der blev også bemærket at afgående formands hæk ikke har den rette højde. Dette blev taget il efterretning. Endvidere skulle en have angiveligt ikke være blevet vurderet ved salg. Dette blev også taget til efterretning.

- Formandens beretning blev herefter godkendt ved håndsoprækning.

- Kassereren aflagde beretning for regnskab og budget for det kommende år.
- Begge blev godkendt.

Der blev stillet spørgsmål ang. bøder for ikke at være mødt til fællesarbejde, da dette ikke fremgik af regnskabet. Kassereren sagde at det var indregnet under tilgodehavender.

- Der blev vedtaget en årlig forhøjelse af kontingentet med kr. 20,- per have.

- Herefter gik vi over til valg af bestyrelse og diverse udvalg.

Ny formand blev Carl Kublick.

Frank Osther, Knud Mamsen og Margrethe Oldenburg forsætter og som nye til bestyrelsen blev valgt: Jytte Kjær-Fog og Jeanette Madsen for 2 år og Solveig Hansen for 1 år. Endvidere blev der valgt 2 nye suppleanter: Bernhard Høhrmann og Anders Sørensen. Begge for 1 år.

- Under indkomne forslag var bl.a. et om nyt loft i fælleshuset.

Der blev enighed om at bestyrelsen skal indhente tilbud fra forskellige håndværkere, hvorefter der afholdes ekstraordinær generalforsamling, hvor kun dette emne er på dagsordenen.

- Forslaget om at alle bestyrelsesmedlemmer skulle have fri haveleje blev nedstemt.

- Under evt. blev vi enige om, at det ville være en god ide at referater fra bestyrelsesmøder også bliver lagt ud på foreningens hjemmeside.

- Der var også diskussion om vurderinger af haver eller mangel på samme.

Vurderingsudvalget lovede at stramme op.

- Hække og veje var som sædvanligt også et emne der fyldte meget.

Der var dog bred enighed om, at hække skal rykkes ind og rettes til og hullerne i vejene skal fyldes op, så redningskøretøjer kan komme igennem i tilfælde af brand eller tilskadekomst.
Desuden vil bestyrelsen finde ud af om hække der støder op til Borrevej må overskride 1.25 meter i højde.

Tak for god ro og orden under mødet.

Med venlig hilsen

Bestyrelsen.