REFERATER 2011

REFERAT

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark tirsdag den 22. november 2011

Tilstede: Mir, Bernhard, Tommy, Lillian, Søren og Jeanette.

Ikke til stede: Willy ved afbud pga. sygdom

 

Referat fra forrige bestyrelsesmøde blev godkendt og ført til protokols.

 

  1. Nyt fra Haveformanden.

-        Kolonihaveforbundet for Danmark har varslet kontingentstigning pga. stigende udgifter til bl.a. retssager. Kontingentet til forbundet kommer til at stige med 2,3 % til kr. 90,- per halvår per havelod fra 1. april 2012.

-        Kommunen har indvilget i at betale 1 skilt til henholdsvis Borrevej (Årupvej) og Nylandsvej (Fasanvej). Hvis vi skal have yderlig skiltning skal KHF Sundsmark selv betale udgiften.

-        Mir og Jeanette berettede kort om de 2 afholdte møder i Kredsen vedr. de manglende havevurderinger. Bestyrelsen glædede sig over at vurderingsfolkene havde trukket i arbejdstøjet, så der nu var bragt orden i papirarbejdet ved de seneste måneders lejekontrakter, til alles glæde.

-        En kolonist har rettet henvendelse omkring opmåling af hans have, i forbindelse med plantning af ny hæk. Havelejeren mener skellet er placeret forkert. Forespørgselen vil blive videregivet til Kredsen, da ingen i bestyrelsen har landmåler ekspertise eller indsigt i den oprindelige placering af skellinjen.

2.     Nyt fra Kassereren.

-        Regnskabet for 1/1 – 30/10 blev forelagt bestyrelsen. Der blev spurgt ind til de forskellige poster.

Kasseren vil kontakte KHF Sundsmark revisorer for et evt. eftersyn/ revision af regnskabet frem til d.d.

-        2 lejekontrakter står for at blive ophævet pga. skyldigt kontingent.

3.     Fælleshuset.

-        Der har atter været ubudne gæster i Fælleshuset – 3 termokander er forsvundet og køkkenet var efterladt beskidt – dette er sket gennem brug af uautoriserede nøgler. Hængelåsen på ladeporten er blevet brudt op og der har været indbrud i Lotto-skabet(Pt. er det derfor kun Bernhard der har nøgle til ladeporten).

-        Der vil først blive indkøbt nye termokander i forbindelse med den ordinære generalforsamling.

-        Søren undersøger udgiften til et systemnøgle system der kan ændres ved evt. bortkomst af nøgler.

-        Udlejningen af Fælleshuset er slut for i år pga. kulde/ risiko for frosne rør i køkkenet.

-        Der har været flere forespørgsler om muligheden for at leje Fælleshuset uden for den vedtagne lejekreds – det rygtes at vores Fælleshus har fået en make-over J

4.     Havevurdering.

-        Der er bund i vurderingspuklen / Vurderingsudvalget afventer nu foråret og evt. salg, da sælger ellers skal betale for en vurdering af haven 2 gange.

5.     Salg af havehus efter overdragelse af haven til KHF Sundsmark.

-        Et havehus kan ikke videresælges separat efter der er sket en frivillig overdragelse af haveloddet med hus til KHF Sundsmark jf. overdragelsesdokument (Afgående havemedlem/lejer fraskriver sig her retten til havehus samt evt. løsøre).

6.     Dræn af haver/ rørledning.

-        Mængden af vand/ oversvømmelse er aftaget efter kommunen har renoveret kloakrørene ved Borrevej – Derfor har bestyrelsen vedtaget at se tiden/ vejrlig an inden der investeres i yderligere drænrør.

-        Hvis den enkelte kolonist ønsker at sikre sig yderligere mod oversvømmelse, er der mulighed for selv at grave drænrør ned i egen have og koble sig på det eksisterende rør-net.

7.     Evt./ Parkering i havekolonien.

-        Bestyrelsen indskærper over for alle havemedlemmer at det ikke er tilladt at bruge pladsen på hjørnet af Energivej/ tværvejen som parkeringsplads. Der er kun tilladt at parkerer ved Fælleshuset og på Borrevej (må ikke være til gene for andre/ adgangen til havekolonien).

-        Parkering på havevejene er kun tilladt ved på- og aflæsning (Gælder alle motoriserede køretøjer og cykler)

  1. Næste bestyrelsesmøde er planlagt til tirsdag den 10. januar kl. 18.30 hos Jeanette.

REFERAT

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark onsdag den 12. oktober 2011

Tilstede: Mir, Bernhard, Tommy, Willy, Søren og Jeanette.

Ikke til stede: Lillian ved afbud

 

Referat fra forrige bestyrelsesmøde var allerede blev godkendt og ført til protokol.

 

Nyt fra Haveformanden.

-        Mir kunne fortælle at hun, 59 kolonister samt Aase Nygaard havde været til Kredsfesten lørdag den 2. oktober. Der var blevet delt pokaler, præmier og diplomer ud til de præmierede haver der deltog i festen.

Desværre var der sket en misforståelse omkring vandrepokalen fra Sønderborg kommune – Pokalen var ikke blevet indleveret til gravering som lovet, så da Mir ville hente den gik hun forgæves. KHF Sundsmark beklager meget det skete og vil hurtigst muligt få graveret og overbragt pokalen. Thorvald er heldigvis både en flink/ forstående og dygtig kolonist – Hans have er blevet præmieret de sidste 32 år. En virkelig FLOT og beundringsværdigt have J .

-        Mir havde allerede haft et opslag oppe om udlevering af præmier … desværre mødte kun 3 kolonister op for at hente deres præmie / diplom. Mir vil forsøge med endnu et opslag/ endnu en lørdag.

-        Mir har modtaget alle BBR registreringerne fra kommunen / Vil blive arkiveret i de enkelte havemapper.

-        Mir kunne berette at hun havde snakket med flere kolonister efter sidste fællesarbejdsdag - de gav udtryk for glæde over de ny renoverende haveveje i den ”gamle” del af kolonien. De synes det ser godt ud / dejligt at der endelig sker noget i KHF Sundsmark.

-        Mir havde rykket for skiltene igen ved kommunen – dog bliver der ikke ringet tilbage, folk er syge, har ferie etc. Men Mir vil utrætteligt rykker for vores skilte … det skal nok lykkes for KHF Sundsmark, ligesom de andre kolonier i Kredsen, at få vores skilte fra kommunen.

Nyt fra Kassereren.

-        Bestyrelsen modtog ved mødets start et brev fra KHF Sundsmark revisorer. De kan ikke godkende regnskabet indtil videre, da det ikke er færdigt – august + september er ikke bogført. Revisorerne oplyste at banken passede, men at der var kr. 1000,- for meget i kassen pga. bilag der ikke var bogført (Brevet fra Lis Kock er vedlagt referat i protokollen).

-        Bestyrelsen og kasseren havde en alvorlig snak omkring vigtigheden af at regnskabet blev bragt i orden, så det kan blive godkendt af revisorerne. Bernhard påtog sig det fulde ansvar – på aftens møde fortalte han at alt var bogført frem til 1. oktober, men manglede at blive krydsrevideret.

Mir og Bernhard har en aftale med en regnskabskyndig, med erfaring fra foreningsregnskaber, der forhåbentlig kan give Bernhard nogle gode tips der kan lette hans arbejde og gøre det mere overskueligt.

 

(Efterfølgende har Bernhard brugt rigtig mange timer på at krydsrevidere regnskabet - ud på de lyse timer fandt han bogføringsfejlen der var skyld i uoverensstemmelsen mellem bank og kassebeholdning J )

 

-        Listen over medlemmer der har deltaget i fællesarbejde i 2011 blev forelagt bestyrelsen (Jeanette havde jagtet medlemmer på dagene for at sikre sig kolonisterne der mødte op fik et kryds).

De medlemmer der ikke deltog i fællesarbejde 2011 vil blive opkrævet kr. 50,- sammen med kontingent/ haveleje for 1. halvår af 2012 i april næste år.

Bestyrelsen gør opmærksom på at det ligeledes er i april 2012 at alle havemedlemmer fremover skal forud indbetale kr. 200,- sammen med kontingent og haveleje jf. § 15 i de nye ordenregler fra 2011. Serviceafgiften på kr. 200,- bliver refunderet når haveloddet deltager i en af de 2 pligtige fællesarbejdsdage.

Fælleshuset.

-        Lis Kock har haft kontakt til kommunen omkring renovering af facaden på Fælleshuset – de vil ikke give et tilskud. Lis har meddelt at hun vil prøve igen ved Kultur udvalget … men at hun ikke forventer noget svar i flere måneder – vender tilbage når hun har nyt. (Brevet fra Lis Kock er vedlagt referat i protokollen).

-        Bestyrelsen tyggede lidt på det svar og blev enige om at den vil undersøge alternative løsninger – Facaden / træværket kan ikke klare ret meget mere vind og vejr før brædder begynder at rasle ned.

-        Der blev stillet spørgsmålstegn ved aflåsningen af Fælleshuset, laden og kontoret – der er gennem det sidste år forsvundet præmier og diverse fra kontoret. Bestyrelsen overvejer at udskifte nogle af låsene / nøglerne … der er vist desværre uautoriserede nøgler i omløb/ Personer der ikke kan kende forskel på dit og mit L

-        I forbindelse med udlejning af Fælleshuset er det blevet konstateret, at ikke alle forstår budskabet om at Fælleshuset er røgfrit - KHF Sundsmark er også underlagt den danske lovgivning. Bestyrelsen besluttede at fremover, vil depositum ikke blive refunderet, hvis lejer overtræder ryge forbuddet i Fælleshuset.

 

Havevurdering.

-        Bestyrelsen modtog et brev ved mødets start fra Lis Kock, hvor hun informerede om at et medlem fra vurderingsudvalget havde klaget til Kolonihaveforbundet for Danmark, omkring manglende vurderinger i forbindelse med underskrivelse af nye lejekontrakter. Lis Kock opfordrede KHF Sundsmark til at få det bragt i orden, modsat vil havesalg og vurderinger overgå til Kredsen. Der blev i brevet også gjort opmærksom på at formanden for vurderingsudvalget skal have kr. 300,- i kvartalet – Blev pengene ikke udbetalt ville der ikke blive vurderet flere huse i år(Brevet fra Lis Kock er vedlagt referat i protokollen).

-        Jeanette utrykte stor utilfredshed med vurderingsudvalget – I lagde ud med krav om pc’er for at kunne lave dokumenterne/ beregningerne – det er fair nok. KHF Sundsmark har tilmeldt jer et kursus, for at I kan være bedre klædt på til opgaven. Suppleant Pia eller Lisbeth blev foreslået tilkaldt - Søren tilbød at hjælpe med hans pc-viden … men al hjælp bliver afvist. Nu er det sidste nye tilsyneladende ultimative krav om telefonpenge, efter ikke at have vurderet et eneste havelod siden juni måned. Det er for dårligt – I kan simpelthen ikke være bekendt over for dem som ønsker at sælge/ købe. Skal man kompenseres for opgaver der ikke bliver udført? KOM I GANG … eller træk jer fra jeres tillidshvervet, så vi kan komme videre.

-        Tommy Due manede til besindighed. Der udspandt sig en længere debat – Willy lovede som formand for vurderingsudvalget at få rettet op på de manglende vurderinger (Der er nu 8 haver som skal vurderes).

-        Bernhard kan kun udbetale evt. telefonpenge til formanden for vurderingsudvalget – Bestyrelsen bekendt er det Willy. Bestyrelsen vurderede at kr.1200,- årligt var overdrevet til dækning af udgifter med at ringe rundt til de sælgende kolonister. Willy fik udbetalt kr. 300,- for hele året / sæsonen – må derefter selv afregne med de andre i vurderingsudvalget hvis der aftales at en anden skal ringe omkring aftaler.

 

(Som opfølgning er der blevet afholdt 2 møder i Kredsen. Ved første møde fik Mir muligheden for at fortælle om hendes gentagne rykken for vurderinger gennem flere måneder - Kredsen fik forelagt referatuddrag fra samtlige bestyrelsesmøder, hvor de manglende vurderinger havde været behandlet og lovet bragt i orden. Ved andet møde i Kredsen deltog Jeanette sammen med hele vurderingsudvalget – Efterfølgende har vurderingsudvalget vurderet 7 haver / Kredsen påtog sig at vurderer en enkelt have. På dette sidste møde blev det bekræftet at Willy er formand for vurderingsudvalget).

Forsømte haver.

-        Willy havde sendt de første venlige påmindelser om at enkelte kolonisters haver trængte til omsorg/ hakken … det har affødt lidt ”sprutten” rundt om i kolonien.

-        Til aftens møde havde Willy så 12 stk. 1. påtale klar til kolonister, der står over for en ophævelse af deres lejekontrakt hvis de ikke får gang i hækklipning og ukrudtsbekæmpelse. Mir påtog jeg jobbet med at få dem sendt ud inden weekenden, så havemedlemmerne har en chance for at komme i gang i efterårsferien/ uge 42.

 
Grønt område.

-        Tommy Due er blevet repareret og har armen i en slynge. Han er sygemeldt indtil midten af januar. Godt planlagt, da sæsonen næsten er omme.

-        Carsten er en guttermand - han har lovet at hjælpe med den sidste græsslåning af fællesarealer i kolonien. TAK J

Fælles arbejdsdag lørdag den 24.

-        Lilian fik sved på panden og Formanden fik temmelig travlt med at hente flere pølser og brød til de sultne arbejdsfolk.  46 haver havde valgt at deltage i årets sidste fællesarbejdsdag. Det var næsten dobbelt op i forhold til de 24 haver i september sidste år. 6 haver valgte at møde op til begge dage – Fantastisk! 6 bestyrelsesmedlemmer deltog ligeledes begge dage.

-        I forbindelse med lørdag den 24. september vil vi gerne sende en særlig hilsen og tak til Carl som var frokostens muntre samlingspunkt – der var alt fra gyldne til sorte grillpølser. Det var dejligt at se Carl oppe og omkring igen efter et længere sygdomsforløb – Vi håber du snart er helt frisk igen.

-        Der skal lyde en stor tak til alle 67 haver der var repræsenteret i løbet af årets to fællesarbejdsdage. I har alle været med til at gøre en stor forskel for helhedsindtrykket af vores dejlige haveforening. Jeres gode humør gjorde det til nogle muntre og dejlige dage.

Evt.

-        Ang. opførsels af drivhus.

Man behøver ikke indsende en tegning til godkendelse, men drivhuset skal placeres efter gældende regler – mindst 2½ meter til skel og max højde 3½ meter.

KHF Sundsmark tilsendes en skitse af grunden hvor placering af hus og drivhus er anvist / Til haveloddets arkivmappe.

 

-        Ang. kontingent/ haveleje ved dobbelt haver

I forbindelse med Fasanvej 2+4 vil Mir checke den netop modtagne BBR-registrering (Er haven oplyst med 1 eller 2 matrikel numre). Hvis 2 numre vil Mir forsøge at få haven sammenlagt officielt, da det er en meget lille ekstra have, der vil være svær at udleje separat såfremt der ude i fremtiden skulle blive mangel på haver.

-        Bernhard fortalte at kontingent/ haveleje bliver afregnet til Kredsen / DKF per matrikel nummer.

Så hvis man har en dobbelthave – 2 matrikel numre - skal man betale kontingent/ haveleje for begge haver. Havelejeren har ved lejemålets indgåelse underskrevet 2 lejekontrakter med KHF Sundsmark – Så der er det indtrædende havemedlem blevet gjort opmærksomt på at der er tale om en dobbelthave.

-        Bestyrelsen vedtog dog kun at opkræve 1 x serviceafgift på kr. 200,- i forbindelse med pligtigt fællesarbejde fra dobbelthaverne.

 

Næste bestyrelsesmøde er planlagt til tirsdag den 22. november kl. 18.30 hos Jeanette.

REFERAT

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark torsdag den 8. september 2011

Tilstede: Mir, Bernhard, Tommy, Lilian, Søren og Jeanette.

Ikke til stede: Willy ved afbud

 

Referat fra bestyrelsesmøde den 2. august blev godkendt og ført til protokol.

 

Nyt fra Haveformanden.

-        2 haver er blevet overdraget til KHF Sundsmark – den ene lejekontrakt er blevet ophævet da havemedlemmet skyldte penge samt misligholdte haven – den anden er blevet overdraget til haveforeningen da havemedlemmet ikke længere ønskede at beholde haven.

-        Mir havde været på havevandring med Kredsbestyrelsen i alle haveforeningerne i Sønderborg. KHF Sundsmark fik desværre ikke mange rosende ord med på vejen pga. vores misligholdte haver.

-        Mir havde modtaget 2 godkendte tegninger på byggeri fra Lis. Desværre mangler der fortsat for Havdalsvej 29 – Lis arbejder på sagen.

-        Mir og Bernhard har haft et møde med Sundsmark Ringridderforening og aftalt lejen for Fælleshuset fremover til kr. 1000,- + el forbrug + at de slår den store grønne plads ved Fælleshuset 2-3 gange årligt. Begge parter var enige om at Sundsmark Ringridning og KHF Sundsmark forsat kunne drage meget glæde af hinanden - Bestyrelsen godkendte den indgåede aftale.

-        Mir har haft kontakt til kommunen ang. de nye vejnavne / skilte – de skulle gerne komme i slutningen af september.

Fasanvej ændres til Nylandsvej – det har ingen indflydelse på vejnumre.

Borupvej ændres til Borrevej 3A-3B-3C-3D-3E. De 5 berørte havemedlemmer vil blive informeret.

-        Mir kunne fortælle om havemedlemmer der var udeblevet fra aftaler ved underskrivelse af lejekontrakter. En enig bestyrelse vedtog, at et sådan medlem, fremover vil blive pålagt et gebyr på kr. 200 for udeblivelse.

-        Mir informerede om at Lis har kontaktet kommunen omkring afbrænding af haveaffald.

Det indskærpes over for alle havemedlemmer, at det ikke er tilladt at afbrænde affald/ haveaffald i kolonihaverne. Dog kan rent, tørt træ afbrændes på særligt indrettet bålpladser. Tørt/ rent træ er defineret ved 1: Råtræ, herunder bark, skovflis og ubehandlet savværksflis 2: Rent træ uden indhold af lim, lak imprægnering, maling, laminat, søm, skruer, beslag etc. Tørt træ har efter miljøstyrelsen et vandindhold under 18 % - svarende til 1-2 års tørring.

Konstateres der ulovlig afbrænding vil kommunen eller politi/ brandmyndigheder blive kontaktet.

Jura + Haveafståelses kurser ved DKF:

-        Mir, Bernhard, Lilian og Jeanette deltog i kurset om Jura/ bestyrelsesansvar. Willy, Bjarne og Lisbeth deltog i kurset Haveafståelse/ vurdering. Alle var enige om, at det havde været en rigtig god dag, hvor mange relevante emner var blevet vendt, vi fik snakket med andre kolonister i samme ”båd” og fik nogle gode redskaber med hjem … og ikke at forglemme, de fine grønne kolonihave tasker ;-)

Nyt fra Kredsen:

-        Freddy fra Skovly er blevet valgt til næstformand i Kredsen ved det sidste møde.

-        Kredsen skal have nyt diplom næste år. Der var blevet lavet et udkast til et diplom - men de andre i kredsbestyrelsen fik tilbudet om at fremkomme med alternative forslag.
(… desværre ingen konkurrence for alle kolonister i Sønderborg kredsen om bedste layout/ forslag).
 

-        I forbindelse med Kredsfesten er der blevet indkøbt rammer til diplomerne, Jeanette har fremstillet diplomer for veldyrket haver fra KHF Sundsmark og Mir vil stå for indkøb af ”Glas” til de præmierede haver.

Nyt fra Kassereren.

-        Bernhard havde haft besøg af KHF Sundsmark revisorer. De kunne konstatere at regnskabet / indestående i banken stemte overens – men påpegede, som bestyrelse ved sidste møde, at der er nogle posterings fejl (Hvilke kategorier udgifter er blevet sat ind under). Bernhard vil gå regnskabet og posteringerne igennem.

-        Bernhard informerede bestyrelsen om at der indtil nu var brugt kr. 80.000 på vedligeholdelse / forskønnelse af KHF Sundsmark – Vi har fået meget for pengene: Nyt loft, nye stole og indvendig maling af Fælleshuset samt udbedring af havevejene – Vi skylder en stor tak til alle dem, som har doneret deres frivillige arbejdskraft og derved har været med til at holde udgifterne nede.

-        KHF Sundsmark har et udestående på manglende haveleje på kr. 10.000. Bernhard har sendt rykkere/ snakket med havemedlemmer omkring den skyldige haveleje – en betalingsordning var kommet på plads med et enkelt havemedlem.

-        Bernhard vil følge op på KHF Sundsmarks forsikringer.

 

Fælleshuset.

-        Lilian fortalte det stod sløjt til med udlejningen af Fælleshuset. Der havde været flere henvendelser om muligheden af at leje Fælleshuset … men desværre måtte hun afvise dem, da de ikke opfyldte betingelserne fastsat af generalforsamlingen (Havemedlemmer eller bosiddende i nærområdet).

-        Der er blevet opsat skilte med rygning forbudt i Fælleshuset og stillet potte-askebægre op udenfor på havebordene.

Efter indsigelser fra en kommende lejer omkring rygeforbuddet, har bestyrelsen læst op på rygeloven – hvis rygeloven ikke bliver håndhævet, kan KHF Sundsmark blive pålagt en bod fra Arbejdstilsynet. Derfor vil kommende lejere / arrangører af arrangementer blive holdt juridisk ansvarlige såfremt forbuddet tilsidesættes.

-        Ang. borrebiller så er Willy stadig på sagen – er på standby ved kommunen pga. de store vandmængder de oplever her i sommeren.

-        Bernhard vil kontakte en elektriker så nødbelysningen i Fælleshuset kan blive genetableret (Lovkrav). Ved samme lejlighed skal elektrikeren kontrollere belysningen på toiletterne da pærerne springer jævnligt.

 

Havevurdering.

-        Mir havde haft en snak med Willy omkring de manglende havevurderinger – Der sker ingenting og det falder tilbage på Haveformanden, bestyrelsen og ikke mindst de kolonister der ønsker at sælge/ købe. Willy lovede at få planlagt de 8 haver nu der skal vurderes

(Havdalsvej 20, Energivej 14-16, Fasanvej 6, Stendansvej 3 + 9, Dalbovej 2 + 4, Årupvej 3).

-        Søren i bestyrelsen tilbød at hjælpe vurderingsudvalget med hans pc-ekspertise hvis Willy var forhindret i at deltage i vurderingen af haverne / Mir vil kontakte Bjarne så der kan komme skub i sagerne.

-        Haveformanden / kasseren har oplevet at haver er blevet solgt uden deres viden – de er først blevet inddraget når haven er blevet solgt og det nye medlem ønsker at indtræde i KHF Sundsmark. Hvis et medlem ønsker at sælge evt. hus og indbo på et havelod skal Haveformanden kontaktes – sker salget uden KHF Sundsmarks viden kan konsekvensen blive at det sælgende havemedlem får ophævet brugsretten til haveloddet og køber ikke bliver accepteret som medlem pga. overtrædelse af haveforeningens vedtægter.

Forsømte haver.

-        Der sker for lidt - brevene er ikke blevet sendt ud som aftalt på sidste bestyrelsesmøde.

-        Tommy kunne fortælle at han og Willy havde været rundt, men ikke var kommet videre.  

Grønt område.

-        De grønne mænd har været udfordret af den megen regn – så det er ikke manglende vilje hvis nogle plæner er blevet lidt langhårede og hække mangler at blive studset.

-        På et tidligere bestyrelsesmøde blev det besluttet at de grønne mænd skulle kører en månedlig tur med riven – denne beslutning er blevet trukket tilbage, da det vil løsne stenene for meget til gene for cyklister. Det henstilles til alle kolonister om at rive og friholde for grønt foran deres havelod ud til midten af havevejen (jvf. Ordensregler § 12)

Fælles arbejdsdag lørdag den 24. september + Container dag

-        Alle af de stede værende bestyrelsesmedlemmer deltager på dagen.

-        Følgende arbejdsopgaver i prioriteret rækkefølge skal udføres:

1.     Sten på de sidste haveveje i den gamle afdeling

2.     Hækken ved Stationsvej (man kan ikke se Sundsmark skiltet)

3.     KHF Sundsmarks haver – der skal slås græs / klippes hæk

4.     Fælleshuset

Bedet foran Fælleshuset + hjørnet af Havdalsvej.

Frokost til de frivillige kolonister

Rengøring af køkkenet.

5.     Opslagstavlerne – udskiftning til en blød tavle + plexiglas montering.

-        Bernhard bestiller grus og gummiged / Hvis vejene ikke står under vand.

-        Jeanette bestiller 2 containere, der bliver opstillet på den grønne plads ved Fælleshuset.

-        Mir og Lillian står for indkøb af proviant - Bernhard sørger for øl/ vand.

Lysfest den 24. september.

-        Der er blevet hængt et opslag op på tavlen ved Fælleshuset omkring Lysfesten. Bestyrelsen håber at rigtig mange haver vil tænde levende lys i deres haver og flere kolonister vil bakke op om fællesspisningen ved Fælleshuset.

-        Der vil være diplom og præmie til de 5 flottest oplyste haver (Lilian har stillet nogle lækre præmier i udsigt / Jeanette fremstiller diplomer)

-        Tommy og Søren har upartisk lovet at ledsage dommerne rundt i haveforeningen J

 

Evt.

-        Den private genbo til Glentevej 5+6 har forespurgt om han må beskærer træet i skellet. KHF Sundsmark har ingen indvendinger såfremt kommunen siger god for det (Træet kan evt. være omfattet af en fredning)

-        Ang. Hjemmesiden.

KHF Sundsmarks hjemmeside har nu haft 100.000 klik J Jubiii !!! Dejligt at flere og flere ligger vejen forbi.

Desværre har vi været nød til at fjerne nogle meget stødende opslag med et meget groft sprogbrug på hjemmesiden … Snup en kop kaffe inden I farer til tasterne - husk at det er et offentligt tilgængeligt forum hvor alle kan læse med.

Næste bestyrelsesmøde blev aftalt til onsdag den 12. oktober kl. 18.30 hos Jeanette.

REFERAT

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark den. 2. august 2011

Tilstede: Mir, Bernhard, Tommy, Lilian, Willy og Jeanette.

Ikke til stede: Søren ved afbud

 

Referat fra bestyrelsesmøde den 5. juli blev godkendt og ført til protokol.

 

Nyt fra Haveformanden.

-        Tilmelding til Jura og Haveafståelses kursus er konfirmeret med navne/ Der blev aftalt samkørsel. Udgiften til kørsel refunderes af DKF.

-        Jagten på vilde kaniner går ind. Det henstilles til havemedlemmer ikke at chikanerer jægeren, men at sætte et tydeligt skilt på sin havelåge, hvis man ikke ønsker jagt i egen have.

-        Mir kunne desværre berette om en have havde opsagt sin lejekontrakt pga. problemer med at få godkendelsen af bebyggelsen. KHF Sundsmark skal nu forsøge at finde en ny lejer.

 

Møde med Lis Kock fra Kredsen

Efter ønske fra Lis Kock var hun blevet inviteret til at deltage i en diskussion omkring samarbejdet mellem Kredsen og KHF Sundsmark.

-        Arbejdsgangen omkring byggetilladelser blev indskærpet KHF Sundsmark – Misforståelser blev ryddet af vejen.

-        Bestyrelsen bad Lis Kock om en kopi af lejekontrakten for KHF Sundsmark samt byggeregler og evt. skriftlige aftaler med kommunen omkring vedligeholdelse af fællesarealer.

-        Lis Kock / Kredsen ønskede afbud/ suppleant fra KHF Sundsmark hvis Haveformanden/ Mir var forhindret i at deltage i diverse møder (Kreds, Festudvalg, kommune, havevandringer i haveforeningerne og havebedømmelse).

Mir undskyldte mange gange at hun havde glemt et enkelt møde.

-        Ang. havebedømmelse blev der givet udtryk for skuffelse, over at et medlem fra bestyrelsen ikke var til stede under den afsluttende havebedømmelse. Her gjorde bestyrelsen Lis Kock opmærksom på at hvis dette var påkrævet, måtte der komme lidt mere præcise udmeldinger.

-        Ang. tilmelding til kurser ved Danmarks Kolonihave Forbund. Her var Lis / DKF misfornøjet med at bestyrelsen havde lavet en forhåndstilmelding i maj uden navnene på deltagerne. Dette forklarede bestyrelsen var sket, ikke for at generer – men for kunne give de korrekte oplysninger/ navne på et senere tidspunkt (Set i lyset af den store udskiftning i bestyrelsen sidste år). DKF havde ikke kontaktet KHF Sundsmark og gjort opmærksom på at denne forhåndstilmelding var et problem.

-        Ændringen af vejnavn på Fasanvej blev vendt, da KHF Sundsmark ikke havde modtaget noget på skrift fra kommunen. Lis Kock ville følge op på sagen.

Debatten blev afsluttet i god ånd – begge parter vil arbejde på bedre samarbejde og gensidig respekt.

 

Lis Kock havde medbragt listen over Forbunds- og Kreds præmier ved havebedømmelsen. Navnene vil blive offentliggjort hurtigst muligt på hjemmesiden/ tavlen ved Fælleshuset når de sidste oplysninger om præmiemodtagere foreligger. Lis arbejder på sagen og kontakter Jeanette.

 

I forbindelse med Kredsfesten den 1. oktober i KHF Sundsmarks Fælleshus blev det indskærpet, at der er rygeforbud indendørs – både pga. rygeloven men også i respekt for det kæmpe frivillige arbejde der er blevet lagt i den indvendige istandsættelse af Fælleshuset (nyt loft og maling af væggene).

 

Kredsfesten er altid den 1. lørdag i oktober / Ringridning i Sundsmark er altid den 3. weekend i august.

 

Nyt fra Kassereren.

-        Bernhard gennemgik ½ års regnskabet.

-        Der blev spurgt ind til flere punkter.

-        Punktet omkring driften var genstand for flere spørgsmål da det ikke var fyldestgørende og ville blive udspecificeret til det endelige regnskab.

-        Der er aftalt revision af regnskabet i august ved Bo Johansen og Lis Kock (Bernhard vil blive informeret om datoen på et senere tidspunkt).

 

Forsømte haver.

-        Brevene vil blive sendt i denne weekend – Havde stået stille pga. ferie.

-        Der vil efterfølgende blive lavet et nyt eftersyn af haverne 14 dage senere.

 

Havevurderingsudvalget.

-        Der er 5 haver der skal vurderes – vil blive planlagt hurtigst muligt.

 

Fælleshuset.

-        Lillian udtrykte ønske om en hjælpende hånd, når hun selv var forhindret i at være til stede ved afslutningen af en udlejning.

-        Fælleshuset er desværre stadig ledigt i 2 weekender i august.

-        Lillian kunne fortælle at hun havde fået tilfredse tilbage meldinger fra lejere af Fælleshuset – De synes det var blevet rigtig fint indvendigt. Dog havde der været lidt problemer med containeren til affald, da låsen er blevet brudt/ ødelagt – Kommunens renovation vil blive kontaktet da skaden ønskes udbedret.

-        Vinduerne er blevet malet indvendigt og varmepumpen virker endelig J !!! Der er nogle ruder der er blevet knust – skaderne skal udbedres.

-        Det blev vedtaget at der hurtigst muligt skal sættes rygning forbudt skilte op i Fælleshuset (Jævnført tidligere punkt i referatet).

 

Lysfest den 24. september + Fælles arbejdsdag.

-        Der vil blive lavet et opslag om Lysfesten – der vil være fælles grill/ spisning ved Fælleshuset med salg af øl og vand. Havemedlemmer kan tilmelde sig til inden eller under den fælles arbejdsdag.

-        Bestyrelsen vil gerne opfordre havemedlemmer til at deltage i Lysfesten, så vi i år kan få endnu flere haver oplyst – de 5 flotteste haver vil blive præmieret. Det vil ikke være personer med have i KHF Sundsmark der står for bedømmelsen.

-        Mir vil knokle for at få sponsoreret nogle fakler til opstilling på havevejene J

 

Næste bestyrelsesmøde blev aftalt til onsdag den 7. september kl. 19.00 i Fælleshuset.  / Ændret efterfølgende til torsdag den 8. september kl. 19.00 pga. revision af regnskabet.

REFERAT

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark den. 5. juli 2011

Tilstede: Mir, Bernhard, Tommy, Jeanette, Lillian, Willy, Søren

 

Referat fra bestyrelsesmøde den 14. juni blev godkendt og ført til protokols.

 

Godkendelse af dagsorden.

Udkast til dagsorden blev godkendt.

 

Nyt fra Haveformanden.

Jytte havde meddelt haveformanden at hun ønskede at træde ud af bestyrelsen. Søren Andersen / 1. suppleant har accepteret at indtræde i bestyrelsen og blev budt velkommen.

 

Mir informerede bestyrelsen om at der var blevet skrevet 5 nye lejekontrakter siden sidste møde. (Mir giver Jeanette en liste med detaljer hurtigst muligt)

 

Rundkærsvej 1, 3 og Dalbovej 4 har fået ophævet lejekontrakten pga. restancer til KHF Sundsmark samt forsømmelse af haveloddet. (De 2 første blev rengjort på fællesarbejdsdagen – Dalbovej 4 efterfølgende af Bernhard og de grønne mænd)

 

Ang. 3 manglende byggetilladelser – Kredsformanden er blevet rykket for svar.

 

Haveformanden havde netop modtaget årsregnskabet fra Kolonihaveforbundet for Danmark.

 

Ang. fællesarbejdsdagen lørdag den 18. juni – 31 haver deltog i en vellykket dag, hvor der blev lavet en masse flot arbejde, til stor glæde for alle i haveforeningen – EN STOR TAK til alle de fremmødte. Hele bestyrelsen var enig om at vi napper de sidste haveveje næste gang.

 

Nyt fra Kassereren.

Bernhard er en alt for venlig mand og kan ikke sige nej, når han bliver bedt om en hjælpende hånd – derfor havde han ikke ½ års regnskabet færdigt til tiden. Bernhard beklagede meget og erkendte at det ikke var godt nok – vil fremover prioritere sin tid/ opgave bedre.

 

Ang. ophævelse af lejekontrakter – haver der efterfølgende sælges gennem bestyrelsen.

Her skal KHF Sundsmark først have dækket det skyldige beløb i haven + gebyr for ”rengøring” af haven inden udtrædende medlem kan få udbetalt evt. overskydende beløb fra salget. Gebyret for "rengøringen” vil afhænge af haveloddet tilstand og størrelse (minimum kr. 1000,-). Bestyrelsen vil selvfølgelig forsøge at overdrage haveloddet til den bedst mulige pris.

 

Bernhard havde fremskaffet en adresse på Fabrikant Mads Clausens Fond, hvor der kan søges penge til større projekter.

 

Forsømte haver.

Haveformanden og kasseren kunne fortælle at 12 haver er tæt på en ophævelse af deres lejekontrakt, hvis den skyldige haveleje ikke bliver indbetalt. Desværre følges restancer og forsømmelse af haveloddet ofte ad og vil ikke blive accepteret. Diverse have blev diskuteret på dagens bestyrelsesmøde.

 

Der blev aftalt et møde tirsdag den 5. juli kl. 19.00 mellem Haveformanden, Kasseren, Tommy og Willy

-        Her vil evt. ophævelser af lejekontrakter pga. skyldige beløb samt forsømmelse af haveloddet blive kordineret.

-        Der vil blive taget stilling til hvilke havemedlemmer der skal have et ”skidtbrev” pga. forsømmelse af haveloddet og/eller frøbærende ukrudt.

Fælleshuset.

Lilian måtte desværre berette at 2 havde meldt fra i august – således at der nu 2 ledige weekender.

 

De nye stole er ankommet og blevet stillet op. De gamle er blevet sat til salg og allerede nu er der solgt ca. 50 stk.

Lillian udtrykte ønske om at få en liste over hvad det forskellige inventar koster ved tab/ går i stykker under et lejemål. Hun havde allerede modtaget et katalog fra Willy på porcelæn – de nye stole blev sat til kr. 200,-

 

Evt.

Indkøb af en brøndring til Mønstervej blev godkendt.

 

Det blev besluttet at Vandmanden skal ligge inde med reservedele til evt. skader på vandhaner/ synlige rør i haverne.

 

Willy udtrykte utilfredshed på vurderingsudvalgets vegne – der må ikke laves radikale ændringer i en have, før vurderingsudvalget har været forbi. Nu er puklen væk, udvalget fungerer – så nu må de nye kolonister afholde sig fra de store projekter/ oprydning selv om det forståeligt er svært.

 

En kolonist er blevet optaget på prøve – Han har fået 3 måneder til at bevise han kan holde haven. Herefter vil Haveformanden/ Kasseren vurderer om der kan skrives en lejekontrakt.

 

Det blev besluttet at indrykke en annonce om salg af KHF Sundsmarks haver i Sønderborg ugeavis eller JV. (Jeanette laver en annonce)

 

Ang. Sommerfest – der er tilmeldt 26 personer til årets sommerfest. Vi håber I får en sjov og hyggelig aften.

 

Det blev besluttet at holde en kombineret Lysfest/ Årsafslutning i forbindelse med fællesarbejdsdagen lørdag den 24. september – Hele bestyrelsen vil ligge hovederne i blød til næste møde omkring præcis afvikling af arrangementet. (Jeanette laver et opslag)

 

Ang. Kursus ved KFD den 3. september i Kolding

(Mir checker om vi har fået de ønskede pladser/ Ikke hørt svar på vores tilmeldings brev i maj)

Jura kursus: Mir, Bernhard, Tommy og Lilian

Haveafståelses kursus: Willy, H.C, Bjarne Wiese (Willy checker om de andre fra udvalget kan deltage)

 

REFERAT

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark den. 14. juni 2011

Tilstede: Mir, Bernhard, Tommy, Jeanette, Lillian, Villy

Ikke tilsted: Jytte ved afbud.

 

Referat fra bestyrelsesmøde den 11. maj blev godkendt og ført til protokols.

Punktet omkring det ikke godkendte indkøb af printer blev vendt igen, da ingen i bestyrelsen havde et ønske om at hænge en tidligere Haveformand ud i et referat – Men det havde ikke været muligt at indgå et forlig/ få ham i tale.

 

Godkendelse af dagsorden.

Udkast til dagsorden blev godkendt.

 

Nyt fra Haveformanden.

Mir informerede bestyrelsen om 4 nye kolonister/ havelejere vi kan byde velkommen i vores dejlige kolonihaveforening – de sidste kontrakter bliver skrevet på lørdag.

 

Mir berettede at der havde været et møde i Kredsen, hvor hun desværre havde været forhindret i at deltage. Men ud fra det referat hun havde modtaget kunne hun læse at bølgerne var gået højt.

 

KHF Sundsmark har modtaget en invitation fra SILVAN til alle havemedlemmer om at deltage i et møde den 30. juni omkring at blive fordelskunde – Der er hængt et opslag op på tavlen hvor havemedlemmer kan tilmelde sig.

 

Nyt fra Kassereren.

Bernhard kunne berette at der er ca. 20 havemedlemmer der er i restance med deres haveleje/ kontingent – disse havemedlemmer vil modtage et anbefalet rykkerbrev, hvor de vil blive gjort opmærksomme på at betaler de ikke det skyldige beløb vil deres lejekontrakt blive opsagt. Bernhard har haft fat i flere af disse havemedlemmer og mundtligt gjort dem opmærksomme på deres udestående.

 

De eneste havemedlemmer der er fritaget for at betale haveleje, er dem som besidder et tillidshverv hvor dette indgår som en del af aftalen (Haveformand, kasserer, vandmand, vicevært for Fælleshuset, toiletpasser, grøn mand og flagmand). Havelejen refunderes bagud – dvs. når man har udført tillidshvervet i et ½ år, skal man ikke betale den haveleje efterfølgende så længe man forsat besidder posten.

 

Der er blevet indkøbt en harve til at rive havevejene med.

 

Fælleshuset.

Lilian kunne med glæde fortælle at Fælleshuset er udlejet / optaget hele juli og august.

 

De nye stole er lige på trapperne. Det blev besluttet at gemme de 10 pæneste af de gamle stole som reserve. Resten af stolene vil blive solgt til havemedlemmer til kr. 20.- /stk. efter først til mølle princippet – der vil komme opslag på tavlen ved Fælleshuset når stolene bliver sat til salg.

 

Det blev besluttet at købe en ny støvsuger til Fælleshuset – den gamle er stået af og puster støv ud i stedet for at suge (Ups!).

 

Ang. varmepumpen vil der nu blive fundet en alternativ reparatør – Dem vi købte den af er desværre gået konkurs umulige at komme i dialog med.

 

Mir havde set et godt tilbud på bænke/ have bord – der vil blive indkøbt 4 stk. som opstilles foran Fælleshuset samt på ”legepladsen”. (Tilbuddet var desværre udsolgt … vi må kigge efter et nyt)

 

Fælles arbejdsdag den 18. juni.

Da Fælleshuset er udlejet den 18. juni vil der blive stillet et telt op på legepladsen som vil være samlingspunkt til den planlagte frokost.

 

Det blev besluttet at bestille en haveaffaldscontainer, da der vil være en del haveaffald fra KHF Sundsmarks egne haver der skal ryddes og hække der skal klippes. Jeanette står for bestilling af containeren ved Bækkegaard.

-        Bernhard er sjakbajs på haver og hækklipningen .

Udlægning af småsten på havevejene er planlagt som en af arbejdsopgaverne – Villy undersøger mulighed for at låne/ leje de rette køretøjer/ arbejdsredskaber.

-        Villy er sjakbajs på havevejene.

Lilian og Mir står for det muntre køkken med indkøb til hotdogs og BUM.

Bernhard tager sig indkøbet af øl/ vand og småsten til vejene.

 

Bestyrelsen mødes kl. 9 ved Fælleshuset. Jeanette står for afkrydsningen af fremmødte.

 

Jæger/ Kanin jagt

Der har igen i år været klager over de vilde kaniner der hærger i urtehaven og spiser de spirende Tagetes. Det skal undersøges om vores jægerven fra sidste år vil påtage sig jobbet igen i år. Der vil komme opslag på tavlerne når jagten går ind – Som sidste år jages der kun ved sol op- og nedgang.

 

Forsømte haver.

Mir, Tommy og Villy har været rundt/ talt med flere havemedlemmer. Mange har fået fjernet ukrudtet i hækken og ryddet op i haven – men de skal desværre langs igen. I denne omgang vil der blive sendt breve til de forsømmende havelejere.  Bliver haven ikke bragt i orden, vil lejekontrakten blive opsagt.

 

Evt.

Villy har studeret Borrebiller – Han vil kontakte kommunen for evt. at hører om de har en fast skadedyrsbekæmper (Det er trods alt deres bygning).

 

Havebedømmelsesudvalget havde efterspurgt en liste over de haver der ikke skulle med i årets havebedømmelse – De haver der er blevet solgt inden for det sidste år indgår ikke i konkurrencen om veldyrkede haver. Udvalget skal rundt igen her først i uge 24.

 

Næste bestyrelsesmøde er planlagt til tirsdag den 5. juli kl. 19.00 i Fælleshuset.

 

Med venlig hilsen Bestyrelsen

REFERAT

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark den. 11. maj 2011

Tilstede: Mir, Bernhard, Tommy, Jeanette, Lillian, Jytte

Ikke tilsted: Villy / Ikke meldt afbud og forsøgt kontaktet per telefon.

 

Referat fra bestyrelsesmøde den 13. april blev godkendt og ført til protokols.

 

Godkendelse af dagsorden.

Udkast til dagsorden blev godkendt.

 

Nyt fra Haveformanden.

Mir informerede bestyrelsen om 3 kontrakter der var blevet skrevet og 1 der skulle skrives i den kommende uge – Medlemslisten vil blive opdateret og mailet til bestyrelsen.

 

Mir berettede om et møde i Kredsen omkring sæsonens havebedømmelse – Havebedømmelsen vil finde sted i uge 20 + 24 + 28. Der er kommet opslag op på tavlen ved Fælleshuset. Ønsker man ikke at få sin have bedømt, skal man kontakte Haveformanden inden den 8. maj. Arbejdernes Landsbank har desværre meddelt at de ikke vil bidrage med nogen præmie/ pokal i år.

 

Mir beklagede sin nød over samarbejdet med vores Vurderingsudvalg – Havde netop modtaget 10 vurderinger … men de var ikke skrevet under og antallet af kopier var mangelfuldt (Ikke 3 sæt til alle haver). Mir vil tage en snak med Bjarne Wiese og håber han fremover vil være kontaktperson … så de kan få gang i et godt samarbejde.

 

Nyt fra Kassereren.

Bernhard gennemgik regnskabet for 1. kvartal (1.1-31.3.2011)

Der var som forventet kun få indtægter, men store udgifter i forbindelse med kontingent til Forbundet/ Kredsen, jordleje samt loftet i Fælleshuset. Bestyrelsen spurgte ind til punkterne omkring drift, vand og vurderingsudvalget – Bernhard afdækkede de forskellige udgifter i forbindelse med Generalforsamlingen, rørbrud og indkøbet af pc’er til Vurderingsudvalget.

 

I forbindelse med rørbrud kunne Bernhard fortælle, at vandrør ved berørte haver fremover bliver udskiftet, således at KHF Sundsmark rør-net løbende ville blive renoveret/ forbedret. Der hvor der er rørbrud er rørene ofte i så dårlig stand at det ikke er muligt kun at lappe skaden. Den løbende renovering vil blive registreret på et rørnets kort af Vandmanden.

 

HF Sundsmark har et stort indestående på de 2 konti i Arbejdernes Landsbank. Bernhard har forhandlet med banken om højere renter, men hverken han eller bestyrelsen er imponeret over bankens tilbud. Det blev derfor besluttet at undersøge hvilke vilkår KHF Sundsmark kan opnå ved evt. at skifte bank.

    

Fælleshuset.

Varmepumpe anlægget er stadig ikke blevet repareret. Bernhard har flere gange forsøgt at kontakte firmaet, men de vender ikke tilbage. Han vil prøve igen … ellers skal der findes en alternativ reparatør.

 

Købet af komfur fra Lilian blev desværre ikke til noget, da hun har solgt sin have … et krav fra køber var at komfuret var en del af handlen. Ærgerligt!

 

De nye stole til Fælleshuset er blevet bestilt – der er 4-6 ugers leveringstid.

 

Vedtægter og ordensregler.

Der var blevet lavet et nyt sæt af Ordensregler gældende fra 2011. Willy havde inden mødet sørget for at få kopiret Ordensregler, Vedtægter og Aktivitetskalender for 2011. Mir meldte sig til at pakke breve, Jeanette bestiller labels ved Forbundet iflg. dagens opdaterede medlemsliste og søger for at få brevene sendt.

 

De nye Ordensregler vil med det samme blive lagt ind på KHF Sundsmarks hjemmesiden.

 

Ang. haveaffalds containere.

Haveformanden har fået henvendelser fra kolonister der klager over placeringen af den ene container på Borrevej (mellem Glentevej og Havdalsvej). Der er desværre nogle kolonister der har svært ved at se forskel på cola/ øl dåser og ”mælkebøtter”, smider haveaffald så det lander ved siden af i hækken eller ikke rydder op ved at samle det der falder ved siden af op. DET ER IKKE GOD STIL!!!

Bestyrelsen har ved selvsyn i weekenden kunne konstatere problemer ved denne ene container … det er derfor blevet besluttet at næste forår vil der kun blive placeret en container på Borrevej (ved afspærring, op mod grøften/ ved træerne). Der vil i stedet for blive placeret 2 containere på pladsen ved Fælleshuset.

 

De ømme grønne punkter.

Tommy har været rundt i kolonien for at danne sig et overblik over koloniens tilstand. Det varme forår har fået ukrudtet gro vildt og mælkebøtterne blomstre. Han har talt med flere kolonister, som har lovet at få gang i hakke og skovl. Men det er desværre ikke alle der kan nøjes med en venlig opfordring. Tommy og Mir vil stikke hovederne sammen og lave en handlingsplan/ arbejdsgang omkring de misligholdte haver.

 

Ang. den grønne plads ved Fælleshuset … her er Mælkebøtterne gået amok. Bernhard har kontaktet kommunen for at få den gule plads slået inden frøene flyver ud over hele kolonien. Den ansvarlige var ikke til stede, men kollegaerne lovede at vedkomne ville vende tilbage.

Bernhard forelagde i den forbindelse også KHF Sundsmarks problemer med den megen taxa trafik og de omkring boendes bilkørsel gennem havekolonien. Hvis vi ville ligge pres på for at få åbnet Borrevej op igen, foreslog de os at lave en underskrift indsamling i havekolonien (Dette vil straks blive sat i værk).

 

Privat loppemarked

Bestyrelsen gav en kolonist tilladelse til at afholde et privat loppemarked i deres have samt låne ”legepladsen” til et udvidet loppemarked i weekenden 20+21. august.

 

2. Pinsedag/ 13. juni

Willy Majske havde forespurgt bestyrelsen om KHF Sundsmark kunne være interesseret i at afholde et arrangement i Fælleshuset … han vil stille brød og pålæg på bordet fra Pinsedag/ haveforeningen kunne sælge øl og vand – fortjenesten skal gå til KHF Sundsmark.

 

Ang. indkøb af printer uden bestyrelsens godkendelse i 2010

Tidligere haveformand Carl Kublick har uden bestyrelsen viden/ godkendelse købt en printer ved KontorSyd til eget brug. Bestyrelsen har gennem længere tid appelleret til Carl om at betale regningen/ KontorSyd har tilsendt ham en faktura – Men Carl nægter forsat at betale for hans printer.

 

Det har altid været normal kutyme at ønskede bestyrelsesmedlemmer ikke at bruge printeren i Fælleshuset til kopiering, kunne de kun få dækket udgifter til papir og blækpatroner (i rimeligt omfang) – ikke udgifter til anskaffelse af en printer.

 

For at beholde det gode forhold til KontorSyd vil KHF Sundsmark betale regningen på kr. 1050,- + evt. gebyrer. Beløbet vil derefter overgå som et skyldigt beløb til haveforeningen fra Carl Kublick.

 

Næste bestyrelsesmøde er planlagt til tirsdag den 14. juni kl. 19.00 i Fælleshuset.

 

Med venlig hilsen Bestyrelsen

REFERAT

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark den. 13. april 2011

Tilstede: Mir, Bernhard, Tommy, Jeanette, Lillian, Jytte og Willy

 

Referat fra konstituerende bestyrelsesmøde den 26. marts blev godkendt og ført til protokols.

 

Godkendelse af dagsorden.

Udkast til dagsorden blev godkendt uden bemærkninger.

 

Nyt fra Haveformanden.

Mir opdaterede bestyrelsen om kontrakter der var ved at blive skrevet samt der er bestilt havevurdering på 9 haver ved vurderingsudvalget.

Der er rigtig mange haver til salg netop nu – Mir foreslog at lave et opslag, der kunne hænges op i boligforeninger. Jeanette vil lave dette opslag og Bernhard vil hjælpe med at få det hængt op rundt om i Sønderborg – forhåbentlig kan vi ad den vej få nye kolonister ind.

 

Bestyrelsen blev informeret om BBR registreringen af Sundsmark er gået i gang / er under udarbejdelse.

 

Der vil blive udleveret nøgler til Fælleshuset + kontoret til resterende 2 bestyrelsesmedlemmer senest ved næste møde (Medio maj).

 

Nyt fra Kassereren.

Bernhard kunne fortælle at der var mange regninger at betale - men at der også var indtægter på kontoen, da havemedlemmerne var begyndt at indbetale deres kontingent.

 

Bernhard berettede at Carsten Vandmand havde betalt haveleje gennem en længere periode – dette beløb skal selvfølgelig tilbagebetales, da hans tillidshverv som vandmand fritager ham fra haveleje. Ligeledes var der en snak om telefonpenge der ikke var blevet udbetalt – Bernhard vil undersøge/følge op på sagen.

 

Bernhard har været under et stort arbejdspres med udsendelse af kontingent opkrævninger samt færdiggørelse af loftet i Fælleshuset – hvorfor bestyrelsen udviste forståelse for at kvartalsregnskabet først vil blive forelagt bestyrelsen på næste bestyrelsesmøde medio maj.

 

Bernhard opfordrede havemedlemmer til forståelse om ikke at ringe i tide og utide – Har ikke mulighed for at besvarer opkald i arbejdstiden – ”Send mig en SMS, så ringer jeg tilbage hurtigst muligt”.

 

Fælleshuset.

Loftet er blevet færdigt og Lillian har ydet en kæmpeindsats ved at få malet Fælleshuset indvendigt – så nu er det næsten klar til de første lejere den 16. april. Mir, Bernhard og Lilian vil forestå den endelige rengøring / klargøring.

 

Varmepumpe anlægget er endnu ikke blevet repareret, da der længere leveringstid på reservedele end forventet. KHF Sundsmark må i den forbindelse påtage sig udgiften til reparationen, da det firma der har leveret anlægget er gået konkurs.

 

Komfuret i Fælleshuset er stået af – kun 2 af kogepladerne og ovnen varmer kun meget langsomt. Bestyrelsen godkendte derfor køb af et gaskomfur fra Lilian til kr. 2500,- under forudsætning af at det kan tilsluttes (6 stemte for / Lilian undlod at stemme pga. inhabilitet). Komfuret vil blive tilsluttet inden den 16. april.

 

Opvaskemaskinen driller – Bernhard kigger på den. Punkt 1 vil blive kontaktet for reparation under garantien.

 

Bestyrelsen godkendte indkøb af nye termokander til Fælleshuset (12 stk. til kaffe og 8 stk. til te)

Lilian forestår indkøb. Ligeledes vil der blive indkøbt nye gulvklude / rengørings materialer.

 

Stolene i Fælleshuset er over sidste salgsdato – hvorfor bestyrelsen forhånds godkendte indkøb af 90 nye stole – Mir indhenter det endelige tilbud og får accept på købet fra KHF Sundsmarks kasserer. De gamle stole vil blive gennemgået og de ”pæneste” vil blive gemt som reserve stole.

 

Der er blevet konstateret borebiller på Fælleshuset loft. Willy indhenter tilbud på at få sprøjtet.

 

Vedtægter og ordensregler.

Willy have kigget på paragrafferne og vil maile udkast til ændringerne i ordensreglerne til de øvrige bestyrelsesmedlemmer til godkendelse inden publicering.

 

Det blev vedtaget at det nye sæt vedtægter / ordensregler vil blive kopieret og rundsendt til alle havemedlemmer sammen med aktivitet kalenderen for 2011 (Skulle gerne kunne sendes ud i starten af maj).

 

Emnet lås på havelåger blev vendt – der er problemer med at nogle havelejere aflåser deres haver. Dette er ikke tilladt.

I Kolonihaveforbundets lejeaftale med vilkår for leje af en havelod er der en bestemmelse om, at haveforeningens bestyrelse har ret til at skaffe sig adgang til den lejede havelod samt de på havelodden opførte bygninger, hvis forholdene kræver det.  

Meningen med denne bestemmelse er, at det til enhver tid skal være muligt at have uhindret adgang til en havelod, hvis der konstateres igangværende skade, fx sprunget vandrør eller brand.

Bestyrelsen har således givet Carsten Vandmand tilladelse til at skaffe sig adgang ved evt. at klippe låse eller kæde ved synlige tegn på vandspild som fx rindende vandhaner når der åbnes for vandet.

 

Dårlige betalere og misligholdt haver blev vendt – der var bred enighed om at der skulle strammes op i den kommende sæson.

 

Aktivitetskalenderen.

Er blevet lagt ud på Sundsmarks hjemmeside og vil blive hængt op i tavlerne i førstkommende weekend (16-17. april).

 

Jeanette vil forestå bestilling af haveaffaldscontainer til den 7+8. maj.

 

Det blev vedtaget at 2 bestyrelsesmedlemmer den sidste søndag i hver måned vil være at træffe i Fælleshuset fra kl. 14-16.

Der er kaffe/ te på kanderne og måske lidt lækkert. Her har kolonister mulighed for at tage en snak med ”bestyrelsen”, få afklaret evt. problemer eller komme med ris/ ros og gode forslag til nye initiativer i Sundsmark.

Søndag den 24. april: Mir & Tommy

Søndag den 29. maj: Lilian & Bernhard.

 

Havevurderingsudvalget.

Willy vil fremover være kontaktperson for at lette arbejdsgangen. Mir vil maile besked til Willy om haver der skal vurderes ved salg – Havevurderingerne vil fremover ske med max 14 dags interval. Kontrakt skrivning skal afsluttes inden for en måned, fra haveformanden er blevet kontaktet af sælger.

 

Det blev besluttet at tilmelde 3 personer til Haveafståelse kursus ved DKF den 3. september i Kolding (Afmeldes hvis der afholdes kursus tidligere i Sønderborg)

Ligeledes vil 4 bestyrelsesmedlemmer blive tilmeldt et kursus i Jura/ Bestyrelsesansvar den 3. september i Kolding. Deltager navne vil blive fastlagt på et senere tidspunkt. Men tilmelding vil ske allerede nu for at sikre Sundsmark plads på de nævnte kurser.

 

Renovering af haveveje.

Havevejenes dårlige stand blev diskuteret og en enig bestyrelsen vedtog at Bernhard og Willy måtte påbegynde renovering af havevejene: Glentevej, Mønstervej, Havdalsvej samt nedre del af Fasanvej.

Bernhard vil i forbindelse med udbedringen af P-pladsen ved Pumpehuset leje en gummiged der ligeledes skal bruges til at planerer de ovennævnte haveveje – dette skal gøres i foråret mens jorden endnu er blød. Efterfølgende vil der blive påført småsten (samme type som på pladsen ved Fælleshuset) … i knap så rigelige mængder. Bernhard indhenter tilbud på sten.

 

Grønne mænd vil når havevejene er færdige rive havevejene månedligt. Der vil blive indkøbt en rive til havetraktoren til formålet. Ligeledes vil der blive indkøbt en vogn eller mindre trailer til Sundsmarks havetraktor for at lette de Grønne mænds arbejde.

 

Fælles arbejdsdag den 24. september.

Det blev vedtaget at en af opgaverne her ville være isolering af loftet på Fælleshuset – udlægning af Rockwool.

 

KHF Sundsmark på den lange bane.

 

Renovering af facaden på Fælleshuset .

Der vil på et senere tidspunkt blive indhentet forslag og tilbud der kan forelægges havemedlemmerne på generalforsamlingen i 2012.

 

Toiletbygningen.

Der vil på et senere tidspunkt blive indhentet forslag og tilbud der kan forelægges havemedlemmerne på generalforsamlingen i 2012.

Det blev foreslået at vi evt. skulle have et afløb/ anordning til tømning af de kemiske toiletter samt betalings brusekabiner.

 

Næste bestyrelsesmøde er planlagt til onsdag den 11. maj kl. 19.00 i Fælleshuset.

 

Med venlig hilsen Bestyrelsen

REFERAT

Konstituerende Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark

26. marts 2011 – afholdt i forlængelse af den ordinære generalforsamling

Tilstede: Mir, Bernhard, Tommy, Jeanette, Lillian, Jytte og Willy

 

Referat fra seneste bestyrelsesmøde, afholdt den 17. marts.

Var blevet godkendt af den tidligere bestyrelse og ført til protokol.

------

 

Godkendelse af dagsorden.

Udkast til dagsorden blev godkendt uden bemærkninger.

 

Velkommen til nye og ”gamle” bestyrelsesmedlemmer

Nye og ”gamle” bestyrelsesmedlemmer blev budt velkommen … dejligt med nye kræfter og friske øjne på arbejdsopgaverne. For de nye medlemmer var der en kort gennemgang af de forskellige arbejdsopgaver / problemstillinger.

Bernhard indskærpede de forskellige regler omkring udgiftsbilag ved indkøb – Kvitteringer må kun indeholde indkøb til KHF Sundsmark - ikke være blandet med private indkøb af mælk og kuglepenne etc.- indkøb skal kunne godkendes af kassereren.

 

Konstituering af bestyrelsen.

Bestyrelsen blev med fuld opbakning konstitueret som følgende:

-        Haveformand: Mir Wiese

-        Kasserer: Bernhard Hørhmann

-        Næstformand: Tommy Due

-        Sekretær: Jeanette Madsen

Misligholdte haver blev diskuteret – Tommy og Willy var friske på at kaste sig over opgaven. Alle blev opfordret til at komme med gode ideer / input til næste bestyrelses møde – bl.a. skal standard brevenes formuleringer gennemgås.

Der var enighed om at al kontakt/ breve til medlemmer med misligholdte haver, vil blive varetaget af de bestyrelsesmedlemmer, der har påtaget sig opgaven med at gøre Sundsmark til en endnu smukkere haveforening.

 

Evaluering af den ordinære generalforsamling.

Listen over de valgte medlemmer til tillidsposter blev gennemgået - Jeanette udarbejder en tillidshvervliste til godkendelse, inden de slås op i tavlen ved Fælleshuset.

De vedtagne forslag fra generalforsamlingen blev gennemgået og skal indarbejdes i KHF Sundsmarks vedtægter og ordensregler hurtigst muligt – Willy kigger på paragrafferne.

 

Kalender 2011

o    1. april:                              Der åbnes for vandet hvis jorden er frostfri.

o    7+8. maj:                          Haveaffaldscontainer opstilles (3 stk.)

o    18. juni:                             Pligtig fællesarbejdsdag for alle kolonister

o    20. august: Sundsmark Ringridning på pladsen ved Fælleshuset

o    24. september:                 Pligtig fællesarbejdsdag for alle kolonister

o    24+25. september:           Haveaffaldscontainer opstilles (2 stk.)

o    1. november:                    Der lukkes for vandet – evt. før hvis frosten kommer tidligt.

Der var enighed i bestyrelsen om at gentage sidste års succes med at kombinerer sensommerens fællesarbejdsdag med en haveaffaldscontainer weekend – det fungerede rigtig godt sidste gang.

 

Ang. Fælleshuset.

Lillian meddelte bestyrelsen at hun meget gerne ville påtage sig opgaven med at male Fælleshuset indvendigt. Nu vi har fået et nyt flot loft, trænger væggene også til en omgang. Væggene forbliver hvide og bjælker/ træværk ”rødt”.

 

Næste møde afholdes onsdag den 13. april kl. 19:00 hos Lillian (privat)

Alle bestyrelsesmedlemmer blev opfordret til at gennemtænke prioriteringen af arbejdsopgaver og de udfordringer KHF Sundsmark står over for (Hvad er vigtigt og hvad kan vente?)

Referat  af ordinær generalforsamling i KHF Sundsmark
afholdt i foreningens fælleshus lørdag den 26. marts 2011
.

 

Valg af stemmeudvalg

Generalforsamlingen startede lidt udsædvanligt idet der blandt de fremmødte ikke var enighed om hvem der skulle være dirigent. Salen krævede derfor skriftlig afstemning. Der blev således, som første punkt på dagsordnen, nedsat et stemmeudvalg bestående af tre personer. De tre valgte blev: Kaj Oldenborg, Willy Nielsen og Henning.

 

Valg af dirigent

Således rustet til at afholde skriftlige valg, skred generalforsamlingen til dagens første afstemning; nemlig valg af dirigent. Lillian Pedersen blev valgt med 25 stemmer. Øvrige kandidater var Tommy Due som fik 12 stemmer og Lis Kock med der fik 19 stemmer. Lillian kunne konstatere at XXX stemmeberettigede haver var mødt op til generalforsamlingen, at den var rettidig indkaldt og vedtægterne i øvrigt var overholdt. Herefter overgik vi til den egentlige generalforsamling.

 

Bestyrelsen beretning

Mir Wiese startede med at mindes de medlemmer af KHF Sundsmark der i den forgangne sæson gik bort. Der var et minuts stilhed. Under beretningen delte bestyrelsen flotte erkendtlighedsgaver ud til de mange kolonister der har udført frivilligt arbejde i den forgangne sæson. I øvrigt henvises til den trykte og omdelte beretning som vedlægges.

 

Årsregnskab

Bernhard Høhrmann gennemgik det omdelte regnskab og besvarede spørgsmål fra salen. Der var et ønske om at ”lottoudvalget” skulle aflevere et separat regnskab til bestyrelsen. Det tog bestyrelsen til efterretning. Det blev konstateret at foreningen har en pæn formue stående i Arbejdernes Landsbank til en relativ lav rente. Eneste måde at få en højere rente er ved at slå foreningens to konti sammen til kun én konto. Regnskabet blev godkendt med applaus.

 

Kontingent

Bestyrelsen havde fremsat forslag om forhøjelse af kontingentet med 5 %. Forslaget blev vedtaget med overvældende flertal. Afstemningen skete ved håndsoprækning.

 

Indkomne forslag

Herefter gik generalforsamlinger over til at diskutere de mange modtagne forslag. For så vidt ordlyden af de indkomne forslag, henvises til den udsendte indkaldelse og omdelte dagsorden hvor alle forslag er nøje beskrevet.

 

Forslag 1

Hækhøjden forslås hævet til 1,60 m. Forslaget er nøje beskrevet i indkaldelsen til generalforsamlingen og omdelte dagsordnen. 

Forslaget blev vedtaget med 53 stemmen for, 7 stemmer imod og 6 blanke.

 

Forslag 2

Bebyggelsesgrænsen hæves. Forslaget er nøje beskrevet i indkaldelsen til generalforsamlingen og omdelte dagsordnen. Dette forslag blev taget af dagsordenen grundet en procedurefejl. Dateringen på forslaget var forkert


Forslag 3

Pligtig PBS. Forslaget er nøje beskrevet i indkaldelsen til generalforsamlingen og omdelte dagsordnen. Dette forslag blev afvis med 30 stemmer imod, 28 stemmer for og 8 blanke.

 

Forslag 4

Forudbetaling af 200 kr. for undladelse af pligtarbejde. Forslaget er nøje beskrevet i indkaldelsen til generalforsamlingen og omdelte dagsordnen. Dette forslag blev godkendt med 37 stemmer for, 27 stemmer imod og 2 blanke

 

Forslag 5

Postkasse direktiv. Forslaget er nøje beskrevet i indkaldelsen til generalforsamlingen og omdelte dagsordnen. Forslaget om postkasser ved alle havelåger blev godkendt med 53 stemmer for, 11 stemmer imod og 2 blanke.

 

Forslag 6

Forslag om ”morfar tid”. Forslaget er nøje beskrevet i indkaldelsen til generalforsamlingen og omdelte dagsordnen. Forslaget blev godkendt med 35 for og 30 stemmer imod. Ingen blanke.

 

Valg af formand, kasser og øvrig bestyrelse .

Mir Wiese blev valgt til haveformand for 1 år.

Bernhard Høhrmann blev valgt som kasser for 2 år

Jeanette Madsen blev valgt for yderlige 1 år

Willy Nielsen blev valgt for 1 år.

Jytte Kjær-Fog blev valgt for 1 år

Tommy Due blev valgt for 2 år

Lillian Pedersen blev valgt for 2 år.

 

Bestyrelsen vil konstituere sig internt for så vidt alle poster undtagen haveformand og kasser.

 

Valg af suppleanter til bestyrelsen

Søren Andersen blev valgt til 1. suppleant

Margrethe Oldenborg blev valgt til 2. suppleant

Bjarne Wiese blev valgt som 3. suppleant

 

Valg af 2 interne revisorer og 1 suppleant.

Lis Kock og Bo Johansen blev valgt til revisorer. Maj-Britt Hansen blev valgt til revisor suppleant. Alle tre blev valgt for 1 år.

 

Vurderingsudvalg

Bjarne Wiese og Willy Nielsen blev valgt til vurderingsudvalget for 2 år. Som suppleanter for 1 år blev Pia Thesbjerg og Jytte Kjær-Fog valgt.

 

Havebedømmelsesudvalg

Hans Christian Hansen og Bjarne Wiese blev valgt til KHF Sundsmarks vurderingsudvalg. Som suppleant bliv Lis Kock valgt. Alle tre blev valgt for 1 år.

    

Festudvalg

Der var ingen kandidater der ville påtage sig at arrangere både lysfest og sommerfest. Efter nogen debat blev det besluttet at Eva Madsen og Solveig Vildstrand, med opbakning fra bestyrelsen, vil forsøge at arrangere en sommerfest i sæsonen 2011. Maj-Britt Hansen meldte sig frivilligt og vil hjælpe til med at arrangere ”kredsfesten 2011”

 

Vandmand

KHF Sundsmark velfungerende vandmand har tilbudt at fortsætte i sæsonen 2011. Stor tak til vores ”vandmand”

 

Fælleshuspasse

Lillian Pedersen har super effektivt og meget dygtigt passet fælleshuset i den forgangne sæson. Lillian har heldigvis tilbudt at fortsætte med at passe fælleshuset i endnu et år.

 

Flagmand

Ingen hejser dannebrog så smukt som H.C. Hansen som heldigvis har tilbudt at fortsætte med dette også i sæsonen 2011. Vi takker alle vores flagmand.

 

Grøn mand (grønne mænd)

Hans Christian Hansen taget endnu et år som grøn mand godt hjulpet og støttet af Tommy Due. KHF Sundsmark har således to ”grønne mænd”

 

Toilet eftersyn og rengøring

Lillian Pedersen stopper på denne post. Margrethe Oldenborg tilbød at påtage sig denne opgave i den kommende sæson.

 

Eventuelt

Der var fra generalforsamlingen stor ros til KHF Sundsmarks hjemmeside med opfordringer til alle fremmødte om at benytte siden.

 

Knap så meget ros var der til vores toiletter der blev beskrevet som uhumske – i hvert fald i perioder. Ikke ment som en kritik af vores ”toilet passer” men en opfordring til alle om at passe på toilettet, benytte toiletbørsten og i øvrigt efterlade toilettet som man ønsker at finde det.

 

Der var fra salen bemærkninger om at KHF Sundsmark kunne spare på elregningen ved at lade lyset på toilettet slukker hurtigere ligesom lyset ved indkørslen på bagsiden af fælleshuset tænder selv i solskin.

 

Lis Kock opfordrende til et godt samarbejde mellem forening og kreds. Opfordrede KHF Sundsmark til at spørge kredsen til råds.

 

Endelig var der fra et tidligere bestyrelsesmedlem og nu nyvalgt bestyrelsesmedlem, beklagelser over en angiveligt langsommelig dokumentgang i forbindelse med en havehandel.

 

Mødet hæves

Herefter hævede formanden mødet. Takkede for fremmødet, ønskede alle en god havesæson og sluttede af med at takke dirigenten for et godt arbejde.

Referat

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark

17. marts 2011 hos Jeanette kl. 17:30

Tilstede: Mir, Margrethe, Bernhard og Jeanette

Afbud: Anders og Solveig

                        

Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 23. februar 2011

Referatet kunne ikke godkendes da Anders var forhindret i at deltage i dagens møde – Der forelå ikke noget referat fra mødet den 23. februar 2011.

Jeanette påtog sig opgave med at skrive referat af dagens møde.

 

Nyt fra formanden

Mir berettede om 7 kontrakter der var blevet skrevet / bragt i orden – medlemsliste vil blive opdateret inden generalforsamlingen.

 

Nyt fra kasseren

Bernhard fortalte om møde med ekstern regnskabskyndig samt KHF Sundsmark revisorer.

Bernhard lovede at have det endelige regnskab samt budget klart og kopieret til udlevering på generalforsamlingen lørdag den 26. marts.

Bernhard berettede at tidligere haveformand Carl Kublick har lavet et salg/ lejekontrakt udenom kassereren – dette betyder at KHF Sundsmark må eftergive et ½ års kontingent til omtalte have.

 

Vedr. vurderingsudvalg.

Efter ønske fra vurderingsudvalget vil der blive indkøbt en mindre lap-top samt printer (Mir og Bernhard står for indkøb).

Det indskærpes vurderingsudvalget at nævnte computer kun må bruges ved arbejde i forbindelse med KHF Sundsmark.

 

Loft i fælleshus

De 3 første sektioner af loftet i Fælleshuset er færdigt – men flytning af varmeanlægget forsinker færdiggørelse af den sidste sektion nærmest køkkenet. Firmaet der skal flytte/ reparerer varmeanlægget kan først gøre dette tirsdag den 22. marts – hvorfor loftet desværre ikke vil være helt færdigt til generalforsamlingen.

De 3 færdige sektioner med nye lamper ser fantastisk ud og har givet et kæmpe løft til Fælleshuset – Lyst, venligt og ingen drys i suppen mere. Anders, Carsten og Bernhard der har hamret og skruet udtrætteligt i 3 weekender har lavet et flot arbejde … frivilligt arbejde ud over det sædvanlige.

Der blev aftalt oprydning/ rengøring af Fælleshuset ved Mir, Bernhard og Margrethe torsdag den 24. marts kl. 10.00.

 

Generalforsamling

Generalforsamlingens forløb blev diskuteret.

Det blev nævnt at der muligvis var tvivl om de tillidshverv der ikke er på valg i 2011 – Vandmand, fælleshus passer, toilet rengøring, flagmand og grøn mand - hvis enkelte af disse kolonister ikke ønsker at forsætte, skal posten genbesættes. Derfor blev der fremstillet en ny dagsorden til udlevering på dagen, hvor dette punkt er tilføjet.

Arbejdsopgaver blev fordelt i forbindelse med afvikling af generalforsamlingen blev fordelt mellem de fremmødte bestyrelsesmedlemmer.

-        Jeanette havde et hæfte med stemmesedler klar – dette blev godkendt. Jeanette står for fremstilling af 75 sæt stemmesedler + renskrivning af arbejdsopgaverne for de enkelte tillidshverv (Margrethe havde nogle papirer fra tidligere).

-        Margrethe tager sig af kopiering af ny dagsorden + forslag fra bestyrelsen der skal behandles.

-        Bernhard står for indkøb af drikkevarer: kaffe, vand og øl.

-        Mir står for indkøb til oste- og rullepølsemadder til forsamlingen + kopiering af bestyrelsens beretning.

Det blev aftalt at bestyrelsen møder ind senest kl. 11 / 1 time før generalforsamlingen.  Gerne før da der skal smøres madder, rettes an samt modtages kolonister (afkrydsning på medlemsliste ved udlevering af stemmeseddelhæfte).

Vedr. den nye bestyrelse. Konstituerende bestyrelsesmøde for den nye bestyrelses blev foreslået afviklet i forlængelse af generalforsamlingen – der er udarbejdet et forslag til dagsorden.

Referat

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark

19. januar 2011 hos Jeanette

Tilstede: Mir, Margrethe, Jeanette, Bernhard og Anders

Afbud: Solveig

 

Valg af ordstyrer

Jeanette blev valgt enstemmigt til ordstyrer

 

Godkendelse af dagsorden

Agendaen blev godkendt uden bemærkninger.

                        

Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde den 29. november 2010

Referatet blev godkendt uden bemærkninger.

 

Nyt fra formanden

Mir berettede om hedes møder med kredsen og kommende møder med Lis Kock og kommunen.

 

Nyt fra vores kasserer

Bernhard fremviste og gennemgik perioderegnskabet fra 1.1.2010 til 28.10.2010. Regnskabet er allerede revideret af vores interne revisorer og godkendt dog med en anmærkning omkring nogle få manglende bilag (ikke store beløb) i forbindelse med den seneste fest. Det ser faktisk rigtig fornuftigt ud og vores kolonihaveforening har en pæn stor formue. Der har i 2010 kun været et enkelt ledningsbrud som har kostet omkring Kr. 4.000 at udbedre. På den baggrund udspandt der sig endnu en diskussion om vores eventuelle opsparing til eventuel udskiftning af kolonihaveforeningens vandrør.

 

Jeanette og Anders tilrådende Bernhard at få hjælp til gennemgang og opstilling af regnskab (ej revision) i forbindelse med afslutning og præsentation af regnskab før generalforsamlingen.

 

Vurderingskursus og vurderingsudvalg.

Næste vurderingskursus afholdes af hovedforbundet den 5. februar 2011i Esbjerg, men allerede den 19.2.2011 afholdes endnu et i Glostrup og 5. marts i Herning. Bjarne Weise er en mulig kursist.

 

Loft i fælleshus

Arbejdet påbegyndes i weekenden den 22. og 23. januar 2011. Der er allerede bestilt bygningsmaterialer til første sektion af loftet. Næste arbejdsweekend er den 5 + 6. februar 2011. Om lørdagen den første weekend laver Juliane frokost mens Margrethe laver frokost om søndagen.

 

Generalforsamling

Den næste ordinære generalforsamling afvikles den 26.3.2011 i fælleshuset kl. 12:00. Anders vil forsøge at arrangere en dirigent / ordstyrer. Det blev besluttet at afvikle generalforsamlingen med hjælp af power point og i øvrigt fremstille fornuftige stemmesedler der ikke giver anledning til spørgsmål og diskussioner. Desuden skal der i år være flere rullepølsemadder og lidt færre ostemadder. J

 

Hvervemøde

Anders udsender hvervebrev. Hvervemødet afholdes 10. marts 2011 i fælleshuset. Hele bestyrelsen bør deltage.

 

Postbox

Det blev aftalt at vores adresse oplysninger flest mulige steder (kommune, leverandører, forsyning etc.) skal ændres til postbox 117.

 

Forslag til generalforsamlingen

Jeanette og Anders udarbejder forslag til generalforsamlingen som fremsættes samlet af bestyrelsen.

 

Pakkedato

Der skal pakkes breve inkl. indkaldelse til generalforsamling, forslag til dagsorden + årsregnskab 2010 den 2.3.2011 hos Anders.

 

Næste møde i bestyrelsen

Er den 24.2.2011. hos Anders. Vi mødes kl.19:00

Skriv en ny kommentar: (Klik her)

123hjemmeside.dk
Tegn tilbage: 160
OK Sender...
Se alle kommentarer

| Svar

Nyeste kommentarer

26.10 | 18:13

Flot hjemmeside, ville ønske andre haveforeninger havde en tilsvarende

...
15.10 | 17:25

Der står i lokal plamen §3 stk 2 at kolonihavebebyggelsen kun må benyttestil overnatning fra1 April til 31 Oktober. Birte

...
13.10 | 19:18

Kan ikke finde noget om overnatning i vinterhalvåret siden marts måned. Har man fundet ud af noget??

...
05.10 | 20:55

Kolonihaven lå på den modsatte side af Mommarkbanen i forhold til Lavbrinkevej Ryttertoften kunne han ikke rigtig huske, men hans bror havde en have ved Lavbrin

...
Du kan lide denne side
Hej!
Prøv at lave din egen hjemmeside ligesom mig! Det er nemt, og du kan prøve det gratis
ANNONCE