REFERATER 2012

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark onsdag den 19. december 2012

Tilstede: Mir, Mads, Jeanette og Søren Ikke tilsted: Hanne og Majbrit v/ afbud og Willy u/ afbud

Nyt fra Formanden:

Havde modtaget en oversigt over forbundets kursusplan i foråret 2013.

KHF Sundsmark vil deltage med 2 personer på et haveafståelseskursus den 2. februar i Kolding samt 2 personer den 23. februar i Silkeborg.(Mir står for tilmelding)  

Sønderborg og Haderslev kredsene skal sammenlægges.

Det indledende arbejde begynder i 2013 og sammenlægningen forventes gennemført i 2015.

KHF Sundsmark er blevet informeret om, at der skal vælges 18 personer fra vores kolonihaveforening til et repræsentantskab, i forbindelsen med sammenlægningen – De skal vælges på generalforsamlingen i 2013.

Kolonihaveforbundet for Danmark vil være repræsenteret på Sønderborg Kredsens 2013 generalforsamling ved 2 personer fra hovedbestyrelsen – Her kan der stilles spørgsmål til sammenlægningen af de 2 kredse og betydningen for alle havemedlemmer.  

Mir har kontaktet Sdb. Kommune ang. Fælleshuset … Det viser sig at aben er sendt videre til forsikringsselskabet. Mir vil nu kontakte forsikringsselskabet for en opdatering.

Kommunen vil stille et lokale til rådighed til opbevaring af haveforeningens arkiv & kram … de leder dog forsat efter et lokale.  

Der er en rørskade på Rundkærsvej – Den skal repareres i foråret, når der åbnes for vandet igen.

Mysteriet omkring regningen fra et VVS firma er blevet afklaret - firmaet er blevet informeret om at KHF Sundsmark fremover ikke betaler for reparationer, der ikke forlods er godkendt af haveformanden eller bestyrelsen.  

Bernhard er blevet pålagt en bøde pga. Fælleshus branden – Tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer (Mir, Mads, Jeanette, Søren + Majbrit/ telefonisk) vedtog at KHF Sundsmark betaler bøden, da den uheldige hændelse indtraf under udførsel af frivilligt arbejde. Bestyrelsen afstår fra at afholde deres ”julefrokost” i solidaritet, for at dække en del af bøden.

Nyt fra Kassereren:

Var desværre forhindret i at deltage i aftenens bestyrelsesmøde – Men havde mailet det foreløbige 4. kvartal regnskab til sekretæren der blev omdelt til bestyrelsen (Vedlagt referatet).

KHF Sundsmark havde modtaget en rosende mail fra haveforeningens revisorer efter deres revisionsbesøg:

Det er godt nok et flot regnskab hun har, samt styr over billagerne. En fornøjelse at reviderer sådanne et regnskab.” …  Flot arbejde Majbrit 

Evt.

Jeanette informerede bestyrelsen om, at hun personligt/ skriftligt har bedt Planafdelingen om en uddybende forklaring vedrørende forskelsbehandlingen af kolonihaveforeningerne i Sønderborg. Sønderskov har iflg. deres nye lokalplan fået lov til at opstille 1 havetrailer på haveloddet.

Der er blevet lukket for vandet i toiletbygningen, da radiatoren ikke virker – Der ikke er varme i bygningen og dermed en risiko for frostskader på rør.  

Bestyrelsen.

Næste bestyrelsesmøde er planlagt til mandag den 14. januar kl. 19.00 hos Jeanette.

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark mandag den 19. november 2012

Tilstede: Mir, Majbritt, Hanne, Jeanette og Søren Ikke tilsted: Mads v/ afbud og Willy u/ afbud

 

Nyt fra Formanden:

Har modtaget et referat fra Kolonihaveforbundet for Danmarks kongres.

Kongressen har bl.a. vedtaget at havemedlemmer i levende live kan overdrage deres lejekontrakt /havelod til slægtning i ret- og opstigende linje. Endvidere har hovedbestyrelsen i tillæg til dette, vedtaget en ændring i lejekontrakterne, der betyder at antallet af lejere af den samme havelod begrænses til 2 personer. (Brev vedlagt referaet)

De nye forbunds vedtægter kan findes på forbundets hjemmeside under: ”Love & Vedtægter”.  

Status for Fælleshuset / genopførsel – Intet nyt ud over at murværket er ved at blive tørret. Mir vil kontakte kommunen for en opdatering.

Majbrit forhøre sig hos Skadesservice om opbevaringsmuligheder for haveforeningens ting, indtil et nyt Fælleshus står færdigt.

KHF Sundsmark har modtaget endnu et brev fra Sønderbog Slot der ønsker deres pokal retur for evt. restaurering – Bestyrelsen har endnu ikke vished for om pokalen er blevet reddet af Skadesservice.  

KHF Sundsmark har modtaget endnu en kopi af BBR registreringerne fra Sønderborg kommune.  

Bernhard har af haveformanden og tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer fået tilladelse til at lukke for vandet i haveforeningen, da det ikke har været muligt at komme i kontakt med vandmanden og der ventes hård nattefrost.

KHF Sundsmark har modtaget et brev fra Kolonihaveforbundet for Danmark varetagelse af foreningsadministrationen. Dette kræver at alle medlemmer er tilmeldt betalingsservice og vil koste kr. 250-275 per lejer (Ca. 45.000 kr. årligt). Brev vedlagt referat.  

Bestyrelsen har godkendt bestilling af ny havetraktor, til erstatning for den som blev stjålet efter branden – Vil først blive leveret/ betalt når sæsonen starter igen i 2013. Havetraktoren er dækket af haveforeningens forsikring.

Bestyrelsen godkendte indkøb af nyt værktøj til vandmanden, som erstatning for det som gik tabt under branden.

Haveformanden vil kontakte Kredsformanden omkring formalia vedr. det havemedlem der har fået opsagt sin lejelkontrakt pga. misligholdelse af havelod gennem flere år.

Haveforeningen er igen i år plaget af en del indbrud i forbindelse med at kolonihavesæsonen er ovre. Bestyrelsen vil gerne opfordre alle havemedlemmer til at holde et våget øje på uregelmæssigheder i haverne.

Nyt fra Kassereren:

Der er planlagt revision af foreningen regnskab onsdag den 21. november – Majbrit er klar til gennemgangen af regnskabet og bilag.

Majbrit redegjorde for haveforeningens indestående i banken. Flertallet af havemedlemmerne har været flinke til at indbetale årets sidste kontingent – Der er dog enkelte medlemmer som forsat ikke har indbetalt.

Et havemedlem har henvendt sig ang. ubetalt kontingent/ rykkerskrivelse – Vil ikke betale, da hun har solgt sin have i foråret 2012. Dette er dog et ulovligt salg, da hverken haveformanden eller andre fra bestyrelsen er blevet informeret om salget og informationer om køber IKKE er blevet videregivet til haveformanden/ kasseren/ bestyrelsen af sælger eller køber.

Bestyrelsen vil gerne understrege at ingen kan overtage lejemålet af en havelod uden om bestyrelsen. Man har IKKE råderet over haveloddet uden en gyldig lejekontrakt.

Bestyrelsen/ haveformanden kan afvise at indgå en lejekontrakt, hvor et ulovligt salg har fundet sted iflg. haveforeningens vedtægter § 3.3  

Haveforeningen har modtaget en regning fra et VVS firma – Der vil blive checket op på reparationen, da ingen i bestyrelsen er blevet informeret omkring evt. rørskader.

Havevurdering / Haveafståelse.

Bestyrelsesmedlem/ Formand for Vurderingsudvalget udeblev fra dagens møde uden afbud.

En enig bestyrelse besluttede at kontakte Kredsformanden for en løsning omkring de manglende vurderinger – KHF Sundsmark må forvente ekstraudgifter til vurderingsfolk udlånt af andre haveforeninger.

Evt.

Medlemmer har henvendt sig ang. trækningsliste fra Kredsens årlige fest / lotteri. Liste er forsvundet fra opslagstavlen ved toiletbygningen.

Stor tak til Christian der hjalp med at fremskaffe og bringe en liste, der nu er lagt ind på hjemmesiden J

Ang. generalforsamlingen i marts blev mulig lokalitet diskuteret, da Fælleshuset ikke forventes genopført inden medio marts.

Ikke alle præmier/ diplomer for veldyrket have 2012 er blevet afhentet. Haveformanden vil opbevare dem og kan kontaktes for afhentning.

 

Bestyrelsen.

 

 Næste bestyrelsesmøde er planlagt til den 19. december kl. 19.00 hos Hanne / Siden flyttet til hos Jeanette

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark mandag den 8. oktober 2012

Tilstede: Mir, Majbritt, Mads, Willy, Hanne og Jeanette Ikke tilsted: Søren v/ afbud

Nyt fra Formanden/ Mir:

Ang. Fælleshuset:

Afventer liste fra Skadesservice for den endelige opgørelse kan finde sted med forsikringsselskabet.

Sønderborg Slot har henvendt sig ang. en pokal udlånt til haveforeningen. Om pokalen er gået tabt i branden kan først fastslås når alle effekter er returneret fra Skadesservice.

Ang. Fælleshuset / Ombygning:

Sønderborg kommune afventer afgørelse fra taksator før videre forløb kan planlægges.

Ang. lokalplanen:

Sønderborg kommune har henvendt med uddybende spørgsmål til haveforeningens indsigelser. Bestyrelsen har ikke kenskab til hvornår den endelige lokalplan forelægger.

Ang. misligholdte haver:

Et havemedlem har fået ophævet sin lejekontrakt pga. misligholdelse af haveloddet – Der har været utallige mundtlige/ skriftlige påtaler gennem de sidste år.

Et medlem har efter påtale om misligholdelse overdraget haven til haveforeningen.

Formanden og sekretæren var forbi Stolberg med vandrepokalen for veldyrket have inden Kredsens årlige fest.  Havemedlemmer som har vundet præmie/ diplom for veldyrket have kan kontakte haveformanden, for aftale om afhentning af præmie.

Nyt fra Kassereren.

Girokort / betalingsservice for årets 2. kontingentopkrævning er blevet sendt ud.

Kasseren berettede at et havemedlem skylder kontingent for et helt år – Bliver det skyldige beløb ikke betalt ser bestyrelsen ingen anden udvej end at ophæve lejekontrakten.

Kasseren vil forelægge regnskabet for bestyrelsen ved næste bestyrelsesmøde – men berettede at økonomien så fornuftig ud.

Havevurdering / Haveafståelse.

Lisbeth fra havevurdering har trukket sig fra udvalget.

Bestyrelsen have en alvorlig samtale med formanden for  have-vurderingsudvalget , da der ikke har fundet vurderinger sted siden den sidste weekend i juni – Dette er dybt utilfredsstillende for udgåenden/nye havemedlemmer og haveformanden der ikke kan udfører sit arbejde. Haveforeningens computer er gået tabt i branden – men formanden for vurderingsudvalget forsikrede at han forsat har det nødvendige program/ regneark og vil bruge sin egen computer for at få løst problemet med de manglende vurderinger hurtigst muligt.

Dårlig kommunikation omkring kurser/ møde fra Kredsen blev vendt – For korte frister ved indkaldelse og derfor svært for medlemmer fra vurderingsudvalget i at deltage.

Haveforeningens næstformand (Mads) og suppleant fra vurderingsudvalget (Pia) deltog i et kursus ved Kredsen i Sundeved. Det havde været en hyggelig dag som bl.a. indeholdt 2 forskellige vurderingsvinkler da det er problematisk at skulle vurderer en have hvor vurderingsfolkene ikke kender bygningsåret – Den type haver er der jo mange af i haveforeningerne.

Fællesarbejdsdag.

71 havemedlemmer havde sammenlagt deltaget i årets 2 fællesarbejdsdage (65 haver sidste år).

Årets sidste arbejdsdag forløb godt – der blev lavet rigtig meget flot arbejde og vi havde en hyggelig dag 

Lidt malurt i bægeret er dog at et af vores ny istandsatte borde/bænke sæt ved Fælleshuset efter-følgende er forsvundet 

Evt.

Vores kasserer, Majbrit stopper ved næste generalforsamling pga. hendes tidskrævende studie – Bestyrelsen vil derfor opfordre havemedlemmer med flair for økonomi/ regnskab om at stille op.

Der skal checkes op på udslagskummen til de kemiske toiletter / muligvis problemer med placeringen af vandlåsen således at gennemløb tager meget lang tid.

Bestyrelsen.

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark søndag den 9. september 2012

Tilstede: Mir, Majbritt, Mads, Hanne og Jeanette Ikke tilsted: Willy og Søren v/ afbud

Fælleshuset.

Dagens planlagte bestyrelsesmøde var præget af lørdagens triste begivenhed, hvor Fælleshuset nedbrændte.

Haveforeningen er brandmændene stor tak skyldig, da der blev sendt røgdykkere ind for at redde arkivskabene med lejekontrakterne – da branden var under kontrol blev historiske effekter hentet ud fra festsalen og overgivet til skades-service der vil tage hånd om opbevaring og sikring af arkiv/ dokumenter.

Haveformanden/ Bestyrelsen havde bedt Anders Sørensen om at deltage i dagens møde, da han sidder i haveforeningens renoverings udvalg og bestyrelsen mente at han kunne bidrage konstruktivt til arbejdet omkring Fælleshuset.

Allerede om lørdagen var det blevet aftalt med Kredsformanden, at hun ville tage kontakt til Sønderborg Kommune, for at få klarlagt forsikringsdækningen fra udlejers side.

Haveforeningens kasserer havde været i kontakt med haveforeningens forsikringsselskab, men først mandag kan der laves en aftale med taksator for besigtigelse af skaderne.

Majbrit havde kontaktet/ informeret kolonister som har reserveret Fælleshuset i 2012.

Der er optaget politi- og brandrapport, som vil blive videregivet til de implicerede forsikringsselskaber.

Bestyrelsen besluttede at informerer Fabrikant Mads Clausen Fonden om weekendens triste begivenhed, da der var blevet ansøgt om midler til facaderenoveringen – Ansøgningen skulle have været behandlet på førstkommende møde i oktober.

Nyt fra Næstformanden.

Mads havde været på rundgang i uge 35 med Kredsen i alle haveforeningerne i Sønderborg. Sundsmark fik de sædvanlige spidse bemærkninger omkring forsømte haver fra de andre haveforeninger. Men problemet er procentvis ikke meget større i Sundsmark, hvis man sætter det i forhold til antallet af haver i haveforeningerne – Ingen kunne sige sig fri fra nogen tidsler 

Bestyrelsen er dog enig om at her kan/ bør der sættes flere kræfter ind fremover – Men glædede sig også over at hovedparten af de sidste års nye kolonister var havemennesker og flere af haver var på imponerede kort tid blevet forvandlet fra krat til haver 

Mads og Jeanette brugte 7 timer lørdag og lidt af søndag formiddag på at trave kolonien tynd – der blev indsamlet underskrifter fra kolonister til de 4 lokalplans indsigelser fra Sundsmark. Sikke mange dejlige kolonister vi mødte - Tak for de positive tilkendegivelser, smil, smagsprøver og underskrifter  Nu håber bestyrelsen at byrådet vil kigge positivt på Sundsmarks ændringsforslag. 

Nyt fra Kassereren

Regnskabet for årets første 3 kvartaler blev forelagt bestyrelsen. Økonomien ser fornuftig ud, da det er lykkedes Majbrit at inddrive en stor del af det skyldige kontingent, Fælleshuset har været brugt flittigt hen over sæsonen og de fleste af haveforeningens egne haver er blevet solgt.

Regnskabet er vedlagt referatet i protokollen.

Misligholdte haver.

Bestyrelsen besluttede at 2 haver skal have en påtale, med udsigt til opsigelse af lejekontrakten såfremt haven ikke bliver bragt i orden. Har fået utallige mundtlige påtaler fra Haveformanden hen over sommeren.

Yderligere 5 haver vil modtage en påtale om forhold der skal forberedes eller hække der skal klippes ned og ikke mindst ind pga. vejbredden.

Havevurdering / Haveafståelse.

Bestyrelsen havde for at imødekomme et bestyrelsesmedlem/ Formanden for vurderingsudvalget planlagt dagens bestyrelsesmøde på en søndag - Men pga. afbud om mødedeltagelse - kunne situationen omkring de manglende vurderinger fra vurderingsudvalget heller ikke denne gang blive afklaret.  

Bestyrelsen diskuterede muligheden for at kontakte en af de andre haveforeninger for hjælp – Dette vil dog påfører Sundsmark en ekstra udgift.

Fællesarbejdsdag lørdag den 15. september.

Mir havde haft møde med Vej & Park. Haveforeningen skal selv rydde de mærkede træer ved pumphuset, hvis vi ønsker dem fjernet.

Bestyrelsen godkendte et indkøb af et partytelt, leje af motorsav og 3 hækkeklippere for at kunne afvikle den kommende fællesarbejdsdag.

Pga. den forventede store mængde af haveaffald fra lørdagens projekter, vil der blive bestilt 4 containere.  

Medlemmer fra bestyrelsen og grøn mand gik en runde i kolonien for at besigtige de forskellige grønne arbejdsopgaver.

Grønt område:

Hjørne bedet ved Fælleshuset (Hjørnet af P-pladsen og Nylandsvej)

Træfældning ved Pumpehuset.

Stationsvej – De sidste buske og trimning af området.

Hækkeklipning.

Haveforeningens egne haver skal ryddes/ ordnes: Rundkærsvej 20 + 9 + 1+ Nylandsvej 9 + Havdalsvej 24.

Stolper til afskærmning af den lille grønne plads.

Vejsten ved Nylandsvej(Fasanvej) + Borrevej(Årupvej) skal ændres … Slidte vejsten skal tegnes op.  

Forplejning og ophold :

Køkkenhold / Indkøb og anretning af frokosten.

Telthold (Stille telt op og piller det ned igen)

Bestyrelsen.

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark tirsdag den 21. august 2012

Tilstede: Mir, Majbritt, Mads og Jeanette Ikke tilsted: Willy v/ afbud Søren u/ afbud

 

Grønt område / opgaver til fællesarbejdsdag – Grøn mand/ Bernhard var indkaldt til mødet.

-        Oprydning/ udtynding i grønne områder ved Fælleshuset og ved Pumpehuset.

Mir checker med Vej & Park ang. træer som kommunen har mærket ved Pumpehuset samt træer som er ramt af ”elmesyge” på Borrevej à Aftalt møde den 6. september med Vej & Park.

-        Toiletdør og borde/ bænkesæt ved Fælleshuset skal males.

-        Vejsten ved Fasanvej/ Nylandsvej + Årupvej/ Borrevej skal ændres.

-        Hækklipning i haveforeningens haver (Rundkærsvej 1 + 9 + 20, Stendansvej 8)

-        Udarbejdelse af inventarlister i køkkenet / Fælleshuset.

-        Nedgravning af kantstolper til kommende grill-plads på hjørnet af Energivej (Det er ikke en P-plads).

-        Mir bestiller 3 haveaffaldscontainere til weekenden den 15.-16. september pga. den forventede mængde af affald fra fællesarbejde.

Nyt fra Haveformanden & Næstformanden.

-        Bestyrelsesmedlem Hanne var ikke blevet indkaldt til mødet.

-        Mir havde ikke deltaget i Kredsmøder siden sidst (Var forhindret ved det sidste møde den 18. juni).

Kredsformand kontaktet efter bestyrelsesmødet via mail af KHF Sundsmark sekretær for info om førstkommende Kredsmøde / Næste møde afvikles først efter Kolonihaveforbundets kongres den 14.-16. september i Århus.

-        Vurderingsmøde i Kredsen den 4. august var blevet aflyst.

-        Haveformanden mangler oplysninger på en køber/ ny-kolonist for at kunne skrive kontrakt. Sælger kunne ikke være behjælpelig. Så der må en seddel i døren ved huset.

-        Der er blevet skrevet lejekontrakt med 10 nye medlemmer – i den kommende uge vil der blive skrevet yderligere 3 lejekontrakter.

I alle tilfælde har sælgeren underskrevet overdragelsesdokument … MEN trods gentagnende telefonisk kontakt og mails til vurderingsudvalget, manglede der forsat havevurderinger på nogle af haverne (Alle haver blev dog vurderet solgt langt under den forventet vurdering).

Bestyrelsen er blevet informeret om at vurderingsudvalget er udeblevet fra en vurderingsaftale med en kolonist. Bestyrelsen vil konsultere Kredsformanden for løsningsmuligheder, da alle involverede kolonister og bestyrelsen er frustrerede. I den forbindelse vil det blive undersøgt om der lokalt er kurser i Haveafståelse i efteråret.

-        Der er haverundgang i Sønderborgs haveforeninger i uge 35 – Mads deltager for KHF Sundsmark.

-        Et havemedlem har opsagt sit lejemål af en have … Skriftlig opsigelse endnu ikke modtaget.

Nyt fra Kassereren

-        Tillykke til Majbrit – Hun er blevet optaget på et krævende studie på Syddansk Universitet. Hun vil dog forsat varetage sin post som kasserer og lave årsregnskabet for 2012.

Det er vi hende taknemlige for

-        Kasseren kunne informere om at der nu kun er 5 kolonister der skylder kontingent (15 ved forrige møde) – heraf 2 medlemmer der skylder for mere end et ½ år. Bestyrelsen besluttede derfor at de 2 havemedlemmer, skal have et brev med en ophævelse af deres lejekontrakt med mindre de skyldige beløb indbetales.

Fælleshuset

-        Majbrit stopper dog som Fælleshus-passer pga. hendes studie. Der har virkelig været gang i udlejningen i år og derfor har mange weekender været inddraget til afregning/ udlevering af nøgler – Det er ikke muligt for Majbrit fremover at afse så meget tid til frivilligt arbejde..

Bestyrelsen vurderede/ besluttede derfor at søge en alternativ løsning mht. udlevering/ afregning med sæsonens sidste lejere - fremfor umiddelbart at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling. Den sidste udlejning i 2012 finder sted i uge 42.

Et bestyrelsesmedlem påpegede at haveforeningens sparsomme midler er bedre brugt på forberederinger/ renovering end udgifter til porto og diverse breve med mindre det er absolut påkrævet … også set i lyset af den lave mødedeltagelse.

-        Majbrit kunne fortælle at den nye opvaskemaskine var super … og meget hurtigere end den gamle

-        De nye lejekontrakter fungerer fantastisk  Depositum bliver indbetalt, der er kontaktoplysninger på lejerne og ingen er udeblevet

Evt.

-        Der har igen været ”indbrud” i nogle haver … nogle har selvbetjent sig til 300 stk. ny opgravede løg, klippet drueklasser i et drivhus, smadret glas i et andet og fjernet en parasol i en have. Bestyrelsen vil derfor gerne opfordre alle kolonister til at holde øje med suspekt adfærd fra fremmede i kolonien … For der kan da ikke være så FEJ en kolonist blandt os selv!

 

-        Haveformanden forhører sig ved kommunen, om det er muligt at omdanne en tom have til ”trailer”-parkering - For at sikre de opstillede havetrailerne så meget som muligt. Der har desværre også været problemer med tyveri af hjul på parkeringspladserne.

 

-        Mir indkøber rammer og blomst til jubilarerne fra haveforeningen / Jeanette havde lavet diplomer til de sidste tre 25 års jubilarer samt de 6 haver som skal modtage præmiediplom for veldyrket have / Jeanette indkøber rammer til de veldyrkede

Stort tillykke til KHF Sundsmarks 4-kløver af 25 års jubilarer:

Lis Kock, Uve Günter, Pauli Bergmann og Erik Bergmann

-        Mht. Til Uve, Pauli og Erik så har de haft deres haver i KHF Sundsmark meget længere, men i arkivet findes der desværre kun den fornyede lejekontrakt fra 1987. Det er selvfølgelig brandærgerligt, at der ikke er blevet værnet om de gamle papirer gennem tiderne.

 

-        Næste bestyrelsesmøde er aftalt til søndag den 9. september kl. 12:30 i Fælleshuset

Hjemmearbejde / Grundig gennemlæsning af lokalplanen – fristen for indsigelser er den 18. september – Vi kan evt. nå at lave underskrift indsamling til fællesarbejdsdagen hvis vi har nogle indsigelser.

 

Bestyrelsen.

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark mandag den 11. juni 2012

Tilstede: Mir, Majbritt, Mads, Søren og Jeanette Ikke tilsted: Willy v/ afbud

1. Nyt fra Haveformanden .

- Mads blev enstemmigt valgt til ny næstformand (Knud havde meddelt at han trak sig fra bestyrelsen).

- Nyt bestyrelsesmedlem Hanne desværre ikke til stede pga. misforståelse omkring tid og sted for mødet.

- Sundsmark havde modtaget et brev fra kommunen omkring manglende CVR registrering – Jeanette påtog sig opgaven med at kontakte kommunen og få opdateret den eksisterende, således at alle oplysninger/ navn er korrekt.

- 4 kolonister har 25 års jubilæum – Medlemmerne vil modtage et diplom samt en gave (plante/ blomst til haven).

2. Nyt fra Kassereren

- Majbritt kunne meddele at hun manglede kontingentindbetaling fra 15 havemedlemmer. Hun vil følge op på sagerne.

- Majbritt havde forhandlet en aftale om højere rente på vandkontoen på plads med banken – Dokumenter blev underskrevet af de fremmødte bestyrelsesmedlemmer.

3. Vurderingsudvalget.

Vurderingsudvalget skal igen rykkes for vurderinger! De manglende vurderinger hindrer haveformanden i at få skrevet lejekontrakt med nye kolonister og skaber frustrationer for alle implicerede parter.

4. Fællesarbejdsdag den 16. juni.

Nærmere detaljer omkring et opslag med oplysninger til havemedlemmerne blev aftalt.

Arbejdsopgaver på dagen blev diskuteret og opgaver internt i bestyrelsen blev fordelt.

Det blev besluttet at refunderingen af serviceafgift for de fremmødte haver skulle finde sted under frokosten, for at undgå ”flaskehals” fra start og sivende deltagelse i løbet af dagen.

De grønne mænd have et ønske om en solid hækkeklipper – Indkøb blev godkendt af bestyrelsen.  

5. Fælleshuset

- Tilbud på nyt nøglesystem blev godkendt – Willy kontaktes via mail omkring igangsætning af arbejdet. (Tilbud vedlagt referatet)

- Foreløbigt tilbud på renoveringen af facaden blev diskuteret. Der var en længere diskussion omkring problematikken med frivilligt arbejde, vejrlig (den megen regn) og nødvendighed af professionel arbejdskraft for at sikre haveforeningen mod yderligere udgifter. Anders vil forsøge at forhandle prisen ned, så vi kan holde os inde for budgettet.  

6. Evt.

- Kredsens festudvalgt / Jytte Kjær-Fog er indtrådt i udvalget på vegne af KHF Sundsmark J

- Grøn mand / Bernhard Hørmann er tiltrådt som grønmand.

- Spejl ved Fælleshuset og bump på havestierne er udsat indtil udgifterne vedr. renoveringen af Fælleshuset er på plads.

- Forslag om henstilling af trailere ved Fælleshuset blev afvist, da der ofte mangler parkeringspladser. Men kolonister er velkomne til at stille trailere på den store parkeringsplads ved Stationsvej. Beslutning om evt. at omdanne en tom have til ”trailer-park” udskydes til lokalplanen foreligger.

- Forespørgsel omkring loppemarked på ”legepladsen” i forbindelse med Sundsmark Ringridning blev godkendt.


Hasteindkaldt bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark

Tilstede: Mir, Majbritt, Mads, Søren, Jeanette og Willy Renoveringsudvalget: Anders

Renovering af Facaden på Fælleshuset.

Bestyrelsen samt Anders var hasteindkaldt for at drøfte udfordringerne omkring renoveringen af facaden – De samlede udgifter til facaden og udslagskummen overstiger det vedtagne budget på generalforsamlingen.

Der er tale om en krævende opgave - bestyrelsen vurderer den ikke kan løftes ved frivilligt arbejde – da den kræver mange timer, stabil arbejdsindsats og godt vejr over en længere periode … skulle der senere opstå problemer med facaden kan det påfører haveforeningen yderligere udgifter, hvis det er udført ved frivilligt arbejde.  

En ekstraordinær generalforsamling med deraf yderligere udgifter blev diskuteret. En enig bestyrelse besluttede - bistået af Anders tilbud om at hjælpe – at sende en ansøgning til Fabrikant Mads Clausens Fond.

Jeanette ville sørge for at udarbejde de nødvendige papirer med regnskab, budget og kopi af referat fra generalforsamlingen – Anders står for at skrive ansøgningen.

Fabrikant Mads Clausens Fond har meddelt at der vil foreligge en afgørelse omkring fredag den 12. oktober. Dermed skulle det forsat være muligt at få renoveret facaden inden vinteren.  

Vurderingsudvalget.

Meddelte at der ville blive vurderet haver den sidste weekend i juni.  

Evt.

Søren har haveforeningens telefon i uge 26.

Debatindlæg omkring urinering på offentlig område blev diskuteret – En enig bestyrelse tog på det kraftigste afstand, men kan ikke gribe ind med mindre der rettes en navngiven officiel henvendelse/ klage til bestyrelsen.    

       

Telefonisk bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark - Opvaskemaskinen i Fælleshuset er stået af

Kontaktet: Mir, Majbritt, Mads, Søren og Willy

Godkendelse af indkøb af ny opvaskemaskine til Fælleshuset indhentet telefonisk af Majbrit.

Opvaskemaskinen i Fælleshuset har drillet over en længere periode og var nu stået helt af/ for dyr at reparerer på – Majbrit har fundet et godt tilbud på en ny i El Giganten til kr. 1.500 … Så nu spiller det igen i køkkenet 

 

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark tirsdag den 8. maj 2012

Tilstede: Mir, Knud, Majbritt, Mads og Jeanette Ikke tilsted: Willy v/ afbud, Søren u/ afbud

1. Referat fra bestyrelsesmøde den 24. april blev godkendt og indført i protokollen.  

2. Nyt fra Haveformanden -Der havde ikke været noget Kreds møde siden sidst.  

3. Nyt fra Kassereren

Majbritt og Knud gennemgik restance listen/ medlemmer der skylder kontingent.

Bestyrelsen vedtog af yderligere 1 medlem vil få ophævet sin lejekontrakt pga. skyldigt kontingent.

4. Vurderingsudvalget.

Willy har via SMS lovet at vurderingsudvalget at vil være færdig med alle vurderinger inden lørdag den 12. maj – Så der kan skrives kontrakter under Åbent Hus arrangementet J

Der er blevet bestilt vurdering på Havdalsvej 3 – Derfor nu 6 haver der skal vurderes inden lørdag.  

5. Fælleshuset

Stor tak til vores nabo Erling - Han har inddækket vores elmåler ved Fælleshuset med plexiglas.

Nyt nøglesystem – udsat til næste bestyrelsesmøde, da bestyrelsen endnu ikke har modtaget det skriftlige tilbud.

Udlejning – En lejer var udeblevet fra en aftale/ Majbrit spildte en time på at vente på vedkomne. Dette bekræftede kun bestyrelsens beslutning omkring stramningerne vedr. udlejningen / depositum (Vedtaget på sidste møde den 24. april).

Inventar : Majbritt vil lave en optegnelse der placeres indvendigt i skabene, så det bliver nemmere at rydde op/ lave optælling efter udlejning – Super initiativ

Vedr. renovering af facaden – Knud gjorde opmærksom på at vi skal have informeret Sdb. Kommune omkring planerne, så vi ikke får problemer senere.

6. Åbent Hus arrangement lørdag den 12. maj.

Der har været indrykket en annonce i Budstikken og Mads har været rundt i byggemarkeder og supermarkeder med et opslag om arrangementet/ Sundsmark. Jeanette havde forberedt en oversigtsfolder til interesserede NY-kolonister med alle hjemmesiden salgsopslag – Skulle gerne give et godt overblik på dagen.

Mir vil forestå indkøb til arrangementet og Knud afhenter grill i løbet af ugen hos Erling.

Bestyrelsen mødes ved Fælleshuset kl. 11:30 til de sidste forberedelser.

7. Indkommet forslag fra kolonist vedr. Trafikspejl ved Fælleshuset

Super god ide En enig bestyrelse vedtog at gå videre med forslaget for at øge sikkerheden ved Fælleshuset. Mads og Knud undersøger priser til næste bestyrelsesmøde.

8. Sommerfest i kolonien den 4. august.

Der vil komme mere info om tilmelding & arrangementet senere fra Festudvalget.  

Næste bestyrelsesmøde er planlagt til tirsdag den 29. maj kl. 19.00 i Fælleshuset

(Senere udskudt til mandag den 11. juni, da flere bestyrelsesmedlemmer måtte melde afbud pga. sygdom)

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark tirsdag den 24. april 2012

Tilstede: Mir, Knud, Majbritt, Willy, Søren, Mads og Jeanette 

Renoveringsudvalget v/ Anders Sørensen  

- Udslagskumme til kemiske toiletter.

Bestyrelsen blev præsenteret for 2 tilbud vedr. udslagskummen ved Fælleshuset.

Et tilbud på kr. 12.570 inkl. fragt og moms blev godkendt – Arbejdet vil gå i gang hurtigst muligt 

- Facaden.

Facaden er lidt mere problematisk – Det er muligt at bestille plader efter mål og i ønsket farve, men de kan ikke monteres på den nuværende træfacade. Den nye facade vil i materialer koste ca. kr. 30.000. Anders anbefalede at en professionel/ tømmer afgav et samlet tilbud på opmåling og opsætning af den nye facade, da arbejdet kræver et stillads og ikke kan udføres over en længere periode pga. vind og vejr. Hvis frivillige melder/ forpligter sig til at fjerne den nuværende facade kan omkostningerne holdes nede. 

Bestyrelsen takkede Anders for udvalgets effektive og professionelle arbejde

 

1. Referat fra bestyrelsesmøde den 27. marts blev godkendt og indført i protokollen.

2. Nyt fra Haveformanden.

Bestyrelsen fik forelagt den skriftlige Årsberetning 2011fra Kredsen – Den stemte ikke overens med den mundtlige, der var blevet forelagt de fremmødte og siden godkendt ved håndsoprækning på Kredsens generalforsamling. En samlet bestyrelse bakkede op om en indsigelse ved næstkommende bestyrelsesmøde i Kredsen.

Majbritt fra Sønderborg kommune har været på rundvisning i Sundsmark, for at kigge på problematikken omkring plankeværk i haveforeningen – Vi havde en positiv dialog og afventer nu udkastet til Lokalplanen for Sundsmark.

Kommunen ser ikke med milde øjne på parkering af havetrailere i haverne – Bestyrelsen vil nu forhøre sig om muligheden for at omdanne en tom have til parkeringsplads for havetrailere.

Der er blevet solgt 2 haver siden sidste bestyrelsesmøde. 

3. Nyt fra Kassereren

Majbritt forelagde regnskabet for 1.kvartal – Vil blive offentliggjort i opslagstavlen ved Fælleshuset. 

Rod med girokort/ medlemmer der har indbetalt kontingent sidste år, men desværre ikke er blevet nulstillet i banken – Majbrit vil med assistance fra Knud få ryddet op i sagerne.

Dobbelthaver er ved en fejl blevet opkrævet dobbelt servicearbejde – De vil selvfølgelig blive refunderet af vores kasserer.

3 girokort var kommet retur pga. ukendt adresse – Havemedlemmer skal skriftligt informere om flytning / ny adresse – Der vil blive fulgt op på de 3 haver og de vil blive pålagt en bod på kr. 50,- jf. ordensreglerne § 4.

Bestyrelsen godkendte at et havemedlem vil få ophævet sin lejekontrakt pga. skyldigt kontingent. 

Bestyrelsen udtrykte fuld tillid til at kasseren ville får styr på alle detaljer. 

4. Vurderingsudvalget.

Der er 5 haver som skal vurderes – er planlagt til torsdag den 26 marts. (Vurderingen siden aflyst). 

5. Fælleshuset

Willy afventer det endelige skriftlige tilbud fra låsesmeden – Låse vil være kopi og dirke sikre.

Tilbud vil blive mailet til bestyrelsen til godkendelse eller forelagt på næste møde til godkendelse.

Ang. borebiller i Fælleshuset

Knud fremlagde en skriftlig besigtigelse fra Sønderborg kommune – Tømmeret er ikke svækket væsentligt / Ingen fare for sammenstyrtning af bærende dele i en overskuelig fremtid/ Anbefaler dog bekæmpelse af insektangrebet med et godkendt middel.

- Bestyrelsen enedes om at dette/ sprøjtning kunne ske i forbindelse med renoveringen af facaden. 

Reglerne omkring udlejning og depositum blev vendt. Et udkast til en fremtidig lejekontrakt blev godkendt af 6 bestyrelsesmedlemmer.

- Leje udgør kr. 500 per påbegyndt døgn + el afregnet efter måler.

- Depositum udgør kr. 1000,- og betales senest 8 dage efter reservationen.

- Reservation kan ophæves indtil 30 dage før lejeperioden mod et administrationsgebyr på kr. 250,-.

Der mangler glas i Fælleshuset – Majbritt og Willy vil forestå indkøb. 

6. Åbent Hus arrangement lørdag den 12. maj.

Jeanette forlagde bestyrelsen annoncen til indrykning i Budstikken. En samlet bestyrelse vedtog at indrykke annoncen både i uge 18 + 19, for at tiltrække så mange interesserede som muligt.

Der vil være frisk kaffe på kanderne og bestyrelsen vil vise gæster / interesserede købere rundt – Dem som har haver til salg opfordres til at være i deres haver, så de selv kan vise haven frem. 

7. Misligholdte haver og Grønne mænd

Haveformanden samt 2 medlemmer fra bestyrelsen har været rundt og kigge på misligholdte haver – Mir vil lave en opfølgende runde inden brevene sendes ud.

Knud vil viderebringe en oversigt af KHF Sundsmark egne haver til de grønne mænd, så der kan blive slået græs.

Næste bestyrelsesmøde er planlagt til tirsdag den 8. maj kl. 19.00 i Fælleshuset

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark tirsdag den 27. marts 2012

Tilstede: Mir, Knud, Majbritt, Willy, Søren, Mads og Jeanette 

Referat fra konstituerende bestyrelsesmøde blev godkendt og indført i protokollen.

Nyt fra Haveformanden.

Mir bød de nye medlemmer i bestyrelsen velkommen.

Der er aftalt ”kaffe”-møde med kommunen i Sundsmark omkring lokalplanen. Vi skal bl.a. have kigget og drøftet problematikken omkring plankeværk imellem haverne.

Bestyrelsen blev præsenteret for et forslag fra et havemedlem, omkring en 1 års prøveperiode for nye have-medlemmer, således at nye kolonister der misligholder deres haver nemmere kan få opsagt deres lejekontrakt. En formulering og lovlighed skal nu undersøges nærmere inden forslaget evt. kan præsenteres på næste års generalforsamling.

De ”grønne” mænd ønskede en gasbrænder / gasflaske til bekæmpelse af ukrudt – Ønsket blev godkendt og vil blive indkøbt i samarbejde med Knud.  

Nyt fra Kassereren

Majbritt havde fået overdraget regnskabet fra den afgående kasserer, var i gang med at danne sig et overblik og havde modtaget dokumenterne til underskrift fra banken – således at hun nu kunne komme i gang med arbejdet som kasserer.

Mente kvartalsregnskabet kunne være færdigt til næste bestyrelsesmøde og derefter kunne blive hængt op i opslagstavlen ved Fælleshuset.

Hun havde modtaget girokortene for årets 1. kontingent, for de medlemmer som ikke er tilmeldt betalingsservice – girokortene skal gennemgås inden de kan sendes ud.

Majbritt vil kigge på haveforeningens nuværende forsikringer og aftaler i banken.

Vores kasserer er blevet tilmeldt et bogføringskursus ved Kolonihaveforbundet i april.

Knud foreslog at Lotto-udvalget løbende skulle indleverer udgiftsbilag og indtægtsbilag til kasseren … Kasseren mente godt hun kunne lave deres regnskab løbende, således at det fremover vil være færdigt samtidigt med årsregnskabet. En enig bestyrelse bakkede op om forslaget, så vi fremover på generalforsamlingen kan undgå ”drillerierne” omkring Lotto-udvalgets regnskab. (Der vil blive skrevet et brev til Metha / formanden for Lotto-udvalget – vedlagt i protokollen).  

Vurderingsudvalget.

Der er 8 haver der skal vurderes – Willy fortalte der var planlagt vurderingsrunde i førstkommende weekend.  

Drænrør ved Borrevej (tidligere Årupvej)

Willy følger op på sagen / Checker med tidligere Haveformand omkring spuling af drænrør på den øvre del af Nylandsvej i 2010.  

Aktivitetskalender for 2012

Fællesarbejdsdage, haveaffalds container weekender og fester blev fastsat / Kalender vedlagt referatet.

Der er en del haver til salg i haveforeningen og vi har brug for nye havemedlemmer der vil Sundsmark og kolonihave-livet. Vi er nød til at øge kendskabet til KHF Sundsmark.

Bestyrelsen besluttede derfor at arrangere et ”Åbent hus” arrangement lørdag den 12. maj.

Mads vil kontakte JV, Ugeavisen og Budstikken vedr. en artikel om Sundsmark og de forskellige generationers syn på kolonihavelivet.

Majbritt vil undersøge om det er muligt at få en børneaktivitet på programmet til dagen.

Jeanette vil lave et udkast til en Åbent Hus-annonce.  

Fælleshuset.

Majbritt gennemgik kort udlejnings kalenderen – Knud tilbød at hjælpe med overdragelsen af Fælleshuset, den weekend hvor kassereren skal deltage i bogføringskurset.

Knud tager en snak med kommunen omkring problemet med borebiller i Fælleshuset.

Udskiftning af nøglesystem i Fælleshuset

Der var en længere diskussion omkring nødvendigheden af udskiftning

(IMOD: Knud / FOR: Mir, Søren, Willy & Jeanette/ AFVENTENDE: Majbritt & Mads)

Bestyrelsen enedes om at Willy skulle indhente skrifteligt tilbud til næste møde.  

Evt. .

Misligholdte/ forsømte haver – Der er aftalt eftersyn den første weekend efter Påske i hele haveforeningen (Så har alle haft en chance for at komme i haven).

  Bestyrelsen

  Næste bestyrelsesmøde er planlagt til tirsdag den 24.4.2012 i Fælleshuset kl. 19.00

Konstituerende Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark lørdag den 17. marts 2012

Tilstede: Mir, Søren, Jeanette, Willy, Majbritt, Knud og Mads  

De valgte medlemmer til bestyrelsen afholdt konstituerende bestyrelsesmøde umiddelbart efter dagens generalforsamling.

Bestyrelsen konstituerede sig som følgende:  

Haveformand                     Mir Wiese

Kasserer                             Majbritt Hansen  

Næstformand                     Knud Mamsen

Sekretær                            Jeanette Madsen  

En af årets store opgaver med tilsyn og opfølgning på misligholdte haver blev kort vendt. Søren påtog sig det overordnede ansvar omkring koordineringen af tilsyn, breve til medlemmer der misligholder deres haver og opfølgning. Vi skal forsætte de positive takter og gøre Sundsmark endnu dejligere.  

Det blev aftalt at på næste bestyrelsesmøde, skal der laves en handlingsplan for bestyrelsens arbejde i 2012 – En prioritering af gamle og nye opgaver.

Næste møde er aftalt til tirsdag den 27. marts kl. 19.00

REFERAT FRA GENERALFORSAMLINGEN

Ordinær Generalforsamling i KHF Sundsmark lørdag den 17. marts 2012.

40 haver var repræsenteret ved 48 personer.

Valg af dirigent.

Knud Mamsen blev valgt til dirigent.

Knud kunne konstatere at 40 stemmeberettigede haver var mødt op til generalforsamlingen, at den var rettidig indkaldt og vedtægterne i øvrigt var overholdt. 


Valg af stemmeudvalg.

Anders, Folmer og Henning meldte sig til at føre tilsyn med og tælle stemmer. 


Bestyrelsen beretning.

Mir Wiese aflagde bestyrelsens beretning for 2011 – Det havde været et godt år med mange positive tiltag. Især blev de nye stole, renoveringen af havestierne, de 67 havers fremmøde til fællesarbejds-dagene fremhævet og der var en særlig tak til de kolonister som pligtopfyldende havde udført deres tillidshverv.

I 2012 skal vi forsætte de positive tiltag ved at få renoveret facaden på Fælleshuset og få etableret en udtømnings mulighed for vores kemiske toiletter for at møde kommunens krav og undgå et dyrt krav om kloakering af havekolonien.

Mir mindede os om hvilket vidunderligt grønt område vi HAR og at vi skal huske at værne om det gennem en fælles indsats … så kan Sundsmark blive så meget bedre.

(Kopi af årsberetning er vedlagt referatet i protokollen). 

Der blev fra enkelte kolonister gjort indsigelser mod bestyrelsens beslutninger om indkøb af stole og renovering af havestier – Mente ikke bestyrelsen kunne beslutte indkøb over kr. 10.000,-. Der var en længere debat. Havemedlemmet og Kredsformand Lis Lock mente at haveformand Mir var det største problem i Sundsmark. Der blev fra salen opfordret til en sober tone og andre pointerede; ”at det er længe siden vi har set så mange fremskridt på så kort tid - Fælleshuset, havestierne og struktur” … Bestyrelsen burde anerkendes for deres arbejde for Sundsmark. Jeanette fra bestyrelsen mente at det var bedre at bruge foreningens penge på forbedringer, end at snolde dem op på ekstraordinære generalforsamlinger, der hurtigt kunne løbe op i kr. 6-8000,-, inden der måske kunne træffes en beslutning. Det blev også bemærket fra salen, at havde det været bragt op på en ekstra ordinær generalforsamling, ville de fleste have stemt for forbedringerne.

Slutteligt blev beretningen godkendt med klapsalver. 


Årsregnskabet 2011.

Bernhard Høhrmann gennemgik det omdelte regnskab og besvarede spørgsmål fra salen.

(Kopi af årsregnskabet for 2011 er vedlagt referatet i protokollen). 

Sundsmark havde brugt ca. 100.000 kr. samlet på stole, grus, indvendig maling af Fælleshuset og den planlagte renovering af loftet i Fælleshuset. Udgifterne til jordleje og Forbund/Kreds var dobbelt op i 2011, da der var betalt for både 2010 + 2011.

Vanen tro blev der spurgt ind til lottoregnskabet, som ikke fremgik af årets regnskab – Pga. indleveringsdato vil det først fremgå af årsregnskabet for 2012. Lottoudvalget kunne fortælle at der var et overskud på ca. kr. 3.000,- i 2011. Vandkontoen og øremærkningen blev også vendt igen-igen på årets generalforsamling.

Der blev fra en af revisorerne spurgt ind til bestyrelsens ”julefrokost”-bilag … Bernhard forklarede at mange af bestyrelsesmøderne var afholdt privat med hjemmebag og kaffe/ te uden beregning – deraf beslutning om en hyggelig ”julefrokost” for det ulønnede frivillige arbejde. Der var opbakning til beslutningen fra salen.

Regnskabet blev godkendt af forsamlingen. 


Indkomne forslag.

Generalforsamlingen kunne nu gå over til behandlingen af de indkomne forslag. Forslagene er beskrevet i den udsendte indkaldelse med bilag. (Kopi af indkaldelsen/ bilag er vedlagt referatet i protokollen). 

Forslag A)

Udvalg til projektering og indkøb af materialer til facade renovering på Fælleshuset og udslagskumme blev vedtaget.

Anders Sørensen, Carsten Nilsen og Willy Nielsen meldte sig. 

Forslag B)

Forslag om udskiftning af nøglesystem i Fælleshuset blev vedtaget.

Det er op til bestyrelsen at finde den bedste løsning. 

Forslag C)

Børneaktivitetsudvalget blev vedtaget, efter en længerevarende debat omkring udgifterne ved etablering af en legeplads, tilsynspligt og forsikringsudgifter.

Majbrit Hansen og Carsten Nielsen påtog sig opgaven. 

Forslag D)

Det blev vedtaget med et stort flertal at bestyrelsen skal undersøge løsninger / lovligheden/ placering omkring opstilling af bomme for at stoppe den stigende trafik gennem kolonien af taxaer, pizzabude og unge der kører ræs – Det slider på vores veje og udgør en stigende sikkerhedsrisiko. 


Budget / Kontingent.

Bestyrelsen fremlagde budgettet for 2012 – Der er budgetteret med kr. 80.000 til renovering af facaden og udslagskummen, hvilket betyder at der også i 2012 vil være et underskud i haveforeningen. Udgiften til renoveringen er afhængig af en frivillig indsats fra havemedlemmerne. 

Det blev vedtaget at kontingentet til KHF Sundsmark ikke skal stige yderligere i 2012 (Kontingent stigning på 5 % vedtaget i 2011 vil dog fremgå af næste girokort). Forsamlingen blev herefter oplyst om kontingentstigningen til Forbund/ Kreds og taksterne for jordlejen/ vandafgift for 2012 af Knud Mamsen. 

Efter en kort debat om den forudbetalte serviceafgift på kr. 200,- (vedtaget i 2011) og mængden af havemedlemmer som nu vil deltage på fællesarbejdsdagene vil stige, blev budgettet godkendt.

(Kopi af budget/ bilag er vedlagt referatet i protokollen).  


Valg af Kasserer for 1 år.

Majbrit Hansen blev valgt som ny kasserer for 1 år med 37 stemmer

(Knud Mamsen fik 35 stemmer / 2 blanke) 


Valg af Haveformand for 2 år.

Mir Wiese blev genvalgt til haveformand for 2 år med klapsalver. 


Valgt til bestyrelsen

Willy Nielsen blev genvalgt for 2 år

Knud Mamsen/ Energivej 41 nyvalgt for 2 år

Søren Andersen genvalgt for 1 år

Jeanette Madsen blev genvalgt for 1 år.

Mads Johansen/ Havdalsvej 20 blev nyvalgt for 1 år. 


Valg af suppleanter til bestyrelsen for 1 år.

Kaj Oldenborg blev valgt til 1. suppleant

Hanne Andresen blev valgt til 2. suppleant

Anders Sørensen blev valgt som 3. suppleant


Valg af 2 interne revisorer og 1 suppleant for 1 år.

Lis Kock og Bo Johansen blev valgt til revisorer.

Carl Kublick blev valgt til revisor suppleant. 


Vurderingsudvalg

Lisbeth Nielsen blev valgt til vurderingsudvalget for 2 år.

Som suppleanter for 1 år blev Hans Christian Hansen og Pia Thesbjerg valgt.

(Willy Nielsen og Bjarne Viese er valgt for 2 år i 2011) 


Fælleshuspasser for 2 år.

Majbrit Hansen blev valgt for 2 år.


Havebedømmelsesudvalg for 1 år.

Hans Christian Hansen og Lisbeth Nielsen blev valgt til KHF Sundsmarks Havebedømmelsesudvalg.

Som suppleant blev Søren Hansen valgt. Alle tre blev valgt for 1 år. 


Vandmand for 2 år.

KHF Sundsmark velfungerende vandmand Carsten Nielsen snupper 2 år mere J


Toilet eftersyn og rengøring for 1 år.

Margrethe Oldenborg svinger kostene endnu en sæson på toiletter – Vi er dig stor tak skyldig  


Grøn mand (grønne mænd) for 1 år.

Carsten Nielsen & Jan Klein. 


Flagmand for 1 år.

Ingen hejser Dannebrog så smukt som H.C. Hansen og heldigvis atter i 2012  


Festudvalg 2012

Sundsmarks festudvalg for 1 år: Tommy Due og Birthe Sveen

Kredsen festudvalg for 1 år: Jan Klein


Eventuelt

Der blev opfordret til bedre moral omkring fremmødet ved fællesarbejde – det er IKKE god stil at blive krydset af, sætte sig op i egen have for at drikke øl indtil frokosten bliver serveret senere på dagen. Hele forsamlingen var enig – Så kan man ikke få refunderet sit service indskud. 

Der blev spurgt ind til fællesarbejdet i haveforeningens egne haver – Ja, det er en del af fællesarbejdet, da er svært for de grønne mænd at holde ukrudtet helt nede, i de for tiden 8 haver, ved siden deres andre pligter – Haverne blive lettere udlejet hvis de ikke er helt tilgroet og fyldt med skidt.

Og, nej der skal ikke arbejdes i haver som havemedlemmer forsømmer … Bestyrelsen beklagede misforståelserne omkring en enkelt have sidste år. 

Tillidshverv med fri haveleje er: Haveformand, Kasserer, Fælleshuspasser, Toiletpasser, de 2 Grønne mænd, Vandmand og Flagmand. Da nogle har påtaget sig 2 tillidshverv vil der være 5 personer der har fri haveleje. 

Kvartårsregnskab i opslagstavlen blev efterspurgt – Vores nye kasserer tog det til efterretning. 

Der var et forslag om at bestyrelsen blev bevilget et beløb til en ”julefrokost” – Men forsamlingen havde tiltro til at bestyrelsen ikke ville flotte sig unødigt. 


Mødet hæves

Dirigenten takkede for god ro og orden – Alle blev ønsket en god havesæson 

 

Haveformanden                 Dirigent                               Referent

Mir Wiese                           Knud Mamsen                    Jeanette Madsen

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark tirsdag den 6. marts 2012

Tilstede: Mir, Bernhard, Tommy, Lillian, Willy, Søren og Jeanette.

 

Referat fra sidste bestyrelsesmøde blev godkendt og indført i protokollen.

 

Nyt fra Haveformanden.

Mir berettede kort om den nye lokalplan for kolonihaveforeningen i Sønderborg. Nedenfor en kort opremsning af nogle af punkterne fra udkastet til lokalplanen.

Sundsmark kan undgå at skulle kloakere, hvis udtømningsslusen for kemiske toiletter bliver etableret ved Fælleshuset (Projekt vedtaget på generalforsamling for flere år siden, men strandet pga. mangel på tekniske tegninger).

Drivhuse kan fremover placeres 60 cm fra skel 

Hække skal genplantes, da kolonihaverne er et rekreativt grønt område.

KHF Sundsmark var desværre for sent blevet informeret om Veras 80 års fødselsdag – Men der vil blive indkøbt en gave fra haveforeningen og der skal lyde et stort tillykke til Vera.

 

Nyt fra Kassereren

Kassereren fremlagde årsregnskabet for bestyrelsen.

Udgiften til jordleje, kontingent til Forbund/ Kreds er væsentlig større end indtægten da der er blevet afregnet for både 2010 og 2011 i regnskabsåret 2011.

Der blev redegjort for udestående kontingenter/ betalingsaftaler med enkelte havemed-lemmer for afvikling af skyldige pengebeløb..

Der er aftalt revision af årsregnskabet for 2011 lørdag den 10. marts. (Siden udskud til fredag den 16. marts af revisorerne).

 

Vurderingsudvalget.

Dalbovej 2 + Havdalsvej 30 vil blive vurderet hurtigst muligt, da der er blevet fundet købere.

KHF Sundsmark egne haver vil blive vurderet efterfølgende, således at der kan skrives lejekontrakter efterhånden som de bliver solgt.

Sundsmarks egne haver blev prissat og der vil komme opslag i opslagstavlerne inden generalforsamlingen … forårskåde ny-kolonister er allerede begyndt at kigge på haver 

Vurderingsudvalget havde kigget på haven hvor der angiveligt skulle være blevet anlagt en ulovlig sivebrønd. Dette var ikke tilfældet – Der var forberedt tilslutningsrør til evt. fremtidig kloakering i haveforeningen.

 

Drænrør ved Borrevej (tidligere Årupvej)

Willy følger op på sagen / Checker med tidligere Haveformand omkring spuling af drænrør på den øvre del af Nylandsvej i 2010.

Blotlagte drænrør på Borrevej må ikke fjernes … fiskedammen må desværre placeres andetsteds.

 

Indbruds bølgen forsætter desværre 

Flere havehuse er blevet brudt op. Tyvene går efter drikkevarer, køleskabe og loppefund til stor irritation og beklagelse for de berørte – Og nej, det er ingen trøst at vi er mange i samme båd!

Bestyrelsen opfordre havemedlemmer til at kontakte politiet hvis de har set noget mistænkeligt eller været blandt de uheldige som har haft indbrud.

 

Fælleshuset.

Der er sprunget et vandrør i Fælleshuset / Vil blive repareret inden generalforsamlingen.

Desværre har 4 lejere af Fælleshuset meldt fra igen. Så der er ledige dage / weekender i kalender til dem der måtte ønsker at holde en fest.

 

Generalforsamling.

Der var kommet 5 breve retur / indkaldelse til generalforsamlingen (48+81+103+112+160)

Brevene vil blive forsøgt afleveret personligt og adresser rettes efterfølgende.

Arbejdsopgaverne omkring generalforsamlingen blev fordelt mellem alle bestyrelsesmedlemmerne.

Smørrebrøds- og borddækningsholdene mødes kl. 9 i Fælleshuset./ Afrydderne møder kl. 11

Indkøb: Mir / Smørrebrød – Bernhard/ Drikkevarer – Jeanette/ Blomster og stemmesedler.

Bestyrelsen håber på et godt fremmøde til generalforsamlingen, så vi kan få en god start på sæsonen 2012 

KONTINGENT SATSER FOR 2012

I referatet fra bestyrelsesmødet den 14. februar blev det nævnt at kontingentet til Forbund/ Kredsen steg til 123 kr. / halvårligt. Vores kasserer er blevet kontaktet af Kredsen omkring kontingent satserne for 2012.

Forbund/ Kreds:  Kr.  127,50  / Halvårligt

(Kolonihaveforbundet for Danmark: Kr. 180,- årligt / Kreds: Kr. 75,- årligt)

Kontingent til KHF Sundsmark: Kr. 157,50 halvårligt

(Sundsmark : Kr. 315 årligt / Kontingentstigning på 5 % vedtaget på generalforsamlingen i 2011)

Serviceafgift for ikke at deltage i fællesarbejde på kr. 200,-

 ( Forud indbetales af alle medlemmer med årets første kontingent – Refunderes når havemedlemmet deltager i en af de 2 pligtige fælles-arbejdsdage (Jf. haveforeningen ordensregler § 15)

Jordleje og vand afregnes som tidligere efter havens størrelse /m2.

(Bestyrelsen er ikke bekendt med stigninger for 2012)

REFERAT

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark tirsdag den 14. februar 2012

Tilstede: Mir, Bernhard, Tommy, Lillian, Willy og Jeanette.

Ikke til stede: Søren ved afbud

 

Referat fra forrige bestyrelsesmøde blev godkendt og ført til protokols.

 

Nyt fra Haveformanden.

-        Mir havde deltaget i 2 kredsmøder siden sidst.

-        Det ene møde var med hele bestyrelsen fra Sønderskov omkring tiden/ samarbejdet fremadrettet.

-        KHF Sundsmark er blevet gjort opmærksom på at der muligvis er blevet anlagt en sivebrønd ulovligt i en have i 2011. Vurderingsfolkene i Sundsmark vil tage kontakt til det pågældende havemedlem og tage et kig på haven.

-        Bestyrelsen blev forelagt et brev fra Kredsen om at Nylandsvej 2 + 4 ikke kan sammenlægges da havens areal ellers vil overstige de tilladte 400 m2. Af brevet fremgik det at medlemmet kun skal betale en kontingent til foreningen – Jordleje skal betales for begge haver (Brev vedlagt referat i protokollen) .

Bestyrelsen besluttede at kontakte Kolonihaveforbundet for at få klare linjer omkring kontingent betaling for dobbelthaverne i Sundsmark – Skal der betales kontingent per have eller medlem til Kreds og Forbund?

(Lis har siden via mail oplyst at det gælder for både Haveforeningen, Kreds og Forbund, da man kun kan være medlem en gang/ KHF Sundsmark har modtaget en mail fra Generalsekretæren I DKF.: Kolonisten skal kun betale ét kontingent både til forening, kreds og Forbund.  Kontingent betales således generelt pr. medlem – ikke pr. have.).

-        Kommunen har indkaldt til møde omkring lokalplanen for kolonihaverne i Sønderborg.

Haveforeningerne vil forsøge at få tilføjet at drivhuse kan placeres 1 flisebredde fra hæk som tidligere, da drivhuse ikke udgør samme brandfare som bebyggelse der skal placeres 2½ m. fra skel.

-        Der har været en henvendelse omkring uretmæssig overnatning i kolonien uden for sæsonen – Haveformand, Kasseren og Kredsformanden har været forbi, uafhængigt af hinanden, men ikke fundet nogen uregelmæssigheder.

Bestyrelsen modtager gerne henvendelser desangående, da der kan være en forbindelse mellem det stigende antal indbrud i havekolonien og overnattende ”gæster” i havekolonien. Henvendelser vil blive behandlet fortroligt.

 

Nyt fra Kassereren.

-        Bestyrelsen bekræftede at 3 havemedlemmers lejekontrakt er ophævet uden yderligere varsler. Kasseren har fremsendt 2 skriftlige påkrav om skyldigt kontingent til pågældende havemedlemmer, hvor de er blevet gjort opmærksomme på at lejekontrakten vil blive opsagt uden yderligere varsel såfremt restancen ikke er indbetalt inden anført dato i brevet (jf. § 7.1 i Vedtægterne).

De 3 haver vil blive afviklet i henhold til § 7.7 i KHF Sundsmarks vedtægter.

-        Kontingent til Kreds/ Forbund stiger fra kr. 120,- til kr. 127,50 halvårligt (Vil fremgå af næste kontingent/ jordleje opkrævning).

-        Bestyrelsen besluttede at de 7 dobbelthave medlemmer i Sundsmark kun skal forudbetale en serviceafgift på kr. 200,- for sæsonen 2012.

-        Der er aftalt revision af regnskabet i uge 12 – Bestyrelsen vil få forlagt det samlede regnskab for 2011 på næste bestyrelsesmøde.

 

Havevurdering.

-        Der er 2 haver som skal vurderes.

Vil blive planlagt hurtigst muligt … men haverne skal først være sne/ frost frie.

 

Fælleshuset.

-        Lillian vil forestå indkøb af nye termokander il Fælleshuset inden Generalforsamlingen.

 

Den Ordinære Generalforsamling.

-        Udkast til dagsorden blev finpudset og pakkedato blev planlagt til den 26.2.2012.

 

Mange indbrud i haverne i efteråret/ vinteren.

-        Bestyrelsen har haft kontakt til politiet. Der foregår allerede patruljering i havekolonien.

 

Næste bestyrelsesmøde er planlagt til tirsdag den 6. marts 2012 kl. 19.00 hos Lillian.

REFERAT

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark tirsdag den 10. januar 2012

Tilstede: Mir, Bernhard, Tommy, Lillian, Søren, Willy og Jeanette.

 

Referat fra forrige bestyrelsesmøde blev godkendt og ført til protokols.

 

Nyt fra Haveformanden.

-        Mir har på vegne af KHF Sundsmark besøgt Lis Kock med en gave og et stort tillykke ved hendes runde fødselsdag

-        Der er blevet indkøbt en Kreds erstatningspræmie til Birgit Elmertoft for veldyrket have i 2010 (Den oprindelige var trods ihærdig eftersøgning bortkommen).

-        Kredsen vil ansøge kommunen om en sammenlægning af Nylandsvej 2 + 4 (Vurderes at det vil være problematisk at skulle dele denne dobbelthave på et senere tidspunkt).

-        Der er stille og mildt i ”haven” ... Det har desværre medført en række af indbrud. Der har været flere henvendelser fra ramte havemedlemmer og politiet som der har været forbi haveforeningen i forbindelse indbrud.

 

Nyt fra Kassereren.

-        Kasseren redegjorde for at KHF Sundsmark har et tilgodehavende på ca. kr. 20.000 i skyldigt kontingent - Der vil blive sendt påkrav til de pågældende havemedlemmer.

Det indskærpes over for havemedlemmer, at det betragtes som misligholdelse af lejekontrakten jf. vedtægterne § 7 og vil medføre ophævelse af lejekontrakten uden yderligere varsel, hvis det skyldige beløb ikke indbetales/ eller kasseren kontaktes for aftale om afvikling af skyldigt kontingent.

-        Kasseren vil have det endelige årsregnskab færdigt i starten af februar – Bernhard vil kontakte revisorerne for gennemgang/ godkendelse - således at det kan blive forelagt bestyrelsen på næste møde.

 

Fælleshuset.

-        Bestyrelsen og Fælleshuspasser Lillian har flere gange kunne konstaterer at der har været uautoriserede ”gæster” i Fælleshuset – Der er alt for mange kopierede nøgler i omløb.

-        Søren havde undersøgt udgifterne til nye låse/ systemnøgler der ikke kan kopieres.(Ca. kr. 500,- per lås og ca. kr. 100,- per nøgle). Der vil være brug for 3 forskellige systemnøgler: A: Bestyrelsen B: Tillidshverv C: Udlejning.

-        Bestyrelsen besluttede at afvente evt. udskiftning til efter generalforsamlingen, hvor det vil blive forelagt havemedlemmerne.

-        Bestyrelsen besluttede at stille et forslag om et Renovering af Fælleshuset-udvalg til generalforsamlingen.

Det er ved kastevinde konstateret at det ”regner” ind på loftet i Fælleshuset – Taget/ de øverste træsider på Fælleshuset skal udbedres/ renoveres. Bestyrelsen vurderer at et specifikt udvalg vil være den bedste løsning - Vi har brug for nogle dygtige kolonister med håndværksmæssig viden/ ekspertise, der kan finde den bedste løsning/ stå for planlægningen og ”udførelsen” af renoveringen.

Ordinær Generalforsamling

-        Den ordinære Generalforsamling vil finde sted den 17. marts. 2012 i Fælleshuset kl. 12.00

-        Bernhard beklagede at måtte informerede bestyrelsen om at han trækker sig som kasserer før tid - Derfor skal vælges ny kasserer for 1 år på generalforsamlingen.

-        Tommy Due har ligeledes valgt ikke at forsætte sin periode ud (var valgt for 2 år).

-        Sekretæren vil have et udkast til indkaldelsen og tillidshverv på valg klar til næste bestyrelsesmøde.

 

Problemer med kolonister der åbner for vandet i vinterhalvåret/ uden for sæsonen.

-        Willy og Vandmanden vil kigge på muligheden for yderlig aflåsning af vandlåsene.

-        Bestyrelsen indskærper at det IKKE er tilladt for andre end vandmanden at åbne for vandet, da det kan påfører haveforeningen betragtelige udgifter ved rørskader.

-        Hvis synderen findes vil de blive holdt økonomisk ansvarlige for evt. udgifter ved skader/ vandspild og få ophævet deres lejekontrakt.

 

Mange indbrud i haverne i efteråret/ vinteren.

-        Bestyrelsen vendte problematikken. Politiet er gjort opmærksomt på problemet.

-        Aftale med et privat vagtværn om vinteren blev vendt / vil blive undersøgt.

-        Bestyrelsen opfordre havemedlemmer til at gøre deres huse så uinteressant som muligt i vinterhalvåret. Tøm det for evt. værdigenstande og drikkevarer (Oftest nogle meget tørstige tyveknægte L ). Træk alle gardiner og forhæng fra således at alle tomme skabe/ hylder er synlige, hvis man kigger ind i huset.

-        Færdes du i kolonien i vinterhalvåret og bliver opmærksom på noget mistænkeligt, hører bestyrelsen gerne fra dig, så vi kan få dæmmet op for problemet.

 

Dræn af haver/ rørledning.

-        Der har været en henvendelse omkring oversvømmelse/ blotlagt drænrør på Årupvej 3. Muligheden for evt. rensning/ spuling af eksisterende drænrør vil blive undersøgt.

 

Evt.

-        Kurser i forbindelse med bestyrelsesarbejde/ JURA og havevurdering/ HAVEAFSTÅELSE finder kun sted i foråret 2012 pga. Landskongres i DKF - Tilmelding skal finde sted 2 måneder før – Dette betyder at det ikke vil være muligt for KHF Sundsmark at sende tillidsfolk på kurser i 2012.

Næste bestyrelsesmøde er planlagt til tirsdag den 14. februar kl. 18.30 hos Jeanette.

Skriv en ny kommentar: (Klik her)

123hjemmeside.dk
Tegn tilbage: 160
OK Sender...
Se alle kommentarer

| Svar

Nyeste kommentarer

08.09 | 20:15

Hej,
Udestue på 15 m2 Best. Af 1 side l=5,5 m. Og 2 gavle a ca 2,75 m + tag, vinduer i plast, kan afhentes gratis uge 39 - 40. Ring 20460265

...
08.09 | 20:08

Hej,
Jeg har 15 m2 belægningssten, 21x7x7 cm rødmix, til afhentning, gratis. Algefri!
Har ligget under tag. Kan afhentes uge 39 - 40.
Ring 20460265

...
06.06 | 13:34

ET stort og laaaaaaaaaaaaangt hjertesuk. Jeg er SÅ ked af den megen grus på vejene, som gør det UMULIGT at cykle

...
14.04 | 18:52

Hej, jeg ville høre om i tillader 18-års fester, da mig og min veninde leder efter et sted:)

...
Du kan lide denne side
Hej!
Prøv at lave din egen hjemmeside ligesom mig! Det er nemt, og du kan prøve det gratis
ANNONCE