REFERATER 2013

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark søndag den 11. november 2013

Tilstede: Mir, Steen, Thomas Søren og Birte

 

1. Referat fra sidste bestyrelsesmøde blev godkendt

Referat blev godkendt.

2. Nyt fra Haveformanden.

Sønderborgforsygning har klaget over vores kummer, om de ikke kan komme ind og tømme skrald

for vores nabo. Vi mener ikke at det er vores problem.

Kommunen siger at der bliver brugt meget vand. Karsten følger op på det.

Det er blevet klaget over stakit på Mønstervej 2.

Der er lavet lavet 3 nye kontrakter.

3. Nyt fra kasseren

Kasseren gennemgik regnskab

Der er 100.000 i underskud på det foreløbige regnskab. Men Kontigenterne fra efteråret er heller

ikke kommet på.

Kasseren har kommet med nogle tal fra budget 2014.

Vi har fået 1 indbetaling tilbage som der ikke er adresse på.

Der er ikke lavet en endelig opgørelse med forsikringen.

4. Øvrig bestyrelse

Birte har haft i kommunen angående træer på Glentevej

5. Fælleshuset

Døren binder,

Der regner ind på loftet, Bernhard har en ide om hvor det er. Kommunen bliver kontaktet.

Port skal tætnes så der ikke kommer sne ind når den tid kommer.

Vi har fået tilbud en industri opvaskemaskine for 1800 kr. Vi kigger nærmere på tilbudet.

Der er blevet rykket for vores varme installation og udsugning.

6. Næste møder

Tirsdag 4/2

Generalforsamling 15/3

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark tirsdag den 1. oktober 2013

Tilstede: Mir, Søren, Steen, Mads, Birte og Thomas.

 

1. Referat fra sidste bestyrelsesmøde blev godkendt.

 

2. Nyt fra Haveformanden. 

Der har været en haveejer som havde mødt en anden haveejer i sin egen og anmeldt ennne for tyveri. Men sigtelsen er blevet frafaldet pga. manglende tyve koster. 

Generalforsamlingen skal flyttes til den 15/3 

Der er bestilt skilte til Nylandsvej. 

Der vil blive lavet kontor i garagen, i stedet for 1. salen. Det er nemmere og billigere.

Vi køber noget værktøj til formålet. 

Der er også købt præmier og rammer. 

Bla bliver der købt et træ til Skovlys jubilæum, som kommer til at stå uden for deres klubhus.

Der er kommet et forslag om vinterlukning af kolonihaven(spæring af veje), men det må vi nok tage til generalforsamlingen.

På kredsmødet referer kredsformanden at vi stiger 20 kr/år/have i forbunds kontingent

 

3. Nyt fra Kassereren 

Der er nogen få der mangler at få penge tilbage på fællesarbejde.

Et forsalg til generalforsamlingen Næste gang vil en arbejdsdag fremmøde blive modregnet kontingent indbetaling.

Banken har sendt nogle girokort med gamle navne.

Vi skal have møde med forsikringen mht endelig opgørelse af brandskader.

Der er kommer priser på nye døre, som der bla skal installeres i køkkenet. 

Steen holder møde med Bernhard mht fælleshus forbedringer.

 

4. Øvrig bestyrelse 

Birthe har været rundgang med kredsen for inspicere haverne Skovly og Sønderskov

I morgen bliver haven her og Sundeved inspiceret. 

Der blev afholdt fællesarbejdsdag og der kom 20 stk 

Der er bestilt have affalds container til på lørdag. 

Der forvendes at vandet bliver lukket den 3 / 11.

 

5. Vurderingsudvalget. 

Der er 2 haver der mangler at blive vurderet..

 

6. Fælleshuset 

Er lejet ud for første gang i år på lørdag. 

Der mangler 30 kaffe kopper efter brænden. Nye vil blive indkøbt.

 

7. Næste møder

Søndag den 10/11 kl 11.00

Søndag den 4/3 kl 11.00

Generalforsamling 15/3

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark søndag den 1. september 2013

Tilstede: Mir, Steen, Mads, Thomas og Birte

 

1. Referat fra sidste bestyrelsesmøde blev godkendt

Der blev rettet på overtagelse af Havdalsvej nr. 28 i stedet for nr. 29

Og vi opsiger Mønstervej 2.

Derefter kunne referat godkendes.

 

2. Nyt fra Haveformanden.

Haverne Nylandsvej nr. 16 og nr. 19 er blevet solgt. 

Bendt & Fie Stolberg har 50 års jubilæum

Pia Skipper har 25 års jubilæum. 

Fælleshuset bliver malet hvidt indvendigt. 

Der er blevet set en tyveknægt og han er blevet politianmeldt.  

Der var lysfest med fællesspisning samme dag der er fællesarbejde.

Der gives præmier for de fem bedste. 

Vi har fået tilbud om at få fjernet nogle træstubbe, men da hækken omkring ringridderpladsen også trænger til at blive klippet lidt venter vi lidt med det.

 

3. Næste møder 

Tirsdag den 1/10 kl. 19.00

Søndag den 10/11 kl. 11.00

Søndag den 4/3 kl. 11.00

Generalforsamling den 15/3

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark søndag den 4. august 2013

Tilstede: Mir, Søren, Steen, Mads og Thomas.

 

1. Referat fra sidste bestyrelsesmøde blev godkendt.

2. Nyt fra Haveformanden.

Vi havde 14 misvedligeholdte haver og sendte derfor breve ud. Alle har været her ude og ordne haven, undtagen en som vi så har overtaget. Denne have sammen med en anden vi har fået overdraget bliver sat til salg.

3. Nyt fra Kassereren

Har stort set indbetalinger for alle. Mangler nogle få stykker.  Vi har desværre nogle haver som er i restance, som vi nok ikke ser pengene fra.

Vil tjekke om havernes m2 passer sammen i forhold til jord/vandleje. 

4. Øvrig bestyrelse

Vi har fået en anmodning om byggeri på Energivej 6. Anmodningen går videre til Lis.

Der har desværre været tyveri af alle mulige små ting, så som drivhus glas, have stole m.v. 

5. Vurderingsudvalget.

Der bliver løbende vurderet haver.

6. Havebedømmelsesudvalget

Den er afsluttet og der kommer en liste op

Hvis man har modtaget en præmie kan begge navne komme på, hvis det ønskes.. 

7. Fælleshuset

Vi har indhentet priser for at få malet loftet i festlokalet.

Vi har fået tilbudt en brugt industri opvaskemaskine, plus vandvarmer - Men vi takker nej.

Opvaskemaskine står ved skade service, hvis den er gået til -> køber vi en ny. 

8. Næste møder

Søndag 1/9-2013 - kl. 11.00

Tirsdag den 1/10-2013 - kl. 19.00

Søndag den 10/11-2013 - kl. 11.00

Søndag den 4/3-2014 kl. - 11.00

Generalforsamling 29/3-2014

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark tirsdag den 6. marts 2012

Tilstede: Mir, Søren, Birthe, Steen, Mads og Thomas.

 

1. Referat fra sidste bestyrelsesmøde blev godkendt og indført i protokollen. 

2. Nyt fra Haveformanden.

Der har været stor forespørgsel på haver.

Der har været en forespørgsel på køb af Rundkærsvej nr. 20 som Ringriderforening bruger nu.

Vi forespørger Ringriderforeningen om de kan bruge Rundkærsvej 9 i stedet for. 

3. Nyt fra Kassereren

Der er kommet kontingenter/ girokort tilbage, men kasseren har selv været ude og aflevere nogle igen til de rette.

Vi har pt. et stk. kontingent vi ikke kan finde en ejer på. Vi sender et anbefalet brev til vedkommende. Hvis der ikke bliver svaret ryger vedkommende ud.

Der er så vidt vides 2 haver der er blevet solgt uden vores vidende. Der er solgt 5 haver i år, hvor vi har været inde over.

Der er blevet snakket med Tryg forsikring mht. vores brand skade. Skades listen vil blive kigget igennem, når vores ting der kommer tilbage fra Skadesservice

Der har el forbrug på 20kkr, sikkert pga. tørring af Fælleshuset. Forsikring bliver kontaktet mht. denne sag.

Der er ikke blevet overført penge over på vandkontoen i de sidste 3 år. Steen undersøger om det er muligt at flytte flere penge over på denne konto, da den giver den højeste rente.

Der har været en stor vandregning, som muligvis skyldes rørbrud. Karsten er rundt hver uge for at tjekke målerne Der har været rørbrud for 30kkr ind til videre. 

4. Øvrigt/ Bestyrelse

Der blev snakket om fartbump, da hastigheden er lidt for høj rundt omkring i haven. Beton rør var oppe at vende og betonmanden vil blive kontaktet.

Segmentering af vandsystemet på det nye område kom på tale, da det er et stort område at tømme for vand, hver gang der sker et brudbrud. 

5. Vurderingsudvalget.

Vurderingsudvalget har vurderet 25 haver i år.

6. Havebedømmelsesudvalget.

Skal have en liste inden den 7. maj

7. Grøn pulje

Der er kommet 6 forslag til brug af den grønne pulje. De har dog ikke noget med puljen at gøre. (De har noget med forskønnelse af haven)

Vi foreslår solceller, jordvarme, regnvandsbeholder til Fælleshuset. 

8. Fælleshuset

Birthe vil gerne være fælleshus passer.

Der var blevet lavet et tilbud på loftrum, fra et firma der ville have 189.000 kr. plus moms for at lave det. Det blev fundet for dyrt og der vil blive undersøgt om man kan lave det billigere evt. at bestille materialerne selv.

Konstituerende Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark lørdag den 2. april 2013

Tilstede: Mir, 2xSøren, Jeanette, Steen, Thomas, Birthe og Mads

 

De valgte medlemmer til bestyrelsen afholdt konstituerende bestyrelsesmøde

Bestyrelsen konstituerede sig som følgende:

Haveformand                     Mir Wiese

Kasserer                             Steen Nørholdt

Næstformand                     Mads Johansen

Sekretær                            Søren Andersen

 -

Webmaster                        Jeanette Madsen 

På mødet blev følgende emner taget op:

Kalender

På mødet blev der lavet en aktivitet kalender for året 2013 som kan ses på hjemmesiden 

Misvedligeholdte haver

Igen en af årets opgaver med tilsyn og opfølgning på mis-vedligeholde haver. 

Nyt fra Vurderings udvalg

Vurderings-udvalget vil vurdere alle de haver der mangler at blive vurderet. Også fra sidste år. 

Medlemsliste

Medlemslisten bliver overdraget fra Sekretæren til Kasseren. Da det er mere logisk at han har den. 

Fælleshuset

Mir havde været til møde om fælleshuset, og fortalte hvad hun havde fået ud af at mødet med kommunen om huset.

Container

Der blev foreslået at vi lejer en container til Sundsmarks haveredskaber, indtil fælleshuset er blevet færdigt. 

Haver til salg

KHF har fået overdraget 2 haver som bliver sat til salg. Disse haver bliver præsenteret på hjemmesiden.  Der blev også fastlagt en pris på dem.

 

Bestyrelsen

Næste møde er aftalt til tirsdag den 6. maj kl. 19.00 

Ordinær Generalforsamling i KHF Sundsmark

Lørdag den 16. marts 2013.

(29 haver var repræsenteret fra start)

Næstformanden bød de fremmødte havemedlemmer velkommen. Mads måtte desværre meddele, at vores Haveformand aften forinden var blevet indlagt akut på hospitalet. Vi håber hun snart er frisk igen.

1.    Valg af dirigent.

Lis Kock blev valgt til dirigent.

Dirigenten konstaterede at 29 stemmeberettigede haver var mødt op til generalforsamlingen, at den var rettidig indkaldt og vedtægterne i øvrigt var overholdt. Dagens dagsorden blev godkendt af forsamlingen.

2.    Valg af stemmeudvalg.

Julianne, Louise Marie og Birte blev udvalgt til at tælle stemmer ved evt. skriftlige afstemninger.

3.    Bestyrelsen beretning.

Det havde været et svært år med mange udfordringer. Det kniber med de frivillige kræfter og det kan mærkes på mange områder. Der blev dog rettet en stor tak til de frivillige, der hver dag gør en stor indsats i haveforeningen, ved at passe deres tillidshverv – Grønmand, Vandmand, Flagmand, Toiletpasser og Festudvalget - Dem glemmer vi desværre tit at påskønne i hverdagen! Der blev også rettet en særlig tak til Anders for projekt ”Udslagskumme”, der hurtigt var blevet udført for at møde et krav fra kommunen.

Der blev kort berettet om lokalplanen, hvor mange af haveforeningens ønsker var blevet hørt og indføjet i samarbejde med kommunen – dog havde det krævet en ekstra indsats, at få tilladelsen til at én havetrailer forsat kan få lov at stå på det enkelte havelod.

Der havde været afviklet 2 gode og hyggelige fællesarbejdsdage, hvor der virkelig var blevet taget fat af de fremmødte - dog havde et flertal af havemedlemmerne forsat fravalgt arbejdsdagene - deres ”service-afgift” skal omsættes til forbedringer og holde vores kontingent i ro.

Fælleshuset havde været godt udlejet og de nye lejekontrakter fungerede rigtig fint – men som alle jo var bekendt med, nedbrændte Fælleshuset ved et trist uheld i september. Midt i alt det triste, må vi dog være taknemlige for at ingen personer kom til skade. Branden har betydet en del ekstra arbejde for bestyrelsen og haveformanden med kommunen, forsikringsspørgsmål og utallige indbrud i Fællesruinen. Bestyrelsen arbejder positivt frem mod at vores nye Fælleshus skal indeholde bedre faciliteter for havemedlemmerne, bestyrelsen og diverse udvalg gennem etablering af et mødelokale på loftet.

Til slut opfordrede bestyrelsen forsamlingen til at afvikle dagens program i en god og konstruktiv tone.

(Kopi af årsberetning er vedlagt referatet i protokollen).

 Desværre havde bestyrelsens opfordring til en god og konstruktiv tone ikke vundet genklang hos alle i forsamlingen. Der blev rettet en meget personligt anklage mod et havemedlem og bestyrelsen blev bebrejdet at de havde valgt at betale bøden i forbindelse med branden i Fælleshuset. Efter en kort ophidset debat i salen, blevet diskussionen stoppet af dirigenten og 2 havemedlemmer valgte at forlade generalforsamlingen.

Der blev spurgt ind til trailer parkeringen – Men dirigenten udsatte debatten til gennemgangen af de nye ordensregler. Beretningen blev derefter godkendt af forsamlingen ved håndsoprækning.

4.    Årsregnskabet 2012.

Majbrit/ Kasseren gennemgik regnskabet for 2012

(Kopi af årsregnskabet for 2011 er vedlagt referatet i protokollen).

Majbrit fik store roser fra salen for sit regnskab. Flotteste og mest gennemskuelige regnskab i haveforeningens historie. Regnskabet blev derefter godkendt af forsamlingen ved håndsoprækning.

5.    Gennemgang af forslag til nye ordensregler i forbindelse med den nye Lokalplan.

Jeanette startede med at forklare forsamlingen at de gamle ordensregler havde udviklet sig til lidt af et uoverskueligt kludetæppe af regler – Derfor var de nye tiltag/ muligheder fra Lokalplanen og de gamle ordensregler blevet flettet sammen og opdelt i få enkle paragraffer med underrelaterende punkter.

Ændringer / tilføjelser i forhold til de gamle ordensregler blev gennemgået punkt for punkt og der blev fremhævet om ændringen var sket som følge af Lokalplanen, nye regler fra Kolonihaveforbundet eller om det var et forslag fra bestyrelsen. Jeanette forklarede forsamlingen, at haveforeningen selvfølgelig på en generalforsamling godt kunne vedtage strammere regler, så længe disse blev holdt inden for den nye lokalplans rammer … f.eks. at bygningerne skal være mindre end der gives mulighed for.

Fra salen blev der igen spurgt ind til tilladelsen til én havetrailer på haveloddet. Jeanette forklarede at bestyrelsen havde vurderet at det var i de fleste havemedlemmers interesse, at de forsat kunne parkerer deres havetrailer på haveloddet … De fleste kan ikke parkere den på deres private adresse, da mange bor i lejlighed – De vil være til stor gene på havestierne når folk skal fylde dem op med haveaffald – og ikke mindst Haveforeningen undgår at skulle bruge penge og arbejdskraft på at vedligeholde en trailer-parkerings-have. Skulle man på et senere tidspunkt ønske det, kan en generalforsamling vælge at omdanne Rundkærsvej 9 til parkering for havetrailere og give afkald på dispensationen.

Bestyrelsen blev gjort opmærksom på at der stod nogle havetrailere og flød på parkeringspladsen ved Stationsvej.

Der blev spurgt ind til en igangværende opmåling i haveforeningen – Bestyrelsen havde ikke kendskab til dette, men kunne fortælle at hele haveforeningen var blevet målt op og affotograferet i forbindelse med Lokalplanen for at lovliggøre de gamle kolonihavehuse. De gamle huse skal ikke flyttes, men alt nybyggeri skal følge den nye Lokalplan.

Der blev spurgt ind til placeringen af drivhuse – Bestyrelsen har arbejdet for at drivhus kan placeres ned til 0,6 m. fra skel, da de ikke udgør en brandfare. Der er vist nogle enkelte drivhuse i dag, hvor hækken burde klippes ind for ikke at være i konflikt med vores ordensregler.

Bestyrelsen havde stillet et forslag om at en enig bestyrelse skulle kunne genbesætte et tillidshverv, hvis personen groft tilsidesætter haveforeningens interesser.

Dette førte til en længere debat omkring de udfordringer bestyrelsen har stået med i forbindelse med vurderinger af haver og udgiften til en ekstraordinær generalforsamling når personer forlader deres post i utide. Der var stor forståelse fra mange i salen, men bestyrelsen så sig nødsaget til at trække forslaget tilbage, da det er i konflikt med haveforeningens vedtægter.

Kopi af de nye ordensregler kan efter den 15. april 2013 rekvireres hos Haveformanden eller per mail - Ellers find dem under fanen: VEDTÆGTER & ORDENSREGLER her på hjemmesiden.

6.    Indkomne forslag.

Bestyrelsen havde ikke modtaget forslag fra havemedlemmer til behandling på generalforsamlingen.

Der opstod lidt uenighed mellem dirigenten og bestyrelsen om under hvilket punkt - bestyrelsens forslag om en forhøjelse af jordlejen for at følge med prisudviklingen, samt ønsket om at afsætte midler til Fælleshus og en fest på budgettet for 2013 – burde behandles.

Et medlem fra salen fastslog tørt, at det vist ikke udgjorde det store problem for salen, at behandle ovennævnte ved gennemgangen af budgettet.

7.    Budget / Kontingent.

Majbrit/ kasseren fremlagde bestyrelsens forslag til budgettet for 2013.

- Der blev redegjort for de manglende jordlejeindtægter. Haveforeningen bliver opkrævet mere i jordleje end medlemmerne betaler. Bestyrelsen foreslog at jordleje blev hævet med 4 øre per m2 årligt for at følge med prisudviklingen. En stigning på kr. 16,- for en have på 400 m2.

- Bestyrelsen foreslog at der afsættes et max beløb på kr. 95.000 til etablering af bedre mødefaciliteter i det nye Fælleshus. Desuden skal der søges om midler fra en fond og muligvis kan der søges om en varmepumpe.

- Bestyrelsen foreslog at der afsættes kr. 10.000 til en fest, når Fælleshuset er genopført.

(Kopi af budget for 2013 er vedlagt referatet i protokollen).

Nogle mente at man skulle se tiden/ det nye Fælleshus an, inden der blev brugt penge på bedre faciliteter. Bestyrelsen forklarede at det mest fornuftige økonomisk, ville være at gøre det nu mens genopbygningen fandt sted. Isolering af Fælleshuset blev også debatteret. Der kom et forslag om at der skulle afholdes et møde omkring Fælleshuset for havemedlemmerne. Men da genopbygningen allerede er påbegyndt, er bestyrelsen under tidspres/ der skal handles hurtigt - Derfor vil det ikke være muligt at afvikle et sådan møde.

Generalforsamlingen godkendte budgettet og de 3 forslag fra bestyrelsen ved håndsoprækning.

8.    Valg af Kasserer for 2 år:

Steen Nørhart, Mønstervej 6

9.    Valg af Haveformand/ Ikke på valg:

Mir Wiese er valgt for 2 år i 2012

10.  Valg til bestyrelsen:

Thomas Jørgensen, Rundkærsvej 14 - Valgt for 2 år

Søren Hansen, Havdalsvej 29 - Valgt for 2 år

Mads Johansen, Havdalsvej 20 - Valgt for 1 år

Søren Andersen, Havdalsvej 35 - Valgt for 1 år

Birthe Sveen, Havdalsvej 6 - Valgt for 1 år

Valg af suppleanter til bestyrelsen for 1 år.

1. suppleant: Diannie S. Hansen, Glentevej 11

2. suppleant: Gitta Teichert, Energivej 18

3. suppleant: Jeanette Madsen, Nylandsvej 36

11.  Valg af 2 interne revisorer for 1 år.

Lis Kock, Energivej 38

Majbrit Hansen, Havdalsvej 29

12.  Valg til Vurderingsudvalget.

Pia Thesbjerg, Nylandsvej 36 - Valgt for 2 år

Mads Johansen, Havdalsvej 20 - Valgt for 2 år

Anders Sørensen, Energivej 40 – Valgt for 1 år

Valg af suppleanter til vurderingsudvalget for 1 år

1. suppleant: Søren Andersen, Havdalsvej 35

2. suppleant: Jeanette Madsen, Nylandsvej 36

13.  Valg af Fælleshuspasser.

Posten besættes først af bestyrelsen når Fælleshuset er genopført.

14.  Valg Havebedømmelsesudvalget for 1 år.

Hans Christian Hansen, Elbovej 8

Bjarne Viese, Nylandsvej  

15.  Vandmand / Ikke på valg:

Carsten Nielsen er valgt for 2 år i 2012.

16.  Toilet eftersyn og rengøring for 1 år.

Marie Louise Rumley, Energivej 2

17.  Grøn mand (grønne mænd) for 1 år.

Bernhard Høhrmann, Nylandsvej 23

18.  Flagmand for 1 år.

Hans Christian Hansen, Elbovej 8

19.  Festudvalg 2013

Sundsmarks festudvalg for 1 år: Ingen ville påtage sig opgaven/ Op til bestyrelsen at finde frivillige.

Kredsen festudvalg for 1 år: Jytte Kjær-Fog, Mønstervej 5

20.  Eventuelt:

Der kom en opfordring fra salen om at lottospillet bliver genoptaget, når Fælleshuset står færdigt – Folmer vil gerne være opråber Cool Der var tilslutning fra flere i salen.

Der blev efterspurgt aktiviteter der kan styrke fællesskabet i haveforeningen … f.eks. lørdagscafe hvor man kunne mødes over en kop kaffe en gang om måneden.

Bestyrelsen synes det ville være dejligt med et bedre sammenhold – snak på tværs af haveforeningen – men samtidig måtte et bestyrelsesmedlem også, med et glimt i øjet, nævne at det var svært at imødekomme forslaget, da ingen ville påtage sig posterne i festudvalget. Tidligere bestyrelser har forsøgt med en månedlig Fælleshus-dag, men ingen eller kun ganske få mødte op.

Et medlem fra det afgående festudvalg bebrejdede bestyrelsen for manglede opbakning til sommerfesten sidste år – hvorfor havde ingen fra bestyrelsen valgt at deltage i sommerfesten? Et bestyrelsesmedlem pointerede, at man vel ikke nødvendigvis er forpligtet til at deltage i alt, fordi man sidder i bestyrelsen … festudvalget og bestyrelse må vist gå i tænkeboksen hvis fællesarrangementer skal være mere attraktive. Som det er lige nu, er der ingen opbakning/ tilmelding til fællesarrangementer … og det er trist. Men vi skal også huske at vores fællesarbejdsdage er ret fantastiske, da vi der har muligheden for at styrke sammenholdet og lære nye kolonister at kende på kryds og tværs i haveforeningen.

Et havemedlem konstaterede at det var trist at overvære hvordan nogle få havemedlemmer har en meget hård, til tider svinsk tone i deres bebrejdelse af personer med tillidshverv … der mangler opbakning til bestyrelsen … Bestyrelsen mødes med krav om at der skal gøres det ene og det andet … ikke mærkeligt, at det er svært at finde personer der vil stille op til bestyrelsen og diverse udvalg. Kommentaren blev bakket op med klapsalver fra forsamlingen.

Mødet hæves

Dirigenten takkede hele bestyrelsen for dens arbejde i sæsonen 2012 og rettede en særlig tak til den afgående kasserer og sekretæren – Alle blev efterfølgende ønsket en god havesæson Cool

Nu glæder vi os til det bliver rigtigt forår!

 

Næstformand: Mads Johansen

Dirigent: Lis Kock

Referent: Jeanette Madsen

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark onsdag den 6. marts 2013

Tilstede: Mir, Mads, Majbrit, Søren og Jeanette Ikke tilsted: Hanne v/ afbud

 

Willy har meddelt at han udtræder af bestyrelsen (Valgt for en 2-årig periode i 2012) 

Nyt fra Formanden:

Ang. Fælleshuset:

Kommunen hjælper med at indsende en screening til etablering af et loftsrum i Fælleshuset – Sagen vil blive hastebehandlet, således at der gerne skulle foreligge en afgørelse inden generalforsamlingen.

Genopbygningen af Fælleshuset er gået i gang.  Haveformanden vil aflægge byggepladsen et besøg for at kontrollere status, da der blev rejst nogle spørgsmål omkring tagkonstruktionen. 

Ang. Kredsen:

Der havde fundet 2 møder sted siden sidst.

- Et møde omkring kredsens årlige generalforsamling (Regnskab vedlagt protokollen)

- En pakkeaften med indkaldelserne til Kredsen generalforsamlingen.

Kredsen generalforsamling finder sted onsdag den 3. april. 

Ang. diverse:

Der er blevet bestilt en vurdering af Rundkærsvej 22 - Medlemmet er informeret om at haven først kan blive vurderet efter generalforsamlingen. 

Haveforeningen har 2 nye haver der skal annonceres til salg på hjemmesiden.

Den have hvor lejekontrakten er blevet ophævet i 2012 pga. grov misligholdelse, vil blive solgt til højeste bud. Der skal dog være tale om en seriøs kolonist, da haveforeningen ikke kan være tjent med en ”skidthave” lige ud for Fælleshuset. 

Nyt fra Kassereren:

Resultatopgørelsen 2012 /Vedlagt i protokollen

Kasseren gennemgik regnskabet / resultat opgørelsen for 2012, efter justeringen af de forskellige indtægts/ udgifts posteringer for at tydeliggøre udgifterne til drift, vand og grønt område. 

Revisorerne har endnu ikke været forbi – Majbrit ville rykke for en aftale. 

Kasseren gennemgik budgettet til 2013

Bestyrelsen vedtog at foreslå at der afsættes kr. 95.000 på budgettet for 2013 til etablering af et loftrum.

Der skal dog forsat søges om fondsmidler til projektet, for at kunne få opgraderet Fælleshusets loftsrum og en ansøgning om en varmepumpe blev vendt.

Bestyelsen vedtog at foreslå at der afsættes kr. 10.000 på budgettet for 2013 til en fest når Fælleshuset er genopført. 

Bestyrelsen vedtog at foreslå at havemedlemmernes jordleje årligt sættes op med 4 øre per m2, for at følge med prisudviklingen. Dette vil medføre en årlig stigning på kr. 16,- for en have på 400 m2. 

Ang. Ordinær Generalforsamling:

Bestyrelsen havde modtaget et skriftligt tilsagn fra et havemedlem om opstilling til vurderingsudvalget (Medlemmet desværre forhindret i at deltage i generalforsamlingen) 

Bestyrelsen kunne glæde sig over at der endnu ikke var kommet breve med indkaldelser retur.

Bestyrelsen gennemgik kort de enkelte arbejdsopgaver i forbindelse med afviklingen af generalforsamlingen … de vigtige oste-/rullepølsemadder og drikkevarer Vinker

Bestyrelsen.

Næste møde: Lørdag den 16. marts kl. 9.00 / Husmoderforeningen, Kongevej 36.

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark søndag den 10. februar 2013

Tilstede: Mir, Mads, Majbrit, Søren og Jeanette

Ikke tilsted: Hanne v/ afbud og Willy u/ afbud

 

Nyt fra Formanden:

Ang. Fælleshuset:

Sønderborg Kommune har fundet et lokale til opmagasinering af haveforeningen kram, indtil Fællehuset står genopført. Medlemsarkivet vil dog blive opmagasineret andet steds, da lokalet ikke er opvarmet. 

Guderup Byg står for genopbygningen af Fælleshuset.

Det forlyder at de starter med at sætte spær op i uge 7 og udseendet skulle blive som før branden.

Bestyrelsen diskuterede ønsker til det kommende Fælleshus funktioner – Der skulle gerne være nogle bedre mødefaciliteter og arbejdsforhold for bestyrelsen, diverse udvalg, den grønne mand og vandmanden. I det gamle Fælleshus var det ikke muligt at afholde møder i vintersæsonen. Derfor vil bestyrelsen foreslå på den kommende generalforsamling at der afsættes midler til at etablere et kontor/ mødelokal på loftet. Den grønne mand og vandmandens ”værksted”/ lager placeres i stueetagen hvor ”kontoret” tidligere lå.

Haveformanden vil kontakte Guderup Byg der står for genopbygningen for et tilbud/ pris på vinduer i loftsetagen. 

Nyt fra Kassereren:

Resultatopgørelsen 2012 /Vedlagt referatet i protokollen

Bestyrelsen fandt ved en grundig gennemgang en difference mellem indtægter og udgifter på 2 områder/ poster – De højere udgifter ikke kan forklares med restancer og de få tillidsposter der udløser fri haveleje/ kontingent. 

Ang. kontingent til Kreds/ Forbund:

Bestyrelsen bad kasseren undersøge, om der er betalt for meget i kontingent til Forbund/ Kredsen – Haveforeningen skal betale per aktivt medlem / ikke per have. Dette har Forbundet bekræftet i en mail i foråret 2012 til haveforeningen. (Mail vedlagt referatet) 

Ang. Jordleje:

Resultatopgørelsen viser at udgifterne til jordleje er højere end indtægterne – Havemedlemmernes jordleje er ikke steget i takt med det haveforeningen reelt opkræves. Derfor vil Bestyrelsen på den kommende generalforsamling foreslå at jordlejen fremover hæves.

(Kredsens kasserer har telefonisk oplyst at jordleje er 79 øre per m2 for 2012 – Har endnu ikke kendskab til prisen for 2013).   

De store udgifter til el blev også vendt - Her må der gøres noget fremadrettet for at nedbringe udgiften. En regning i forbindelse med udtørring af Fælleshuset hen over vinteren, vil blive sendt videre til forsikringsselskabet der står for genopbygningen – Den kan bestyrelsen ikke godkende/ acceptere. 

Bestyrelsen udtrykte et ønske om at udgifter relateret til Fælleshus, vand og grønt område ikke posteres under drift, for at give et mere tydeligt billede af haveforeningens udgifter/ resultat på de enkelte områder.

Årets overskud kan tilskrives Fælleshuset, kapitalindskud/ salg af haveforeningens egne haver samt det opkrævede servicegebyr for manglende deltagelse på fællesarbejdsdagene. 

Kasseren har kontaktet revisorerne for en dato til den endelige gennemgang/ godkendelse af regnskabet.

Majbrit vil udarbejde et budget for 2013:

Bestyrelsen vedtog at stille forslag om at der skal afsættes midler til:

-       Et rum/ kontor på loftet til bestyrelsen, diverse udvalgsmøder og arkiv.

-       En fest i forbindelse med Fælleshuset er blevet genopført – Budget: 10.000 kr.

Bestyrelsen besluttede at sende en ansøgning om fondsmidler til ”loftrummet” hurtigst muligt, når der foreligger et tilbud / pris overslag. Der er aftalt møde med Sønderborg Kommune i uge 8. 

Ang. Ordinær Generalforsamling:

Generalforsamlingen finder sted lørdag den 16. marts i Husmoderforeningen, Kongevej 34. 

Forslag til nye ordensregler blev forelagt bestyrelsen.

De gamle ordensregler vil udvikle sig til et rodet og uoverskueligt ”kludetæppe”, hvis de nye muligheder/ restriktioner i Lokalplanen blot skal tilføjes. Derfor er de eksisterende regler og tilføjelser blevet sammenskrevet i paragraffer der omhandler hvert sit emne f.eks. Medlemmer, Anvendelse, Haveleje, Bebyggelse osv. 

En enig bestyrelse godkendte en ansøgning om dispensation fra Lokalplanens § 5.7 omkring trailerparkering.

Omlægningen af Rundkærsvej 9 til havetrailer parkering - til de for tiden ca. 6 havetrailere - vil påfører foreningen etableringsudgifter og den grønne mand ekstra arbejde. Der kan altid på et senere tidspunkt, anlægges en trailer parkeringsplads på det udpegede havelod, hvis behovet/ ønske skulle opstå. 

/ Ansøgning til PLAN vedlagt referatet i protokollen. Bliver anmodningen ikke mødt af PLAN betyder det at haveforeningen skal omlægge Rundkærsvej 9 til havetrailer parkering for at følge Lokalplanen. 

Forslaget til nye ordensregler blev godkendt til udsendelse sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. 

Udkast til indkaldelsen blev gennemgået:

Et punkt om forslag til behandling blev tilføjet - Udkastet blev derefter godkendt. 

Der blev aftalt klippe/ klistre/folde aften onsdag den 20. februar – UDSENDING AF INDKALDELSE.

Indkøb og fordeling af arbejdsopgaver vedr. generalforsamlingen blev aftalt. 

Bestyrelsen. 

Næste bestyrelsesmøde onsdag den 6. marts 2013 / Hos Jeanette

Bestyrelsesmøde i KHF Sundsmark mandag den 14. januar 2013

Tilstede: Mir, Mads, Majbrit, Søren og Jeanette

Ikke tilsted: Hanne v/ afbud og Willy u/ afbud

 

Nyt fra Formanden:

Kunne berette at en have var blevet solgt.

Ang. Fælleshuset:

Kommunen har endnu ikke stillet et lokale til rådighed – Haveformanden vil rykke hendes kontakt for løsning.

Der ventes forsat på svar omkring status på genopbygningen/ køreplan for Fælleshuset. 

Ang. Sammenslutning af Sønderborg og Haderslev Kredsene:

Haveformanden havde deltaget i et spændende møde i Kredsen med deltagelse fra Haderslev Kredsen. Bestyrelsen blev informeret om at der nu først skulle vælges 7 personer fra KHF Sundsmark til repræsentantskabet på haveforeningens generalforsamling i 2014 (Altså ikke 18 personer på førstkommende generalforsamling som skrevet i referatet fra forrige møde).

Ang. Vedtægter/ ordensregler:

Sønderborg Kredsen ønsker at den nye lokalplan for KHF Sundsmark bliver implementeret i haveforeningens vedtægter/ ordensregler ved førstkommende ordinære generalforsamling i marts.

Bestyrelsen vedtog at Mads og Jeanette skal have et udkast til evt. ændringer klar til næste bestyrelsesmøde. 

Nyt fra Kassereren:

Kasseren beklagede at nogle regninger fra Ulkebøl plæneklipperservice fra 2012 desværre havde taget en lang omveje og var strandet i hendes have-postkasse i vintersæsonen … Regningen er nu betalt, men vil først fremgå af 2013 regnskabet. 

Årsregnskabet for 2012 vil blive forelagt bestyrelsen på næste bestyrelsesmøde. 

Haveforeningen har modtaget et tilbud fra Kolonihaveforbundet for Danmarks omkring 2 nye forsikrings ordninger (Kopi af brev vedlagt referatet).

Bestyrelsen vedtog at tegne begge forsikringer:

Forsikringsordning for vurderingsudvalget.

Kollektiv ulykkesforsikring ved fællesarbejde.

Kasseren vil sørge for at tilmelde haveforeningen. 

Evt.

Ang. Grøn Mand:

Bestyrelsen godkendte indkøb af grus til lapning af huller på havevejene. 

Ang. ordinær generalforsamling:

Der skal følges op på lokalitet / om lokalet er ledigt.

Majbrit og Jeanette bekræftede over for bestyrelsen, at de ikke genopstiller til deres tillidshverv / poster ved den kommende ordinære generalforsamling.

(Begge blev valgt for en 1-årig periode ved sidste generalforsamling)

 Bestyrelsen.

Næste bestyrelsesmøde er planlagt til søndag den 10. februar kl. 10.00 hos Jeanette.

Skriv en ny kommentar: (Klik her)

123hjemmeside.dk
Tegn tilbage: 160
OK Sender...
Se alle kommentarer

| Svar

Nyeste kommentarer

08.09 | 20:15

Hej,
Udestue på 15 m2 Best. Af 1 side l=5,5 m. Og 2 gavle a ca 2,75 m + tag, vinduer i plast, kan afhentes gratis uge 39 - 40. Ring 20460265

...
08.09 | 20:08

Hej,
Jeg har 15 m2 belægningssten, 21x7x7 cm rødmix, til afhentning, gratis. Algefri!
Har ligget under tag. Kan afhentes uge 39 - 40.
Ring 20460265

...
06.06 | 13:34

ET stort og laaaaaaaaaaaaangt hjertesuk. Jeg er SÅ ked af den megen grus på vejene, som gør det UMULIGT at cykle

...
14.04 | 18:52

Hej, jeg ville høre om i tillader 18-års fester, da mig og min veninde leder efter et sted:)

...
Du kan lide denne side
Hej!
Prøv at lave din egen hjemmeside ligesom mig! Det er nemt, og du kan prøve det gratis
ANNONCE