REFERATER 2022

Bestyrelsesmøde (konstituerende) den 29-3-2022

Bestyrelsesmøde (konstituerende) den 29-3-2022

Formanden får telefon numre

Ordstyre: Birgitte

Fravær: Mogens kommer lidt senere, Mustafa

Godkendelse af referat.

Beretning fra formand: Der er ikke meget at berette lige nu, har to hussalg, der står lidt og venter.

Kasserer beretter: Har travlt og får hjælp af Elsebeth i start, men vil finde sit eget system. Der går nok nogen tid inden det hele er på plads. Mangler fuldmagter

Lisbeth efterlyser et samlet system, som er mere gennemskueligt og ikke vi har et hver.

Fordeling af poster:

John Forbliver næstformand

Knud er kasserer

Nicole overtager fælleshus udlejning, arbejder med af få lavet en kalender.

Mogens forbliver vandmand

Kim(ej i bestyrelse) bliver grøn mand sammen med John.

John vil lave nyt skema til vedligehold af grønt område.

John vil lave stort kort over kolonihave området.

John og Lisbet laver skema ang.hækeklipning. Vigtigt at kolonist ved hvornår.

Bernhard vil gerne have at reglerne gælder for alle (alle enige)

Vi skal have dialogen først og så brev.

Officiel hjemmeside overdrages (HF Sundsmark) Facebook side overdrages til bestyrelsen.

Nicole snakker med Preben om skift/kode

Grønmand: John overordnet

                     Kim +Lisbeth

Flagmand: Bodil (finder selv afløser)

Toilet/bad rengøring: Chung

Vurdering: Chung (overordnet)

                     Kim

                     (Nicole) vurderer i andre koloni + Pia+Henrik+ Bodil

Havebedømmelse: Lisbeth (overordnet)

                                   Nicole (evt. bestyrelses medl.)

Festudvalg: Birgitte (overordnet)

                     Lisbeth

 Cafe: Nicole

Arbejdsdag: Hele bestyrelsen (overordnet John Knud + Erwin)

Bernhard vil hjælpe til, hvis nogen mangler hjælp.

Udlejning af fælleshus: Nicole +Kim

Knud finder liste med godtgørelse til frivillige.

Affaldscontainer: Erwin

Årshjul Foreløbig:

Udlejning fælles hus 23 april

Container: 23 april samt 22 oktober (kommer om fredagen)

Fællesarbejde: Lørdag 7 maj samt søndag 2 oktober (Først arbejde så pølser til afslutning)

                            Bestyrelsen mødes Kl. 9.00 kolonister kommer Kl.9.30

                           Koloniens værktøj og maskiner bliver markeret med spraymaling.

 Grønmand køber spraymaling til alt værktøj + maskiner (der har tidligere været et svind i det)

 

Cafedage skiftes mellem lørdage og søndage

Første cafe er den 10 april Kl. 10 til 13.

 Maj springes over.

Cafe 6 juni (mandag 2.pinsedag)

Byggeudvalg beretter:

 

Træ på toilet på toilet på fredag.

John indkalder til et byggemøde.

El laves i denne uge.

Vinduer kommer i denne uge

Taget er kommet.

Når vinduer og døre er sat i kan der isoleres.

Mogens Beretter:

Mogens har fået en god pris på toiletvogn med 2 toiletter, vi skal stemme om vi have den inden påske (7-8 april) alle er enige.

Vognen lejes indtil vi er færdige med byggeriet.

John bestiller vognen.

Nøgle til det nye handicaptoilet kan lånes ved udlejning af fælleshus hvis behovet er der.

Haveudvalget beretter: (Lisbeth) Vi har talt om containerleje og det kører videre som det plejer.

Havevudering i uge 17

                             Ukrudt væk (hæk vej)

                             Stritterne klippes (hæk)

                             Hæk efter mål (højde /brede)

Dialog først, find en løsning. Det er vigtigt at kolonister vejledes i hvornår det er bedst at klippe hæk.

Vandmand beretter:

 I februar kom slamsuger ang. Overfladevand. Efter 3 dage kom vandet ned på normal igen.

Mogens undersøger ang. Vand på Mønstervej(Birtes aftale)?

Mogens har fået kort over alle rør til vand.

Vi kan holde et vandmøde ang. Kort/vand.

Ved salg af huse skal sælger tilbageføre til lovlig stand.

Hvis huset er brændt skal huset bygges 2,5 meter fra hæk

Der åbnes for vand mandag, det tager et par dage.

Mogens vil gerne have vandinstalationer ned i jorden.

Haveejer kan selv grave ned Ca. 60 cm og Mogens kommer og laver resten.

Ny installation laves ved brud på rør og hvis folk vil have det lavet udover, må man selv betale Mogens for det.

Bred enighed om den fugl på mønstervej 20 skal fjernes (Erwin får en snak med ejer)

Kredsmøde: Hvem deltager Kl. 18.30 i Sundeved

                      Birte, Lisbeth, Nicole, John, Kim, Bodil, Erwin Chung og Preben

Der tales om forsikring, hvis vi melder os ud af forbundet.

Der skal laves nye aftaler med kommunen, hvis vi skal meldes ud af forbund.

EVT:

 Lisbeth: Betina i det stråtækkede hus ville gerne have den bunke jord fjernet, da håndværker ikke kan komme forbi.

Næste bestyrelses møde: 26 april Kl. 16.00

Byggemøde: torsdag Den 31/3 Kl. 16.00

Ref. Birgitte

Ordinær generalforsamling Marts 2022

Ordinær generalforsamling

Sundsmarks kolonihaveforening, 26.03.2022

Deltagende: 48

1. Valg af dirigent Kim er valgt

2. Beretning Ikke meget at berette fra 2021, grundet corona. Der var fælles arbejdsdage

Solgt 21 huse i 2021

 Formand og kasserer har søgt penge ved fonde til toiletbygning. Ved Norlys fik vi 100.000 DKK. Herudover søgt ved andre fonde, disse har vi enten fået afslag eller intet svar ved.

 Halloween-fest var en succes. Tak til udvalg og til alle de deltagende. Juleafslutning med mange fremmødte.

 Overfladevand skabte oversvømmelse. Vandmanden (Mogens) gør hvad han kan for, at det hurtigt forsvinder. Kolonister må lige væbne sig med tålmodighed. Overfladevandet gjorde også, at også et træ måtte lade livet.

Desværre også to brande i starten af året, begge forsikret.

 Der kommer et lille underskud ift. toiletbyggeriet. Loppemarked, hvor alt salg går til underskuddet. Her også med salg af kager, pølser etc.

. Afholde bingo, med annonce i bladet.

Søger ok med politi etc., så alle forholdsregler er overholdt.

 Hvis beretning godkendes af deltagende ved generalforsamlingen, så accepteres det også, at Elsebeth og Birte fortsætter i byggeudvalget. Beretning er godkendt. Altså fortsætter Elsebeth og Birte i udvalget.

 Takker af for i år, og for tiden som formand.

John beder om ordet. Birte har haft fødselsdag og er blevet 70 år. Birte får gave fra bestyrelsen.

3. Gæste taler - kredsformand Kredsformand; Tak for det gode samarbejde i kredsen. Siger tak til havebedømmelses-team. Der har ikke været store ting på kredsniveau grundet corona. Kredsfesten er aflyst. Der er bustur i stedet lørdag d. 9. juni 2022, hvor turen går til Odense. Der er fastsat et program. Turen, inkl. mad og drikke, 100kr pr. Person. Der kommer opslag. Repræsentantskabsmøde onsdag d. 30.3.2022. Der skal vælges en ny kredsformand. Næstformanden, fra Humlehaven i Haderslev, vælges som ny formand. Glæder sig til det fremadrettede samarbejde med kolonihaveforeningen.

4. Årsregnskab med evt. revisionsberetning Kasserer fortæller indtægtsside, vs. udgiftsside .

 Lille overskud på 4888 kr. Altså har budget og faktisk forbrug hængt sammen. Ved årsskiftet har foreningen i alt haft;

 Opkrævet vand først i 2022. Mange har dog begyndt Hestepladsen, som normalt lejes ud, var ikke indbetalt ved årsskiftet. Det er den nu. Ny traktor. Denne er nedskrevet.

 Vi har ikke nogen langsigtet gæld, da kommunen har eftergivet denne (fortalt ved generalforsamling 2021).

Indtægter på i alt: 461.965 kr

 Udgifter på i alt: 490.612 kr

 Overført fra rørkonto: 33.535 kr

 Årets resultat: 4.888kr

Vandrørs bankopsparing: 255.857 kr

 Kontant: 21.988 kr

Bank: 196.680 kr.

 Likvide kontantbeholdning I alt: 474.525 kr

Aktiver: 518.636 kr Passiver: 518.636 kr..

 Altså ser der meget pænt ud.

 Vi har kun haft én havelejer, som ikke har indbetalt kontingent til tiden. Èn har så betalt dobbelt, så det er gået op.

 Stigning af udgifter på fælleshuset. Det er primært grundet stigende el-priser. Vi kan ikke slukke for varmen, hvorfor den udgift er nødvendig.

Fælleshuset har ikke været fremlejet meget i sæson, da corona har medført mange aflysninger. Dog stadig indtægter for 7000kr.

 Vandudgifterne ser pæne ud. Det viser sig, at der bliver brugt penge på det, der skal benyttes penge på.

Hver enkelt havelejer betaler kun for det vand, som vi bruger.

 5. Indkomne forslag:

 Bilag 1: Forslag fra Thien Hoang Chung Ang.

 rengøring af toiletter; lukke toiletterne, når vandet også er lukket. Ved udlejning af fælleshuset, kan de åbnes, og også rengøres. Rengøringspersonale kan ikke overskue at stå for rengøringen hele sæsonen igennem. Det spænder ben for ham.

 Skal det lukkes, eller budgetteres til mere? Fra 1 til 1,5 mand?

 Mønstervej 9: Kunne vi ikke finde en ekstra mand, så der er to/en ekstra mand til rengøringen.

 Birte (Formand): Der er sat 1,5 mands aflønning til toiletter kommende sæson, så der er flere til. Det er vigtigt, at toiletterne står åbne.

 Lejer; Være bevidst om afgifter også, eller er det kun tid?

 Kasserer; Det handler ikke om pengene, men tiden fra Chung.

 Afstemning ved håndsoprækning;

 For forslaget; 2

Imod forslaget; Flertallet

. Toilettet lukkes ikke.

 Bilag 2:

 Forslag fra bestyrelsen

  1. Lave egen havebedømmelse
  2. Foreningen skal ikke fortsætte med havebedømmelse fra både forbund og kreds. Begrundelsen; Havepræmier der bliver udleveret. Folk interesserer sig ikke for det, og derfor vil vi gerne spørge til, om lejerne ønsker at være med i kredsens bedømmelse.
  3. Skal vi i stedet have en intern, som kan vurderes hen over sæsonen, så den gives til de, der giver/gør noget over længere tid?
  4. Så det ikke kun er på den ene dag, hvor kredsen går rundt, at der bedømmes ved haveudvalget. Forslaget er sat, så vi i vores kolonihave belønner de haver, der faktisk gør noget særligt.
  5.  Der er kun 10-12 haver, der ønsker at være med i havebedømmelsen.
  6. Ønsker, som bestyrelse, sammen med kolonisterne, at vurdere og udvælge præmier
  7. . Fokus også på biodiversitet, miljømæssige tanker etc., da vi skriver 2022.
  8. Kredsformanden: Præmierne stilles til rådighed. Har fokus på, at der er dalende interesse.
  9.  Fokus på andre ting, som spiller en rolle (bæredygtighed osv..). Herudover klager over, at det altid er de samme der får præmier, og at der er en smule bureaukrati
  10. . Det er en ordning, der har kørt i mange år. Ønsker man ikke at være med, så melder man sig bare ud. Afstemning – melde os ud af kredsens havebedømmelse. Holde den internt i, for og af Sundsmarks haveforening
  11.  For: Flertallet
  12.  Imod: 0 stemmer imod
  13. . Forslaget er vedtaget.
  14.  Internt er det fortsat frivilligt om man ønsker, at deltage i bedømmelse.
  15.  2: Ændring §3.1.
  16.  Ønsker tilføjelse; Der er et fast administrationsgebyr på 25 kr.
  17.  I ordensregler skal der stå: Der tillægges administrationsgebyr 25kr for vand og forsikring, uanset betalingsform.
  18. Det er til orientering, ikke afstemning
  19.  3: Ændring §4.1:
  20.  Lejerne vil gerne vide, hvad der er brugt sidste år, kontra indeværende år. Udregning kan ske ved; Beløb – 25 kr (administrationsgebyr) og dividere restbeløb med 18.
  21.  4. Ændring §4.4
  22.  Udpeget ekstra vandmand, af bestyrelsen. Derudover, tilføjes: foreningen er ikke ansvarlig for andre installationer og staderne.
  23. Noteres; Der må ikke være lås på haverne.
  24. Alternativt; I periode, hvor vandmanden går rundt, der er kan der åbnes. For den låste have er et signal (også selvom det ikke giver noget fra forsikring, når det står ude).
  25.  ift. sikkerhed og signalværdi; politi anbefaler, at man ikke ruller gardiner for, eller på anden måde indikerer, at man måtte have noget, som kunne være af værdi.
  26. Vedtaget (ved håndsoprækning); Det er i orden, at vandmanden får hjælpere til at gå ind i haverne.
  27.  5. Ændringsforslag §4.5
  28.  Vandet er åbent fra d. 31. marts til 31. oktober. Vi holder dato. Sådan er det uanset.
  29. Det er vedtaget, at det ændres.
  30.  6. Tilføjelse til §6.1
  31. Ang. hække. Tilføje; Hækkene der vender ud mod vejen skal klippes/studses min. 2 gange pr. Sæson, så der ikke stikker megen hæk ud på vejene. (Skal ikke klippes helt ind, men studse stritterne)
  32. 1. rundgang; uge 26 (sidst i juni)
  33. 2. rundgang: uge 37 (midt i september)
  34.  Vejene/stierne skal være fine og rene ved behov + hækkene skal holdes rene for ukrudt. Ved at holde ugerne her, og studse væggene, så kan vi forhåbentlig sørge for, at hækkene ikke bliver for vilde, brede, i løbet af sæsonen. Derved kan man køre på vejene.
  35.  Sms’er og dialoger omkring hække. Ikke ved negative breve etc.. Vi vil forsøge at skabe god dialog.
  36.  Imod før Sankt Hans; fugle i hækkene, blomster i hækkene. Holder hækkene pæne. Hvis vi skal klippe, så er det ikke for naturens skyld (biodiversitet og dyreliv).
  37. Vedtaget: Formuleringen bliver stående. Bestyrelsen finder en anden, mere præcis, formulering.
  38.  
  39.  6. Godkendelse af budget
  40.  Budget for 2022;
  41.  Da budgettet er lagt/tænkt, er der plads til/taget højde for, at det potentielt kan koste lidt at skifte kasserer. Derfor er der indlagt nogle ’helgarderinger’.
  42.  Indtægter;
  43. • Kontingent → benyttes til alle de ting/penge vi bruger i foreningen. Sættes til 680 kr. i året pr. lejer = 340kr pr. ½ år.
  44. • Vand → Konsekvent med administrationsgebyr (+25) på. Vand går lige op.
  45. • Kontingent forbund & kreds → 75.600kr (indtægt) / 75.000 kr i udgift (600kr i overskud. De er gode, i tilfælde af, at der måtte ske en stigning her eller andet)
  46. • Jordleje: 67.000 kr. Udgift (betalt i januar 2022): 65.220. Altså et lille overskud. Der er plads til, at vi ikke laver stigning her.
  47. • Kapitalindskud: 12.000 kr. (Ved aldrig helt, hvor mange der sælges). Der er ingen udgifter her.
  48. • Fælleshuset; Håber/satser på, at der kommer en lidt højere indtægt i kommende sæson. Udgift her er højere (38.000kr). Sidste års regning for især el, er udslagsgivende for, at udgiften er højere. Tør ikke budgettere med lavere udgift, da situationen med forbrugspriser er meget utryg
  49. • Renter og gebyrer: Vi har ikke så mange penge stående længere, hvorfor negative renter ikke bliver lige så højt i indeværende år.
  50. • Service-arbejde (200 kr). Disse kan modtages retur, da
  51.  • Møder/cafe; arrangementer (jul, etc.). Sat lidt lavt i indtægter. På udgiftssiden er der sat 15.000 kr af. Dette er ikke højt, kan ændres ”hvis der mangler fløde til kaffen”.
  52. • Grønne områder: Ikke satset på høj indtægt, da det ikke virker som om, at der er behov for/salg i grus etc. Udgifter til driften er stigende da f.eks. traktoren skal til service. Herudover er benzin steget betydeligt til traktor. 30.000 kr. er nok ikke urealistisk.
  53. • Forsikring: indtægten er 125.000kr (inkl. administrationsgebyr). På udgiftssiden er den lidt højere. Dette da der f.eks. betales til en forsikring for f.eks. vandmand, rengøring eller andre ting, der laves i aftale med bestyrelsen, samt forsikring af fælleshus.
  54.  • Diverse → salg af nøgler. Her er der tilsvarende udgifter i år, da f.eks. nøgler skal skiftes til ny toiletbygning osv..
  55. • Grundgebyr: Indtægten på 2600. kr.
  56. Opfordret til at indkræve. Indtil videre ikke egentlig haft en udgift her. Pengene er brugt på kolonister etc. til fællesarrangementer, etc..
  57.  Årets resultat ift. kasserens opgørelse;
  58.  Indtægter; 495.520 kr
  59.  Udgifter; 494.320 kr
  60. Resultat: +1200 kr i overskud
  61.  Derfor kun lige snævert overskud. VIGTIGT, at kolonister indbetaler deres kontingenter etc. rettidigt. Pengene er vigtige ift. byggeri og betaling her!
  62.  Kasserens forslag;
  63.  ▪ Fortsætter med kontingent til afdeling på 340 pr. halvår = 680 kr. pr år.
  64.  ▪ Kontingent til forbund og kreds uændret 200kr pr. halvår = 400 kr. pr. år
  65. ▪ Jordleje uændret
  66.  ▪ Indbetales 100 kr ekstra til eventuelle stigninger grundet situation i Ukraine (benzin, el, fødevarer, materialer osv..). Pengene primært til grønne områder,
  67. fælleshuset samt drift. Hvis det vurderes, at der ikke var behov, kan det frafalde til sæsonen 2023 igen.
  68. ▪ At generalforsamlingen giver bestyrelsen mulighed for i forbindelse med byggeprojektet, at lave en kassekredit på 50.000kr, i en overgangsperiode, indtil, at alle havelejere er kommet ind + donationen fra Vækstfonden udbetales.
    1. o Når byggeri er færdigt og alle udeståender i forbindelse hermed er betalt.
    2. Toiletbygning
    3.  Gennemgang af budget for toiletbygning
    4.  Har på nuværende tidspunkt betalt; etablering af fundament, fliser m.m.. Har på nuværende tidspunkt betalt regninger på 195.000 kr.
    5.  Forventer, at der går 1,5 – 2 måneder før, at pengene fra Norlys kommer ind (betales til forening, når bygningen er færdig).
    6. Lige nu er det derfor indkrævninger fra kolonister, diverse aktiviteter (bingo, loppemarked etc.) der skal finansiere og betale den sidste del af betalingen
    7. Kassekreditten er kun i perioden, indtil, at penge fra diverse opkrævninger, Norlys osv., er kommet. Kasserer forventer ikke, at det egentlig bliver nødvendigt, men som en sikkerhedsforanstaltning, så foreningen ikke pludselig mangler til at færdiggøre og så skal indkalde til ekstraordinær generalforsamling, for der så at få lov til Der er mange ’uvisheder’ både ift. situation i verden med prisstigninger, herudover også byggeri generelt.
    8. Spørgsmål fra deltagende ved generalforsamling:
    9.  - Hvorfor er forsikring steget? Det er bestemt ved forsikringsselskab og på landsplan
    10. - Private kan få halvering ved udgift over X antal kilowatt forbrug, er dette muligt for en forening? Det er desværre ikke en mulighed, når man er forening og offentlig.
    11.  - Er der tænkt løsninger på grøn energi og andre løsninger ift. el for kolonihaven? VI er opmærksomme på det, men en installation her er også udgift, og derfor er det ikke endnu sat i gang.
    12.  - Er vi bevidst om, at gebyrer for en kassekredit er meget høj etc.? Det er kalkuleret og tænkt med i forslag
    13.  - Hvordan afregnes ift. forsikring? Når pengene kommer ind, betaler vi til forsikring. Penge ind, penge videre.
    14.  Stemmes om budget – kan det godkendes af kolonister;
    15.  For: Enstemmigt vedtaget Imod: 0 stemmer
    16.  7. Valg af formand/kasserer Valg af formand:
    17. Birte Sveen. Modtager ikke genvalg.
    18.  Valg af kasserer: Elsebeth Poulsen. Stopper som aftalt v. sidste generalforsamling
    19.  Opstiller til formandspost:
    20.  • Erwin Dorhn (Havdalsvej 10). Har lavet andet bestyrelsesarbejde før og har lyst til at stille op.
    21. Ønsker afstemning ift. at vide, hvor mange der støtter/mandater der er; 78 stemmer på Erwin. 4 blanke
    22. Opstiller til kassererpost (for et år)
    23. • Forslag fra bestyrelsen: Knud Pedersen (Energivej nr. 15). Har undervist i økonomi.
    24.  Har været i hovedbestyrelse for en sportsforening i Dybbøl.
    25. Har været med til at implementere 3 edb-systemer. Ønsker at sige ja til et år.
    26.  Enstemmig afstemning og vedtagelse af kasserer ved håndsrækning.

æ.     8. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter

ø.       Et medlem for 1 år, 2 for 2 år På valg er: Nicole Iversen, Lisbeth Overgaard Nielsen, Willy Nielsen

å.        Suppleanter: Erwin Dohrn, Nanna Kastrup

  1. Bestyrelsesmedlemmer Lisbeth: Ønsker genvalg
  2.  - Genvalgt Nicole: Ønsker genvalg – Genvalgt
  3.  Mustafa: Valgt
  4.  Suppleanter Birgitte (Energivej 33) Valgt
  5.  Bernhard (Nylandsvej 23) Valgt
  6. John (Havdalsvej 24) Valgt
  7.  9. Valg af revisorer og suppleanter

 På valg er: Kim Kaad

Suppleant: Ingelise Kilbom.

Revisor: Kim Kaad - Genvalgt

Suppleant, Ingelise, er ikke deltagende ved bestyrelsesmødet, hvorfor hun ikke genvælges.

 Ny revisorsuppleant:

 Henning (Mønstervej 5)

 10. Valg af vurderingsudvalg

Jonny ønsker ikke genvalg.

 Thien Hoang Chung ønsker genvalg.

Medlemmer i vurderingsudvalg valgt:

 Pia (Mønstervej 9)

Henning (Mønstervej 5)

 Bodil (Energivej 40)

 11. Repræsentanter til kreds

(30 marts 2022, kl. 18.30, er der repræsentantskabsmøde)

Fortsætter:

 Birte Sveen

Lisbeth Overgaard Nielsen

 Nicole Iversen

 John Hynding

Kim Kaad

Bodil Høy

 Nye medlemmer I kreds

Erwin Dorhn

Thien Hoang Chung

 Preben

 12. Eventuelt

 • Fredet træ: Har fået underskrift fra kommunen omkring, at vi nu må beskære træet selv. John tager fat i Pia ift. hvordan de griber træet an.

 • Byggeri

John: Status på byggeri. Kalender hænger i fælleshuset. Er én uge bagud ift. plan grundet forsinket sokkel (enorme vandmængder)

Dette påvirker ikke åbning af vand d. 31.03.2022.

 Stor tak for den frivillige indsats og arbejde.

 Ift. belysning i toiletbygning; Ryan (Glentevej 7) er elektriker. Tilbyder sin hjælp ift. både budgettering, installering samt rådgivning her.

 • Brand:

 Henning – overvågning: Vildt kamera kan bruges, så længe de holdes på privat grund. Så er det lovligt (undersøge det). Kan eventuelt hænges i flagstænger etc., som potentielt kan hjælpe lidt ift. f.eks. usikkerhed omkring brand osv.

. Pia – brandalarm:

Skal vi have brandalarm både indeni, og udenpå husene? Det kan være en opfordring. Hvis udenpå huset, så kan det måske hurtigere/nemmere høres rundt om i kolonihaven.

 Nabohjælp: Kunne vi få dialog med naboer/folk der går ture i haveforeningen. En slags ”naboværn/vagtværn”, hvor de så ved, at de skal kontakte én eller to bestemte bestyrelsesmedlemmer. Der er snakke om forskellige løsninger.

Brandslukkere: Opfordre private kolonister til at have små brandslukkere i egne haver.

 • Chung – toilet. Hvad var status på toiletsituationen? Svar fra kasserer: Der er budgetteret til mindst ½ ekstra mand ift. rengøring. Der kan eventuelt kigges på, at der bliver afsat til en hel ekstra. Ny bestyrelse kigger på ordning, rul ift. vagt osv., i samarbejde med Chung (rengøringspersonale)

Formandsberetning fra generalforsamlingen den 26-03-2022

Året 2021 stod også i Coronaens tegn, derfor havde vi ikke generalforsamling før i august måned. Vi har solgt 21 haver i 2021, vi har haft fællesarbejde og det var godt besøgt, vi fik lavet en plads til vores container, som fungerer fint. Kassereren og jeg har søgt fonde så vi kunne komme i gang med at bygge toiletter, vi søgte vægstfonden som er Norlys et beløb på 100.000 kr.og da var vi heldige og fik pengene.

Albaniefonden søgte vi også, men der fik vi desværre afslag. Så søgte vi JBH. fonden også på 100.000 kr. og det blev afsendt i dagene mellem jul og nytår, da fik vi også afslag.

Da bestyrelsen altid har sagt at vi først fik nye toiletter hvis det kunne gøres uden at hæve havelejen, det ser ud til vi kan det nu. som i ser er projektet i gang.

Som noget nyt havde vi Hallowein, det blev rigtig godt, og det kan vi takke Lisbeth, Birgitte, Nicole og Nanna for deres store arbejde, og de kolonister der havde gjort en del ud af både mad og kager. jeg vil sige at maden smagte bedre end den så ud, og udklædning var super. juleafslutningen gik også godt der var mange fremmødte.

Mogens måtte igen stå for skud da et af de rør der leder overfladevandet væk var forstoppet, i den forbindelse måtte det store træ ude på gårspladsen lade livet.

Det nye år 2022 startede ikke så godt. Der var brand i et hus nede på havdalsvej 17, og det brændte desværre helt ned til grunden, nabohuset nr. 19 fik vandskade og taget tog skade af de høje temperaturer. I begge tilfælde havde kolonisterne forsikret deres huse, det var godt.Det var på samme tid et idbrud  i Havdalsvej 11 og derfor tror politiet at det kan være de samme som har sat ild i nr. 17

Bestyrelsen har ytret ønske om at dem der er i byggeudvalget kan få lov til at fortsætte til byggeriet er færdig.

Her i februar var den gal igen med regnvand, der var haver der var oversvømmet, men når der kommer 80 mm på et døgn så er det ikke så mærkeligt at der kommer oversvømmelse i nogle haver, det er meget trit når det sker, men Mogens gør hvad han kan for at det kommer væk. men når et rør har været stoppet et sted så hobber vandet sig op i jorden, så der går nogle dage inden vandet er forsvundet igen, det er trist men kolonisterne må væbne sig med tålmodighed, der er ingen der er ligeglade med det.

I forbindelse med det byggeri af toiletter, kan vi se at vi godt kan bruge nogle  flere penge til at gøre det lidt bedre, dem regner vi med at der kan komme nogle midler ind ved at holde et loppemarket, og i den forbindelse håber byggeudvalget at kolonisterne vil bidrage med nogle ting, som ved salg går til foreningen, andre kolonister må også gerne have en bod hvor de kan sælge deres ting

Det bliver sådan at der bliver annonceret i blade og andre steder, så vi kan  lokke folk til udefra, og senere vil vi holde bingo, når toiletterne er færdige. Vi søger politiet om tilladelse så det kan blive helt lovligt.

Desværre var der igen brand her ude i kolonien denne gang gik det ud over to haver på Nylandsvej, det er 17 og 19, det er et mærkeligt træf at det også denne gang er 17 og 19, Bestyrelsen må se om der kan gøres noget.

 

Nu er det den sidste beretning jeg har skrevet, og takker for den tid, den har både væres trælsk og spændende. Jeg håber at i vil stødte op om dem der bliver valgt til at overtage både som formand og den der bliver kassere.

 

Fortsat god sommer

Bestyrelsesmøde den 22-03-2022

Bestyrelsesmøde den 22-03-2022

Fremmødte er : John, Erwin, Nicole; Lisbeth, Elsebeth og Birte.

1. Valg af ordstyrer: Birte blev valgt.

2. Godkendelse af sidste referat: referatet godkendt.

3.Beretning ved Formand: Vi har ikke solgt nogle haver siden sidst, byggeriet går planmæssig frem, folkene i byggeudvalget gør en god indsats, nu er entreprenøren færdig og alle elementer til siderne kan blive sat op fredag. Der har igen været brand i vores kolonihaveforening, det er så forfærdeligt for dem der går ud over, man er magtesløse over for sådan noget, og det er forståeligt at folk bliver udtrykke hvis de plejer t overnatte ude i kolonien hele sommeren over. Der blev også talt om hvad det nye tiltag forbundet har gjort, det er sådan at der er ingen der kan komme i kontakt med juristerne. Det skal foregå på denne måde først skal kolonisten underrette bestyrelsen så skal bestyrelsen forlægge det for kredsen, som efterfølgende kontakter Juristerne. Mig og Elsebeth har spurgt om noget, og det har vi ikke fået et svar på i nu, om det så er gået 5 uger. Men vi har den mistanke om at hvis vi stiller et spørgsmål som ikke passe ind i kredsen så kommer det videre.

4.Beretning af kasserer: Elsebeth gennem gik det regnskab som var blevet godkend af revisorerne, og bestyrelsen kunne ikke komme med nogle kommentarer. Vi gennem gik også de udgifter der var kommet i forbindelse med byggeriet, og vi kan se at der skal spares hvor vi kan, selv om det skal se pænt ud.

5 . Haveudvalg: Der er blevet lagt grus på vejene på Rundkærsvej og Stendansvej, og det er de kolonister glade for, og det er vi glade for og vi har også fået tilladelse til at beskære det store træ som står på Rundkærsvej.

6. Rundt om bordet: Det meste der fylder tiden i den tid er byggeriet

7.Hvad har vi gang i lige nu: Vi planlagde generalforsamlingen:

8.Evt. Almen snak

Tak for god ro og orden Sekretæren

Referat – Bestyrelsesmøde – 22. februar 2022

Referat – Bestyrelsesmøde – 22. februar 2022

Deltagere; Birte, John, Elsebeth, Lisbeth, Nicole, Mogens, Erwin og Nanna

  1. 1.      Ordstyrer – Birte
  2. Godkendelse af sidste referatBestyrelsen godkender
  3. 3.      Beretning fra formand
    1. Ingen hussalg i seneste periode
    2. Repræsentanter til kreds-generalforsamling

                                                              i.      5 fra bestyrelsen deltager (Lisbeth, Nicole, Mogens, Ejwin og Birte)

  1. Har ikke fundet en dirigent til generalforsamling endnu, Birte søger videre.
  2. Bestyrelsen har fundet et godt eksempel til formandsposten
  3. Bestyrelsen har fundet et eksempel, der gerne vil stille op til kasserer-posten til generalforsamling.
  4. Beskrive på indkaldelse til generalforsamlingen; Hvor lang en periode, at man som udgangspunkt vælges ind i bestyrelsen for – henholdsvis kasserer (1 år), formand (2 år) osv..
  5. Gennemgang af dagsorden til generalforsamling – her primært hvem og hvilke poster der er på valg.

                                                              i.      Der skal gerne flere suppleanter/personer med                                                                         i vurderingsudvalg

  1. Gennemgang af:

                                                              i.      Hvem der nævner de forskellige punkter.

                                                            ii.      Tilføjelsespunkter med formulering – er det ok?

  1. Tilskrives; Hvilken type hæk man må have i kolonihaven.  Derudover forbehold for hvor og hvordan ny hæk plantes ift. skel.
  2. Gennemgang af, hvad der reelt skal oplyses i indkaldelsestekst vs. om noget nævnes til selve generalforsamlingen. Formand noterer og korrigerer tekst før, at det sendes ud til kolonisterne. Bestyrelsen har godkendt, at det fremsendes.  
  3. Kolonister må ikke længere kontakte jurister (kredsbestemmelse). Kolonister skal først kontakte bestyrelsen, og så kan bestyrelsen kontakte kredsen. Det er så kredsen der kontakter juridisk afdeling. Kolonister kan ikke kontakte juridisk afdeling selv! Formand og bestyrelse stiller sig undrende til dette til møde med kredsen.
  4. Forbundet har besluttet, at alle formænd (og bestyrelsesmedlemmer) i haveforeningerne, skal have et kursus i, hvordan vurdering reelt skal udføres.

                                                              i.      Arbejdsgang; Sælger udfylder ejer-erklæring, herefter kontaktes formand med erklæring. Denne gennemgås med både formand og have-ejer. Hvis godkendes, så sendes denne til vurderingsudvalg og det videre arbejde med involvering af kasserer etc..

  1. Kommunen giver svar sidst på uge 8 ift. fredet træ.
  2. 4.      Beretning fra kasserer
    1. Opkrævning af forsikring er sendt ud (til de som har den forsikring, som kolonihaven tilbyder)
    2. For at afslutte til nytilkomne kasserer, så har nuværende kasserer taget beslutninger ift. f.eks. indkrævning af forsikring etc. Dette så indeværende års regnskab er ajourført/indkrævet.   

    3. 5.      Haveudvalg
      1. Se pkt. 3.k ang. fredet træ.
      2. 6.      Rundt om bordet
        1. Ift. corona:
          Hvad gør vi, hvis der, til generalforsamlingen, forekommer corona ved én af bestyrelsesmedlemmerne, som er på valg.
          Vedtaget: Der gøres kontakt gennem online platforme, Messenger benyttes, da det er frit tilgængeligt.
        2. Vandmand; Havdalsvej nr. 17. Plastikslange/vandslang ind til huset er smeltet.
          Det er ikke kolonihavens ansvar. Koloniforeningen ønsker at grave en brønd ned, ligesom ved de andre haver omkring. Nicole orienterer om, at bestyrelsen har besluttet, at der bliver gravet en brønd ned. – Det er nødsaget for, at der kan åbnes for vandet i området i kolonihaven. Birte tager kontakt.
        3. Forstoppelse grundet overfladevand. Der spules igennem i områder, og det delvist åbnes.
          Fra mønstervej 11 og op mod fælleshus og videre ud, løber vandet fint.
          Fra energivej og ned mod mønstervej kan vandet ikke løbe igennem. Der skal åbnes for et dæksel ved Mønstervej og Havdalsvej.
          Besværligt at få en slamsuger ind. Undersøg lovgivning om drænrør og faste rør.
        4. 7.      Hvad har vi gang i lige nu
          1. Byggeriet er i gang. Toilettet er fjernet. Vi mangler en toiletvogn.
            Ift. tid, så er byggeriet en anelse bagud. Dette grundet vejret. Ca. 4-5 dage bagud. Støbning skulle have været påbegyndt i indeværende uge (uge 8). Eventuelt kan det igangsættes i slutningen af ugen.
          2. Byggeudvalget har været ude og kigge på fliser til gulv og væg i ny toiletbygning. Der fremvises prøver til bestyrelsesmøde.
          3. 8.      Evt.
            1. a.      Meget opmærksomme på overfladevand i kolonihaven.

Næste bestyrelsesmøde:
22. marts 2022, kl. 16.00

Bestyrelsesmøde d. 01.02.22

Bestyrelsesmøde d. 01.02.22

Deltagende: Lisbeth, Erwin, Birte, Elsebeth, John, Mogens og Nanna

 

  1. Godkender bestyrelsen generalforsamlings-indkaldelse og punkter
    1. Bestyrelse godkender

 

  1. Beretning fra formand;
    1. Salg af haver

                                                              i.      Havdalsvej 13

                                                            ii.      Havdalsvej 12

  1. Oplysning om haver:

                                                              i.      En kolonist der ikke overholder regler ift. hæk og hegn. Formand tager kontakt til ham.

                                                            ii.      Havdalsvej på nr. 17 er brændt ned.
                                                                     Har hørt fra forsikring, men formanden ved ikke                                                                       hvad der er vurderet/hvad de får. Politiet                                                                                 formoder, at det er påsat.
                                                                        Når grund er frigivet fra efterforskning, så                                                                               skal vandmanden ind og se, om der er sket                                                                               noget ift. vandinstallation.

                                                          iii.      Havdalsvej 19 har småskader fra brand og                                                                                vandskade, forsikring også i gang.

                                                           iv.      Havdalsvej nr. 21, stormskade. Stor pakke sikrer storm.

                                                             v.      Havdalsvej nr. 11; indbrud. Der er en dør sparket ind, der er rodet og der er taget ting med derfra. Ejer har ikke kontaktet politi.
Formand har talt med politiet (i forbindelse med brand, og fortalt om det).

                                                           vi.      Formand kontaktet af energistyrelsen, da et firma udenfor kolonihaven får solcelle på taget. Kolonisterne opfordres til, at de huse, der bliver berørt/får gener af det (lyd eller andet), selv skal undersøge hvorvidt de kan få kompensation/erstatning pga. værditab, for det. Det gælder de huse der ligger indenfor 200 m. fra pågældende hus (Mønstervej).
Det hænges op på opslagstavlerne omkring den cirkel, der er berørt. Her kan kolonisterne selv se, med en kort beskrivelse, hvad de kan gøre.
Det er derfor kolonisternes eget ansvar at undersøge og søge kompensation (engangsbeløb).

Der er ingen gevinst, økonomisk, for kolonihaveforeningen ved processen, hvorfor berørte haver selv må undersøge, hvad de kan få.

 

 

  1. Beretning fra kasserer;
    1. Modtaget elregning – noget højere end forventet. Forventer, at det er varme i fælleshus, da den har stået tændt. Vær OBS på, at maskiner etc. står og trækker el. Skal det slukkes indimellem?
    2. Forsikring betalt
    3. Kasserer kontakter banken ift. toiletbygning, så det kommer på plads ift. en byggekonto.
    4. Har ikke hørt fra senest søgte fond ift. toiletbygning.
    5. HUSK: Der skal vælges ny kasserer.
    6. Kasseren laver budgetter – om det er de budgetter, der vælges til af ny kasserer, det er op til ny kasserer. Sætter tre forskellige budgetter op, med forskellige måder. Må tage højde for de stigninger der er rundt omkring på forskellige områder.
      Generalforsamling er lagt sent, så ny kasserer ikke skal starte med at sende haveleje ud.
    7. Idekatalog af ’bevaringsværdige huse’ og forslag til nybyg
      1. Erwin laver et idekatalog. Lægges op på hjemmesiden.
      2. Beretning fra havemand:
        1. Kører grus i spor på Rundkærsvej.
        2. Rykket for fredet træ ved kommunen – kan ikke få svar på, hvad vi må gøre ved træet. Kommunen vedligeholder ikke det fredede træ.
          John er i vedvarende kontakt med kommunen.
        3. Rundt om bordet
          1. Gennemgang af punkter fra forrige møde ift. bestyrelsens arbejdspunkter/punkter til generalforsamling.

ORIENTERING

                                                              i.      Idekartotek ikke forslag, ikke stemme, men oplysning. Spørge til/informere om, at vi fortsætter med det.

                                                            ii.      Tidsperspektiv på byggeproces/byggeregler. Kan ikke ændre ved ”lov/ordensregel”, altså ikke stemme, men sætte tidsplan ind i byggeregler. Tilføjes v. pkt. 5.10. Orientering.

                                                          iii.      Problem ved overfladevand – ikke stemme, men informere/oplyse om, at det tilføjes, tilføjes ved pkt. 5.3.  

                                                           iv.      Orientering om, at der indføres og opkræves administrations-omkostninger på p.t. 25 DKK til Nets og forening Let. (skrives ind i vandmandens ændringsforslag). Tilføjes ved §3.1 og §4.1. Samme tekst begge steder. 

                                                             v.      Orientering om:
Personer som vandmand udpeger har ret til at se til vandinstallation ved fejl samt åbning/lukning af vand. Foreningens ansvar for installation nævnes.

                                                           vi.      NYT: Birte og Elsebeth er med i byggeudvalgsprocessen, og det nye byggeri, indtil, at denne er færdig.

  1. Ændringsforslag til vortering / stemmes om.

STEMME OM

                                                              i.      § 4: Ændring af tekst omkring vand – stemmes om

                                                            ii.      §6: Hækkeforslag om 2 X hækklipning (1. og 2. klipning inden uge 26 og 37)

                                                          iii.      NYT: Ændring af/stemme om, om vi skal lave vores eget haveudvalg fremfor kredsens

 

  1. Eventuelt
    1. Vurdering af huse efter brand. Kolonister usikre på, om de skulle have vurderet husene ift. dækning af forsikring. DET BEHØVER IKKE AT VURDERES IFT. FORSIKRING

                                                              i.      Elsebeth; Lave et skriv om, så kolonister kender til retningslinjerne, om hvordan den kollektive Alm. Brand (som købes gennem kolonihaveforeningen) dækker ved skader – de gør det ikke efter hus-vurderingen, men efter en fast metode/sats til, hvad man får i erstatning.

                                                            ii.      Opfordre kolonister til at gemme kvitteringer ved forbedringer på hus og at tage billeder for stand, vedligehold osv.. 

                                                          iii.      Kolonister der har forsikring andetsteds, må selv undersøge, hvordan en vurdering vil være, i en forsikringssituation.

  1. Nye datoer

                                                              i.      Deadline til tilbagemeldinger til Birte med forslagsændringer 18/2

                                                            ii.      Dato for næste bestyrelsesmøde: 22/2 kl. 16

                                                          iii.      Dato for indkaldelse til generalforsamling.
Pakkes d. 24.02.22
Sendes ud d. 24 - 25.02.22

 

 

Skriv en ny kommentar: (Klik her)

123hjemmeside.dk
Tegn tilbage: 160
OK Sender...
Se alle kommentarer

| Svar

Nyeste kommentarer

24.05 | 09:05

Er der nogen der har fundet en grøn nøglesnor med nøgler?

...
16.05 | 15:50

Det med loppemarked har vi snakket om skulle finde sted når toiletterne er færdige, det er mig og Elsebeth der står for loppemarked, og det bliver bekendt gjot

...
16.05 | 09:43

jeg har hørt rygter om loppemarket og cafe i pinsen, men jeg kan ikke finde noget om det ????

...
21.04 | 16:37

Der kommer nye ind på vores hjemmeside, med jævne mellemrum

...
Du kan lide denne side
Hej!
Prøv at lave din egen hjemmeside ligesom mig! Det er nemt, og du kan prøve det gratis
ANNONCE