REFERATER 2019

Bestyrelsesmøde den 03-12-2019:

Frem mødte var : Willy, John, Nicole, Viola , Elsebeth og Birte

Punkt 1. Valg af orstyrer: Willi blev valgt

Punkt2. Godkendelse af referat fra sidst: Referatet godkent

Punkt 3. Betretning af formand

Der er en kolonist, der har afmeldt sin adresse som han havde i kolonihaven og ikke oplyst, hvor han er nu, så det er noget vi må forsøge at finde ud af. Birte har et møde på fogedretten angående de haver, der ikke har betalt skyldig haveleje mm, som vi derfor påtænkt at opsige lejekontrakten på. Det er lidt af et arbejde, det lyder så nemt, når man læser hvad der står i vores vedtægter og inde på kolonihaveforbundets hjemmeside, men ringer man derind, for ikke at gøre noget forkert og ikke påføre foreningen unødige udgifter i form af bøder, så for piben en hel anden lyd. Derfor er det vigtigt, at vi først forhører os, præcis hvordan vi gør, så vi ikke gør noget forkert.

Bestyrelsen overvejer om vi skal indføre venteliste i forbindelse med køb af haver. Det kommer med på generalforsamlingen. Birte orienterede om, at der er en kolonihaveforening i Odense som har fået en bøde fordi, de nægtede to indvandre familier at købe en have, med den begrundelse at de regler som gælder i den almene boligudlejning(maks 7 %) også gælder forhaveforeninger, men det gør det ikke og derfor blev de dømt til at betale 5000 kr. til hver af de to familier.

Vores julehygge søndag den 1 december blev godt modtaget, alle hyggede sig så det er noget vi vil videreføre.

punkt 4. Beretning af kassereren:

Opkrævninger for vandet er udsendt, der er nogen, der ikke har fået en opkrævning, det er fordi at de har brugt under 1 enhed og så bliver det overført til næste afregning, da der var mere gebyr end forbrug. 17 har allerede betalt vand. Vi vil drøfte et minimums beløb, eller flytte aflæsningen til september og prøve at få det ud sammen med havelejen, for så slipper vi for det ene gebyr, det koster at udsende. Men det var godt, vi gjorde det på denne måde første gang, for så kan kolonisterne se, hvor meget det koster. 5 har ikke afleveret måleraflæsningen  endnu, det medfører, at de får et brev og rykker gebyr på 250 kr., for vi synes, det er sløseri, da det har været bekendtgjort, i tavler og på facebook og på voreshjemmeside. Dem der har tilmeldt sig brandforsikringen fra maj til december har fået girokort tilsendt til betaling pr. 15. dec. 2019. Den der gælder foret helt år kommer en gang i januar 2020.

Punkt 5. Haveudvalget: holder en pause.

punkt 6. Rundt om bordet: 

Willi indretter Sky. Der kan Willi og Birte gemme de oplysningr, der er relevante, såsom billeder og dokumenter om beskidte haver i forbindelse med havevandring. Kassereren har modtaget en henvendelse fra en kolonist, der gik på at der var blevet rettet i vores ordensregler § 6.8. Det er der ikke ,der er blevet tilføjet at de grønne mænd river på midten af vejen. Ligeledes er der blevet ændret i den paragraf, der omhandler brug vipper til havevanding, det er nu tilladt da kolonisterne selv betaler for det vand de bruger. Morfar tid er også ændret. Der blev sagt på generalforsamlingen at ordensreglerne blev rettet til efter, hvad der blev vedtaget på generalforsamlingen.Bestyrelsen har udarbejdet et forslag på hvordan de frivillige vil blive honoreret for det arbejde de udfører. Det er udarbejdet sådan, at det følger skatteregler og de faktuelle forhold i foreningen. Hidtil har det været sådan, at de frivillige fik en hel eller en halv haveleje for udførelse af deres frivillighverv som dermed har været  afhængig af deres haves størelse.

Der er 2 legehus  på Havdalsvej, der skal flyttes eller fjernes, da det står for tæt på skel, og et på Nylandsvej, da reglerne er sådan at et legehus skal stå en  2,50 m fra skel og 2,50 fra bygning. På Nylandsvej er der også et drivhus der står forkert, da det skal sættes op så der er 0,60 til skel og 2,50 til nærmeste bygning. Bestyrelsen kan ikke forstå at man ikke spørger først, det er da nemmere end at flytte det.

Husk indkomne forslag skal være bestyrelsen i hende senest 01-01-2020, det gælder også forslag til kredsen. De må ikke skrives på samme seddel og der skal stå tydeligt kreds og generalforsamling på sedlerne.

Punkt 7. Næste bestyrelsesmøde: tirsdag den 07-01-2020 kl 18.30 i fælleshuset.

Tak for god ro og orden

Sekretæren

                            GOD JUL OG GODT NYTÅR

Bestyrelsesmøde den 22-10-2019:

Fremmødte var; Willy,John, Viola, Simon, Nicole, Birte og Elsebeth 

2. Godkendelse af referat: Referatet godkent.

3. Valg af ordstyrer ; Willy blev valgt.

4. Simon gjorde indsigelse mod at vi havde givet John orlov fra bestyrelses på grund af sygdom og taget Viola kom ind i hans sted. Den øvrige bestyrelse var ening om at hvad skulle vi med suppleanter hvis vi ikke kunne bruge dem i sådant et tilfælde.

5. Beretning af formand:

Vi har solgt to haver siden sidste møde, jeg har en aftale med kommunen om at jeg ringer, hvis  dem som bor ulovligt i vores kolonihaveforening har fået deres lejekontrakt sagt op. Så finder de en løsning på problemet, så vi i fællesskab  kan få disse problemer løst. Da der er flere og flere der gerne vil have strøm i deres kolonihaver, har jeg forhørt mig ved Evonet hvad lovgivningen er inden for dette område, jeg har fået oplyst, at den løsning der bliver praktiseret fortiden er ulovligt og det skal stoppes, både Evonet og vores advokat inde ved forbundet siger at det er sådan at det er bestyrelsen der har ansvaret for at det skal være lovlige indtalationer, det har vi også tænkt os at gøre. 

6. Beretning af kassereren;

Kassereren har haft besøg af bilagsrevisorerne, de kunne konstantere at alt var i orden, kasseren er også færdi med at lave et udkast til hvordan de frivillige bliver aflønnet fremover, det får de at vide når der er frivillig møde den 11-01-2020 i fælleshuset.

7. Haveudalget:

Der er stadig nogen der halter bagefter med at holde deres stier rene, og de glemmer at klippe deres hække så der ikke hænger grene ud ad hækken der risser bilene.

8. Næste møde: 

Tirsdag den 03-12-2019 kl. 18,30 i fælleshuset.

Tak for god ro og orden.

Sekreteren.

Bestyrelses møde den 24-09-2019

Fremmødte var:  Elsebeth, Nicle og Birte

Afbud fra Simon, Willi havde ferie Viola udeblev.

1. referat fra sidste møde gemmes til næste gang.

2. Ordstyrer: springer vi over

3. Beretning af Formand:

Der er solgt en kolonihave siden sidste møde.

Vi har overvejer at indføre en midlertidig venteliste i henhold til vores lejeaftale med kommunen, men vi tager det op på generalforsamlingen,men til vi gør det midlertidig er at der er mange der ringer og spør efter haver.

Da vi nærmer os november og sæsonen er forbi, derfor har formanden haft en dialog med kommunen om dem der har adresse i kolonihaven og ikke en fast folkeregisteradresse i Sønderborg kommune som det er lovpligtig, hvis man vil have en kolonihave ude i Sundsmark og andre kolonihaver der er under kolonihaveforbundet.

Det har Sønderborg kommune lovet at hjælpe med, så disse ting kan blive bragt i orden.

Vi har desværre været nødsaget til at opsige lejekontrakten med to af vores haver på grund  af, at deres haver er meget misligeholdt og at dem der ejer haverne ikke har gjort den i orden, selv om de har fået flere advarsler. Den linje har vi tænkt at føre videre, så om man har haft haven i flere år og tror så går det nok, det gør ikke, for det gælder alle.

4. Beretning ved kassereren:

Der er bestilt opkrævninger til alle haver denne gang af to årsager;

     Godtgørelse til de frivillige, der udfører forenings tillidsposter, ændres i 2020 til en         skattefri  godtgørelse jvf. Lovgivningen på området.Tidligere har det været brugt at give en 1/2 eller hel haveleje, hvilket resulterede i ulighed, da der er stor forskel på havernes størelse og de frivillige skal fremover, i tråd med foreningens øvrige koloniater, selv afgregne deres vand forbrug.

      Arbejdernes Landsbank stopper med Serviceopkrævning ordningen, så skal vi have en ny udbyder, derfor skal alle oplysninger  være up to date og så korrekte som muligt, når de skal videre i det nye system.

Vandet aflæses senest den 3 november. Der udarbejdes et aflæsningsskema, der omdeles i alle postkasser i haverne den 12. oktober Skemaerne afleveres senest den 3 november i postkassen ved fælleshuset. Herefter aflæser bestyrelsen de målere, der mangler mod et gebyr på 25 kr. Det er muligt at stillespørgsmål til vandaflæsningen/hente skema ved cafe mødet den 2 november mellem 10-13.

5. Haveudvalget:

Vi opfordrer alle til at gøre deres stier rene så de er klar til vinteren,  det liver jo ikke nemmere til foråret, og da kommer der også havevandringer.

6. Næste møde:

Næste bestyrelsemøde er den 22-10-2019  kl. 18.30 i fælleshuset.

Tak for god ro og orden.

Sekreterren

Bestyrelsesmøde den 27-08-2019:

Fremmødte var: Willy, Viola, Nicole og Birte.

Afbud fra: Simon  og Elsebeth var syg.

Punkt 1: valg af ordstyrer : Willy blev valgt

punkt 2 : Godkendelse af referat fra sidste møde: referatet godkent.

punkt 3 .Beretning af formand:

De er blevet solgt to haver siden sidste møde, jeg har været på kommunen for at få dem til at medvirke til, at vi sammen kan få styr på de kolonister der bor  i kolonien hele året. Og det har de tilkendegivet at de ville samarbejde med os.vores fællesarbejdsdag gik også meget godt. Og vi kan oplyse at vi er ved at have det sidste på plads med den afregning af de frivillige, for de får ikke gratis have fremover.

Punkt 4; kassereren var syg:

Punkt 5 Haveudvalget:

Willy kunne fortælle at påtale 2 var blevet udsendt, og at der begynder at blive styr på stierne. Bestyrelen er enig i at vi bliver tvunget til at føre denne hårde linje da det ser ud til at når vi rammer folks pengepung hjælper det.  Men vi følger forbundets regler, og at det næste der sker er at lejeaftaler bliver ophævet. der er to ting der gør sig gældende, ophold hele året og misligeholdt haver.

punkt 6:  Næste møde 24-09-2019 kl 18,30.

Tak for god ro og orden

Sekretærren 

Referat fra bestyrelsesmødet den 19-06-2019

Fremmødte: Elsebeth, Viola, David, Willy og Birte.

Afbud fra John, Jeanette og Nicole.

Punkt 1. Valg af ordstyrer; Willy blev valgt.

Punkt 2. Godkendelse af referat fra sidste møde, der var ikke nok der havde læst det så det bliver overført til næste møde.

Punkt 3. Beretning af formanden:

Der er solgt en have siden sidste møde.

Formanden deltog i et valgmøde i Sundeved haveforening, deltagere var Ellen Trane Nørby, Benny Engelbrech og formanden for kolonihavefornundet Preben Jacobsen. Det var et godt møde, det var næsten formanden for kolonihaveforbundet der fik mest taletid. Der blev drøftet kolonihaveforbundets arbejde for at være på forkant med, når kommuner skal lave byudvikling, da den forrige regering havde givet kommunerne lov til at flytte kolonihaver og bygge industri og boliger i stedet for. Det skal helst fortsætte med at være på frivilligheds basis, som det er nu men formanden for kolonihaveforbundet havde den holdning, at hvis der skulle laves nye lokalplaner, og der var planer om grønne områder, så kunne de godt tænke kolonihaver med, da det også er grønne områder. Begge politikere havde samme holdning, de ville godt arbejde for det samme.

Vi har også haft Pinsecafe og der var god tilslutning, og det er skønt at se man bakker op, når vi laver et arrangement. Bestyrelsen har haft indkaldt til møde med de frivillige og dem som hjalp med at sætte vandure op. Mødet skulle præcisere, hvad lige det arbejde den enkelte skulle udføre, går ud på. Det skal dermed ikke siges, at vi ikke alle skal hjælpes ad med at få større opgaver løst. Bestyrelsen arbejder med en anden måde at aflønne de frivillige på, da den nuværende måde er afhængig af den frivilliges størelse på have og ikke arbejdets art. Helt konkret ved vi ikke endnu hvordan, men det bliver mere retfærdigt.

Punkt 4. Kassereren:

Vi har fået læst alle målere af på nær nogen få, hvor der var låst. Formanden kontakter de haver, der mangler aflæsning.

Desværre er der kolonister, der ikke har overholdt fristen for betaling af havelejen pr. 30 april 2019, derfor er der udsendt sidste advarsel.

Punkt 5. Haveudvalget:

Willy har været rundt i kolonien og det har formand og kassereren også. Der er mange, der gør et godt stykke arbejde, men der er også mange , der har glemt , de har en have i Sundsmark: græsset står i en højde af 40-50 cm, der er slået en sti, så de kan komme fra vandhanen og ind i huset, nogle stæder roder der så meget at det er en ren skam. Det finder bestyrelsen meget forkasteligt, derfor mener vi at der skal strammes gevaldigt op. Det er en mulighed at sætte en gartner til at holde haven intil ejeren har forstået hvordan det skal være, og det bliver på kolonistens regning, men det er et stort skridt at tage og derfor vil vi på det næste møde drøfte, helt præcist hvad vi gør de steder, hvor haven er i forfald. Så det er ved at være sidste chance at få orden på sin have. Det gælder også de haver, der ligger op mod Stationsvej.

Punkt 6. Hvad har vi gang i :

Cafe den 13 juli kl. 10-13.

Fællesarbejde den 4 august kl 10.00 

¤ Der skal klippes hække.

¤ Ordnes ved legepladsen.

¤ Bænke repareres op sættes på legepladsen.

¤ Sættes opslagstavler op.

¤ Males karme i fælleshuset.

Denne gang skal man tilmelde sig og oplyse hvilken have og hvor mange der kommer, og om de spiser med, det gør det memere for bestyrelsen at tilrettelægge arbejdet , og lave mad til de fremmødte, der er hængt lister  oppe på tavlen ved fælleshuset.

Cafe den 11 august kl. 10-13.

Punkt 7. Næste møde:

27. august kl 18.30 i fælleshuset.

Tak for god ro og orden.

Sekretærren 

          Bestyrelsesmøde den 21-05-2019.

Til stede var: Elsebeth, Willy, John, David, Viola og Birte.

Afbud :  Nicole som var på have bedømmelse, Jeanette afbud.

1. Valg af ordstyrer: Willy blev valgt

2. Referat fra sidste bestyrelsesmøde: Elsebeth bemærkede at der ikke stod at i havde fået en høj vandregning, men det havde vi forventet da sommeren var så tør.

3. Beretning af formand:

Vi har ikke solgt nogle haver siden sidste  møde. De er næsten færdig med at sætte vandure op, og så går de i gang med dem de sprang over i første omgang. Elsebeth og Birte går rundt og læser måler af først i juni, og så er det den, der ejer haven der skal betale det som måleren viser, når vi aflæser næste gang. Kolonisterne skal selv sørge for at beskytte deres måler for misbrug og hærværk. De kan sikre sådan at ingen kan åbne dem. Alle ure er blomberet, og hvis den bliver brudt, er det tyveri. Det betyder at man kan sætte et skilt på huset hvor der står have til salg, eller kontakte bestyrelsen hurtigst muligt.

Vi har haft besøg af en kolonihaveforening fra Åbenrå det var Hjelmhaver, det var en rigtig hyggelig eftermiddag, og de var meget misundelige på vores fælleshus og at vi havde toiletter. Det må de ikke, da deres forening ligger i et fredet område. Vi blev også inviteret over at besøge dem.

Det grus vi havde bestilt blev modtaget meget positivt, og kan se at det har pyntet på stierne, så det gør vi igen.

Der har været diskussioner omkring larm fra legende børn og at nogen spiller for højt musik, dertil vil bestyrelsen sige, at man godt må påtale det over for for vedkommende, men det skal være på en pæn måde, stille og roligt og ikke med en attitude som det var en katastrofe. Børn der leger larmer, sådan har det altid været, og hvis man ser tilbage på den tid, hvor det startede med kolonihaver var tanken den, at børnerige familier kunne komme ud og dyrke deres egne grøntsager, og at børnene kunne komme ud i frisk luft. Med hensyn til musik, så er den altid høj, hvis der spilles uden for og det tænker alle ikke på, og så kan man også der påtale det på en pæn måde.Når så mange mennesker opholder sig på et så lille område, kræver der at man skal være en smule tolerant.

4.  Beretning ved kassereren:

Kasereren kunne berette, at der kun var fem der manglede at betale havelejen og en forsikring. Der efter bliver der sendt ud til dem der har tilmeldt sig brandforsikringen senere.

Vi har drøftet i bestyrelsen, at man skal omlægge afregning af frivilligt arbejde, så det bliver mere retfærdigt fordelt efter hvad man laver.

Der er frivillig møde den 11 juni kl 18.00 i fælleshuset, her bliver det præciseret, hvad de enkelte opgaver går ud på og de frivillige får udleveret en plan over hvad der skal udføres. 

I uge 23 læser vi vandure af det bliver enten den 6 eller den 7 juni.

5. Haveudvalget:

Frem til John igen indtræder aktivt i bestyrelsen er det Viola og Willi, der laver havevandring.

Haveudvalget har fået en klage fra en nabo over ild i et bålsted, hvor gløder fløj hjøt op i vejret. Derfor henstiller bestyrelsen til alle kolonister, der har et bålsted om at bruge træ som er til et bålsted, og at der udvises stor omhu og forsigtighed, når der tændes op i bålet.  Det skulle nødig gå galt for vi harjo naboer der har stråtag og alle vores huse er jo også af træ.

6. Næste bestyrelsesmøde :

Tirsdag den 19 juni kl 18.30.

Tak for god ro og orden

    Sekretærren

         Bestyrelsesmøde de 1 maj 2019.

Til stede var: Nicole, Elsebeth, Viola, Willy,John,  Jeanette og Birte

Ikke til stede: Simon (David)

Ordstyrer. Willy.

1. Vi har haft en drøftelse omkring brugen af kolonisters egen maskinpark. Konklusionen er at vi i fremtiden selv lejer eller køber vores udstyr.'

2. Vi har drøftet erklæringen om tavsheds og oplysningspligt. Vi har udfærdiget en erklæring om tavsheds og oplysningspligt til samtlige bestyrelsesmedlemmer.

3. Vi har også drøftet takt og tone, og om hvordan vi taler til og med hinanden.

4. Der bliver indkaldt til et møde hvor alle frivillege der udfører tillidshverv skal deltage. så vi kan få presiseret hvad det frivillige arbejde går ud på og hvordan det aflønnes. Dette kommer til at foregå i forsommeren.

5. Man kan tilmelde sig konkurrencen om den højeste solsikke, og man får udleveret solsikkefrø den 19 maj kl. 13.00 i fælleshuset.

6. John har ønsket at holde 3 måneders orlov fra bestyrelsen og det frivillige arbejde pga. personlige årsager. Viola indtræder som bestyrelsesmedlem til  den 1 august, Hvor John kommer til bage, intil da skal aller henvendelser ske til Viola eller et andet bestyrelsesmedlem.

7. Vi får besøg af en kolonihaveforening fra AAbenrå, det er Hjelmhave kolonihaveforening. den er en af Danmarks ældste haver. Hvis du er interesseret i at fremvise din have, skal du lade din låge stå åben.

8.Det er vist stor interesse for at foreningen indkøber grus, som kolonister kan købe til ejet brug i haven, det koster 25 kr. pr. trillebør fuld som kan betales til kassereren eller formanden personligt. Der betales kontant. Eller man kan overføre via kontooverførsel, man må også gerne bruge det på stierne, og det er gratis, det vil da pynte på stierne hvis der kommer grus på.

Tak for god ro og orden.

Sekretæren.

Bestyrelsesmøde den 23- 04 -2019

1. Ordstyrer. Willy

Afbud:  Nicole og Jeannette

2. Godkendelse af sidste referat: referatet godkendt.

3. Beretning ved formand:

Vi har solgt en have siden sidste møde. Foreningen harhaft en på vurderingskursus, og han synes det var godt og lærerigt.

Som alle har hørt  er der været tyveri af en vinkelsliber.

Bestyrelsen tager stærkt afstand fra at beskylde nogen for det, og det råder vi også andre til ikke at gøre, dadet er injurier,  hvis man beskylder folk for noget man ikke har beviser for. Det er strafbart og bliver meldt til politiet, hvisvi hører det. Nu håber vi det er sagt tydeligt nok. Alt vores værktøj og haveredskaber bliver mærket, så der ikke er diskussion om hvem de tilhører.

Frem over bliver der ikke nævnt navnepå de personer som stiller spørgsmål og kommer med kommentarer til generalforsamlinger i referatet som lægges ud på hjemmesiden, men kun i det referat som bliver gemt i mappen med all referater fra bestyrelsesmøder og generalforsamlinger.Det er den nye data lov som gør sig gældende på dette område.

4. Kassereren kunne fortælle, at der allerede var en del kolonister der havde betalt deres kontingent.

5. Der blev tilrettelagt hvad der skal laves til fællesarbejdsdagen.

6. Haveudvalget går første gang i begyndelsen af maj.

John Hynding kommer i havebedømmelses udvalget i stedet for Simon Heissel.

7.Fedtuskiller er blevet gravet ned.

Opsætning af vandure skrider frem, bestyrelsen beder jer om at have tålmodighed med dem der udfører arbejdet, de gør deres bedste for at få gjort det så hurtigt som muligt.

Kan man ikke ventetil de er fædig og har tid til at hjælpe med at slutte det til ind i huset, må man gøre det selv eller spørge andre kolonister som er fingernemme.

8. Næste møde den 21-05-2019 kl. 18.30.

Tak for go ro og orden.

Sekretæren.

            Okstraordinær generalforsamling den 25-03-2019.

Dagsorden:

Generalforsamlingen er indkaldt rettidigt ifølge vedtægter:

1. Valg af ordstyrer

a.        Willy Nielsen blev valgt.

2.  Ændringer af vedtægter:

a.   Vedtægterne kan ikke godkendes ved afstemning ,da der ikke er 2/3 af haverne repræsenteret ved generalforsamlingen.

b.    Der bliver holdt 15 min pause.

c.    Vi gentager en afstemning. Hele forsamlingen godkender dette. Med 2 stemmer imod og 0 blanke, resten stemmer for.

d.    Vedtægterne er godkendt af forsamlingen.

3. Eventuelt:

a.     Kan vi få E-boks.. 

Nej desværre ikke da det koster i både penge og resurser.

b.     Der holdes et møde søndag den 24 marts ved fælleshuset omopsætning af vandure.

c.     Der er et par stykker der er startet, vi går i gang lørdag. Deforskellige afdelinger får vandure på skift. Der vil åbnet forvandet i alle weekender.

d.     Hvis  der er en installation ind til eks. huset skal man selv søge for at genmontere den forbindelse, hvis det er nødvendigt af afbryde den forbindelse for at sætte vanduret op.

e.     Det koster ikke  havelejeren noget at få sat vandure op.

f.      Husk der er cafe den 6 april fra 10-13 i fælleshuset.

g.      Vi får besøg af en kolonihave den 19 maj. Besøget er fra Hjelmhaven , fra AAbenrerå de er en af de ældste haver i landet. De havelejere der gerne vil byde dem inden for i deres have skal lade deres havelåge stå åben.

           Bestyrelsesmøde den 13-031-2019

1. Valg af ordstyrer:

        Willy Nielsen .

2. Godkendelse af sidste referat:

         Referatet godkendt.

3.  Beretning ved formand:

 a.     Vi er inig om at vores ordstyrer til generalforsamlingen gjorde et godt arbejde, men vi skal være bedre til at korte diskussionerne af så mødet ikke trækker så meget ud som det gjorde denne gang, ved evt. køb af dirigentklokke til at skabe fokus.

b.      Vi skal indsætte pauser i vores progam næste gang så folk ikke går til og fra forsamlingen i tide og utide. Det vil give mere ro og overblik.

c.       Vi skal have et mobilt anlæg og mikrofon til næste generalforsanling.

d.       Ønsket om at udsende regnskabet sammen med generalforsamlingsindkaldelsen, kan desværre ikke lade sig gøre, da regnskabet så skal laves mellem jul og nytår. Dette passer ikke sammen med regnskabsåret.

e.       Vi skal have kontagt til ham der  skal grave fedtudskilleren ned ved fælleshuset. Der skal jo have været tørt i vejret for at han kan arbejde.

4.  Beretning af kasseren:

a.       Vi har talt med de manglende medlemmer om både den kollektive og brandforsikring. Der er givet frist til dem der er kontaktet. Kasseren følger op på det i denne uge.

b.       Der er meldt ca 90 haver ind i den fællesbrandforsikring og den kollektive forsikring.

c.       Vi skal have sendt havelejen ud i starten af april. Det det starter vi med i næste uge. (uge 12).

5. Nyt  fra haveudvalget:

a.        Haveudvalget går førsterunde en af weekenderne før påske.

6.  Hvad har vi gang i lige nu:

a.        Vi taler om de tilbud som vi har fået på vandure og stophaner. Vi er stadig i gang medindhentning afde sidste til bud på ombygningen.

b.        Lukket møde; Vi drøfter elindstallationer i kolonien.

c.        lukket møde; Vi drøfter fast bopæl uden for kolonien.

d.        Vi skal have arrangeret og indkaldt til ekstraordinær generalforsamling. Det bliver indkaldt til den 25 marts. kl. 18,00 i fællsehuset.

7. Hvad er planer fremover:

a.        Vi har drøftet nøgler til bommene til Nylandsvej og Glentevej. De bliver udskiftet så de er samme nøgle til alle bomme unset hvad vej man kører.

b.        Vi skal have søgt fonde.

c.        Kontakt evt. kultur og fritid for evt. hjælp. Vi skal have samlet en liste over mulighederne samt deadlienes for ansøgninger.

d.        Vi skal have lavet en liste over opgaver og frivillige til når vi skal have lavet tilbygningen. Vi skal have specificeret hvilke opgaver der skal håndværker til og hvilke opgaver vi selv må/kan lave.

e.        Vi indhenter stadig tilbud på   tilbygningen fra forskellige håndværkere og entrepreører.

8. Eventuelt:

a.         Aktivitetkalænderen  er inde på vores hjemmeside.

b.         Vi skal have have alle kolonister til at sætte en postkasse eller et rør op på deres havelåge det står i vores ordensregler, og derfor bedes dette bilve overholdt. Da vi i løbet af sommeren laver nogle aktiviteter som vi omdeler info om i kostkassen.

c.          Køb af flag og vimpler da de gamle er slidte.

9.  Næste møde:

a. Tirsdag den 23 april kl. 18,30 i fælleshuset.

b. Tirsdag 21 maj kl. 18,30 i fælleshuset.

Tak for god ro og orden .

Sekreteren .

   Generalforsamling den 09-03-2019 i fælleshuset kl 12.

Punkt 1. Derigent: Preben Pedersen.

Punkt 2. Referant: Linda  Dam.

Punkt 3. Stemmeudvalg: Sussi Lotte Janni.

Punkt. 4. Beretning af formand: Birte Sveen.

Et minuts stilhed for Pauli Bergmann.

Der er blevet solgt 35 haver i 2018 nogle to gange.

Året 2018 har haft  en del udfordringer med en ekstra generalforsamling og i den forbindelse takker bestyrelsen for den tillid som vi fik vist for det arbejde, som vi lægger i foreningen. Og det kan vi kun sige tak for.

Sidste år fik vi gjort det arbejde færdig med at plante i kummerne og klippet hækken ved ringriderpladsen ned så den er til at arbejde med. Som alle har hørt er vi blevet pålagt fra kolonihaveforbundet side at alle skal haver med hus på skal have mindst en brandforsikring, og det er vel ikke mere end rimeligt, for hvis huset brænder og  grunden skal renses og ejer ikke har penge til det, og bare rejser fra foreningen, så er det foreningen der kommer til at betale det, og foreningen det er os alle, og hvorfor  skal vi betale for andre. Og det er også sådan at de samme regler gælder som hvis man skyller i haveleje, kan lejekontrakten blive ophævet, og hvis man skyller i haveleje, har man ikke stemmeret til generalforsamlingen, og man kan ikke blive valgt ind i bestyrelsen eller kredsen.

Jeg har hørt at der har været en del usikkerhed om hvad brandforsikringen dækker, der til  kan jeg kun sige at alle er velkommen til at skrive og spørge, så skal jeg svare jer og så har i det på skrift. Men nu har jeg lagt det ind på vores hjemmeside under opslagstavlen, der er en fane som hedder gode informationer der kan det læses om forsikringer, og skulle der så være tvivl  så skriv, jeg har lagt noget ind under hvad koster det at sælge. Da  kolonihaveforbundet vil have 100 kr. for have vi sælger og der har vi valgt at dele dem mellem køber og sælger.Vi har købt en fedtudskiller, den mangler at blive gravet ned det blivet den snart, vi har fået en ny varmtvandsbeholder den gamle kunne ikke mere, den nye er så stor at den også kan bruges i forbindelse med baderum, og så fik vi elektrikeren til at efterse de kontakter, som tog sikringerne og lyset blinkede en gang imellem, og det var hvist  godt ingen  var kommet til skade for det var lavet en masse sjusk. Der er blevet lavet et rum ude bag som vi kan opbevare vore ejne ting som vi bruger i forbindelse med de arangementer, så behøver jeg ikke at pakke bilen fuld hver gang, ellers er det vi havde blevet brugt af dem der lejer huset, de tror det er til fri afbenytelse. 

Vi har også fået nye termokander de gamle kunne ikke holde varmt mere, dem der bruger cafe dagene ville også gerne have noget mere at side på når det var pænt vejr, for da kunne kun halvdelen kun  side ude og resten inde da der ikke var  plads nok, og det er ikke særligt hyggeligt. Vi har søgt hjertestarter igen da vi ikke fik en sidste gang.

Brandudstyr er der også hængt op i fælleshuset og i containeren. I bestyrelsen er man i tvivl om vi skal blive ved med tre containere til havesffald da foreningen måtte betale det dobbelte for de to containere da der var sorte sække og halvdelen af en plæneklipper og andet metal brædder og andet bygge affald det synes vi ikke er i orden, og vognmanden synes heller ikke det er ok, da hvis det sker ofte  sætter det ham i et dårligt lys ude på lossepladsen.

I det kommende år vil vi komme til at skulle bruge alle de frivillige hænder som vi kan skaffe, da vi skal have  baderum og vores gamle toiletbygning også trænger til at blive renoveret, og to toiletter der kun kan bruges af dem der lejer fælleshuset, det er der af vores kolonister der  har efterspurgt, da de andre toiletter ikke altid er særlig pæne.

Så kommer vi til firnanseringen, bestyrelsen er ved at gøre klar til at søge fonde, nogle skal være inde 1 april og andre har ingen bestemt dato.Men når man søger fonde er det som regel sådan at man selv skal kunne udføre mindst 15 % af arbejdet. Men det ser ud til at det bliver ikke noget  problem. For jo mere vi kan  få ved fonde,  jo hurtigere bliver vi færdig for ombygningen skal hovedsalig betales med de midler. Bestyrelsen har den indstilling at vi hverken  skal ud og låne eller  have havelejen på grund af det. Der er ikke sat en slut dato på for at udføre dette stykke arbejde, deter sådan at  vi skal have begyndt inden for et år og det gør vi også for de har fedtudskilleren på samme tilladelse og den graver vi ned inden længe,  og så er vi begyndt. Bestyrelsensynes det er en god ide med at få sat vandhaner og stophaner op, og hvordan det bliver afregnet fortæller kasseren om.

Vi har fået besked fra Atbejdernes Landsbank om fra 1 januar laver de  ikke serviceopkrævninger mere, så kasseren skal ud og finde andre som har  en model som passer   bedst til vores forening.

Bestyrelsen ønsker alle en god sommer.

Spørgsmål til beretning.: Skal de grønne mænd ikke holde øje med hvad folk smider i containeren.

Birte svarer: Det kan da ikke være meningen at der skal stå nogen der 24-7, jeg har selv kikket efter hvis jeg var forbi, dette beror på tillid.

 De melder sig til frivillig arbejde men kommer ikke aligevel.

Willy Nielsen; Vi skal ikke altid sige sådan var det, lad os komme videre, der er kommet mange nye så lad se om de vil give en hånd med.

Når der kommer andre ting i containeren, sker det om natten.

John Hynding: Når vi skal til at udføre det frivillige arbejde, kan vi lave en liste, hvor man kan skrive sig på, med hvad man kan hjælpe med.

Affaldet kan også komme udefra.

Birte: Nej det er os selv.

 Hvad laver de grønnemænd.

Birte: De grønnemænd slår græs river stier hjælper til hvis der er brud på vandrør, og  alt muligt andet.

 Der er store huller i vejen, på Rundkærsvej.

Birte; Det tager vi en snak om i bestyrelsen hvordan vi kan afhjælpe det best.

 Sætte kamera op ed containeren.

Det må man ikke kun hvis det sidder i en , og den holder ved containeren.

 Det må man ikke kun hvis det sidder i en bil, og den holder ved containeren.

Afstemning: Beretning godkendt.

Punkt 5. Regnskab. Ved Elsebeth Poulsen:

Rente og gebyrer er meget høje, det er fordi nogle ikke betaler til tiden.

Indtægter:  Får man ikke noget retur når man sælger sin have.

Ikke mere da forbundet skal have 100 kr. hver gang vi sælger en have, og så har vi valgt at gøre således 50 kr. til køber og 50 kr. til sælger.

Nøgler? senere.

Bemærk: Der er 5.900, Senere.

Intet med indtægter at gøre.

Udgifter: 

Vi har brugt mere på haveaffald, og mange penge på porto, det koster noget hver gang vi skal ordne noget i banken. Indkøb af skildte: legende børn max 15 km., og vi har skildte med hund på, havemøbler ved fælleshuset, gaver til haver.Gaver til vores kolonister over 70 år, interne gaver til havebedømmelse 1.200 kr.

Salg af haver  1.800 kr., Regnmaskine med strimmel til kasseren. Vand ca 27.901 i vandaflæsning, den kommer først i uge11 og derfor kan vi ikke vide præsis hvad vi har brugt. Vi har haft  3 brud på vandrør i 2018.Div. Nøgler salg af haver da der var nogen der havde valgt, at lade handlen  gå gennem foreningen.

 Aflæsning af vand.

Willy Vand kommer i et forslag senere.

  Vi har ikke fjernaflæsning af vandure.

Birte: Der er fjernaflæsning.

Willy: Med vandure kommer vi ikke til at betale for vand hvad vi ikke selv bruger.

Regnskab Godkendt.  

Forslag: Kurt Jensen: Bommene skal låses op.

Det kan de ikke for så kommer all færdsel igen gennem haverne.

 Det tager  1 minut og 3 sek. at  køre en bil med trejler gennem og både låse op og låse igen så meget tid har man vel.

 Nøgler. Til bomme er forskellige der er mange der har toilet nøgle. Willy der bliver  ens nøgler  til alle bomme. 

Når man er ude i haven står bommene åbne på Nylandsvej.

Birte:Vi skal låse dem når man er færdig med at køre frem og tilbage, jeg selv låser dem når jeg  ser de står åben, for er dem kommet ind så kan de også komme ud. 

John: Jeg har selv kørt meget her i sommer da jeg har bygget, jeg sætter  bolten  i og låset løst over, når jeg er færdig og kører låser jeg efter mig.

Afstemning: foregik ved håndsoprækning: 52 for at de skal låses, 23 for at de skal være åbne, 7 blanke.

2. Willy forklarer hvor høj hækken  må være ude ved stien og  mellem haverne, ifølge kommunen, vedtægter og BBR.

3. Willy: Det samme gælder også for hvad hæk der må plantes. Kurt trækker forslaget.

4. Kurt trækker forslaget og 5. trækker han også.

6. Vandure: I 10 år har vi betalt formeget i vand, Elsebeth har lavet et forslag. Vi bruger næsten det samme vand hver år, hvis vi deler vand og udgifter til vedligeholdelse op, og betaler vand efter forbrug, det er jo ikke to haver der bruger samme mængde vand.Vandure og stophaner og fittings ca 30.000 kr. vedligeholdelse 60 kr på halve år pr. have. Vedligeholdelse 180, 1/4 i 2019 da vi nok ikke når alle haver på en gang. I 2020 bliver det hele efter forbrug. Vi kan ikke sætte vand sammen med havelejen da vi ikke bruger den samme mængde vand, så vand og haveleje kommer hver for sig. Kurt takker kasseren for hendes arb. Kurt har fået et tilbud på 180 vandure.

 Vand bliver det billigere eller dyrere.

 Det bliver billigere hvis ikke man bruger meget vand.

  Vandure kan vi  jo selv betale, og så de bliver fjernaflæst som hjemme.

Willy: Det bliver alt for dyrt.

Skulle mand så ikke tro at nogen ville tage fra hinnanden eller hente det ved fælleshuset, brud ude på vejen hvem skal betale det.Brud ude på vejen kommer vi  alle til at betale.

Afstemning: for vandure 58, imod vandure 3 og 1 blank.

7. Kurt trækker forslaget tilbage.

Forslag fra bestyrelsen: 

1. Morfartid  bliver  ændret til 12-14.  Forslaget  vedtaget

2.   Det med at i skal rive på alle veje. Rundkærsvej har store huller, spor skal fjernes, Pia: Skal den gamle afdeling have revet vejen vil vi have slået græs. Lisbeth: Kan ikke forstå at hendes grusforsvinder. Jeannette: Grus er det noget vi selv skal betale.

 Nej det betaler foreningen. John Thomsen: Jeg har lagt grus på selv, for at det skulle se pænt ud, og det bliver liggende.

Afstemning: For at der skal rives 55, imod 3 blank 4.

Forslaget vedtaget. 

3. Gavekort i stedet for glas for pæn have: For gavekort 59, imod ingen og 3 blanke.

4. Kurt: Når brandvæsnet siger det er afbrændings forbud, må man ikke bruge ukrudsbrænder. Kaj: det er på ejen grund. Willy det på lejet grund Pia: Man skal have en vandslange på nakken.Bodil Høy: der er mange der bruger dem om det så blæser. Lis Kock: brandforsikring skal  stå under vædtægter.

Forslag imod brugen af ukrudtsbrænder: forkastet.

5. Willy     fortalte om ombygningen: Vi skal ud og søge fonde til byggeriet.

 Synes vi gør det her  helt forkert, han tror at vi selv skal betale . Willy: Siger at det eneste vi kræver er at der kommer nogen og hjælper, for det er sådan, man skal enten have 15% eller udføre et stykke arbejde for 15 % derfor er der ingen tid sat på.

Forsætter arbejdet: Forslaget vedtaget.

Budget. ved Elsebedt Poulsen: Elsebeth fortæller om forslag tre som blev godkendt/vandure.

Budget godkendt.

Valg af kasserer for 2 år: på valg Elsebeth Poulsen.

Elsebeth blev valgt.

Valg af Bestyrelsesmedlemmer for 2 år: på valg John Hynding og David Heissel.

John Hynding blev valgt og David Heissel blev valgt.

Valg af 3 suppleanter for 1 år: Viola, Nicole Iversen og jeanette Ibsen , blev valgt.

Valg af 2 revisorer for 2 år: på Lis Kock og Ingelise Kilbom. Ønsker ikke genvalg.

Kim kaad og Kurt Jensen Blev valgt for 2 år. 

Revisor suppleant for 1 år: Svend Poulsen blev valgt.

Valg af vurderingsmand for 2 år: På valg Finn Hansen. Genvalgt.

Valg af vurderings supleant for 1 åt: På valg Chung. Blev genvalgt.

Valg af repræsentanter til kredsrepræsentantskab: 7 personer for 1 år:

Preben Kjærgaard.

John hynding.

Nicole Iversen.

Viola Nissen.

Mogens Christensen.

Birte Sveen .

Elsebeth Poulsen.

Suppleanter2 for 1 år:

Svend Puolsen og David Heissel blev valgt. 

Bestyrelsesmøde den 19-02-2019:

Fremmødt var: John, Birte, Viola, Nicole og linda, Elsebeth. Willy.

Afbud fra Simon.

Punkt 1. Valg af ordstyrer: Linda blev valgt.

Punkt 2. Referat fra sidst blev godkendt.

Punkt 3. Beretning af formand:

Vi har solgt 2 haver i det nye år, der er blevet tegnet en del brandforsikringer.

Ivan stopper som vandmand: Carsten har lovet at tage en tørn indtil videre.

Der skal infkaldes til en ekstraordinær generalforsamling pga.der er kommet nye ændringer i 

vedtægterne for kolonihaver på lejet jord, og da vores vedtægter altid følger de regler som

gælder forkolonihaver på lejet jord, skal de ændres. Der bliver sendt en indkaldelse ud til 

ekstraordinær generalforsamling. Der kræves at der er 2/3 af alle haver er til stede for at

godkende de nye regler,

Punkt 4. Beretning af kasserer:

Kasseren fortalte at Arbejdernes Landsbank fra 1 januar ikke mere laver service opkrævninger

Så vi skal ud og finde noget andet, som passer til vores forening.

Kasseren får besøg af bilagrevisorerne onsdag d. 27 frebruar.

Vand udgiften er lille i forhold til indtægter, da vi ikke har haft mange brud, og hvis der er 

brud laver vi det selv, det er meget billigere, og derfor synes vi at de penge der er tilovers når 

vandet er afregnet kan bruges til vandure og stophaner. Bestyrelsen synes også, at det blivet 

mere retfærdigt med vandure. der skal sættes næsten 190 vandure op, så det bliver måske

sådan, at der sættes op for hver afsnit som i dag har en måler, en på Borrevej og en på 

Mønstervej og Stationsvej.

Ombygningen af fælleshuset skal firnanseres, af de midler som vi kan skaffe gennem fonde,

og vi skal udføre mindst 15 % af arbejdet selv, og det ser ud til at det sagtens kan gøres, men 

jo mere vi kan selv jo bedre. Vi er ved at gøre klar til at søge fonde og det kan vi til 1 april 

ved nogen og andre har ikke nogen bestemt dato. Vi har indhentet et tilbud mere fra Poul Høst

 som er murer, og fra en tømrer som hedder Thomas Høy. Vi har nogle kopier med til general-

forsamlingen så medlemmerne kan se hvad der skal laves. Willy vil gøre rede for hvordan det

kommer til at se ud, hvad det kommer til at koste, kommer an på hvor meget vi laver selv, og

hvor mange penge vi kan få ved at søge fonde, for uden fonds midler ingen ombygning. Vi 

skal ikke stige i kontingt på grund af det, og låne skal vi heller ikke.

Hvordan vandet afregnes, hvis vi får vandure, redegør kasseren for på generalforsamlingen.

Tak for god ro og orden.

Sekretæren

Fremmødte var: Elsebeth, Simon, Willy, Linda og Birte.

Afbud fra:  Nicole og John.

Punkt 1. Ordstyrer: Willy.

Punkt 2. Referat fra sidst: Simon påtalte, at vi fremover også skal huske at påføre seneste dato for indkomne forslag i referatet.

Punkt 3. Beretning af formand:

Der blev solgt en have i det nye år.

Der er 57 med i den kollektive forsikring og 24 i brandforsikringen, vi  vil opfordre alle til at melde sig til brandforsikringen.

Fedtudskiller er betalt i dette regnskabsår og tilslutningen kommer næste år, da vi ellers overskrider det beløb som bestyrelsen må bruge på en ting, da alle bestræbelser fra både Bendixen og formanden, ikke kunne få forsyningen og kommunen til at gå med til billigere udgave.

Varmtvandsbeholderen er opsat. Kaffemaskinerne er flyttet, så det har givet mere plads i køkkenet.

Bestyrelsen har fået det rettet ind, så det er kasseren og to bestyrelsesmedlemmer, der er på valg i år, da alle bestyrelsesmedlemmer blev valgt for 2 år ved den ekstraordinære generalforsamling sidste år.

Kommunen har rettet henvendelse til bestyrelsen, om at lokalplanen og foreningens vedtægter overholdes vedrørende de kolonister, der bor ulovligt med adresse i kolonihaven i vinterhalvåret. Kommunen ønsker de skal flytte og de kontakter de kolonister, det drejer sig om.

Punkt 4. Beretning ved kasserer:

Der er stadig en, der ikke har betalt havelejen, der skulle være betalt den 30-10-2018, på trods af de udsendte påbud. Vi har derfor sendt det sidste påbud, der indebærer opsigelse af lejekontrakten.

Da der var mange denne gang, der ikke fik betalt sin haveleje til tiden, giver det en mængde bøvl, derfor opfordrer Elsebeth alle til, at man betaler til tiden, og betaler det beløb der står på inbetalingskortet, for er for meget eller for lidt, kommer der en ekstra bilag og det koster i papir og tid.

Begge forsikringer er sat til betaling 4. februar, da det skal passe med havelejeopkrævningen og de to  opkrævningsformer ikke må blandes sammen. For begge forsikringer gælder samme regel, at bliver de ikke betalt, kan det medføre at lejekontrakten kan opsiges. Det gælder alle beløb der skyldes foreningen, også forsikringen da det er foreningen, der betaler den først.

Punkt 5. Udvalgene:

Willy vil se, om han kan finde en, der kan være ordstyrer som ikke har noget med foreningen og Kredsen at gøre.

Willy har sendt ansøgning til Tryk om en hjertestarter og han søger igen næste kvartal. Han har også fundet en smart måde, hvorpå vi kan betale, hvis vi får baderum. Det er et kort system som kan tankes op med mobile pay, eller et andet betalingskort, det bruges på samme måde som i en vaskekælder.

Punkt 6. Hvad har vi gang i lige nu:

Ved gemmengang af indkomne forslag, går et forslag ud på at få monteret vandmålere i alle haver. Skulle dette forslag blive vedtaget, skal vi have vores ordensregler rettet til. Der skal også tilføjes i ordensreglerne at alle, der køber en kolonihave i Sundsmark skal have en brandforsikring, det kommer også til at stå i købekontrakten. Finn vil hjælpe med at redegøre for hvordan ombygningen kommer til at se ud i fælleshuset. Vi skal også have nogle udførlige tilbud fra de forskellige håndværkere, Dette blandt andet så vi kan se, hvor vi selv kan udføre arbejde og til fondsøgning.

Punkt 7. Næste møde :

Næste gang vi mødes er den 15-01-2019. Da pakker vi indkaldelse til udsending.

Næste bestyrelsesmøde er den 19-02-2019 kl. 18.00.

Tak for god ro og orden

Sekretæren.