Ordinær  Generalforsamling 2023

                        Sundsmark  Kolonihaveforening

                       den 11 marts 2023 kl. 12.00 i fælleshuset

Rerat iflg. udsendt indkaldelse:

 

Antal deltagere:  Optalt 48 deltagere, som repræsenterer 37 haver.

Deltagende fra Bestyrelsen:  Forman Erwin, Kasserer Knud, Nicole, Lisbeth, Birgitte. Meldt fra: John T.

    1.   Valg af derigent:  Birte Sveen

    2.    Valg af stemmetæller:  Chung, Bodil og Janni

    3.    Valg af referendt:  Lisbeth Overgaard Nielsen

    4.    Formandens beretning:  Erwin Dohrn

           Vel kommen til generalforsaling hvor vi jeg vil bede jer om vi holder et 

           minuts stilhed for Helle Haagerup Lylloff, samt Gerda Petersen.

           Vi nåede i mål med toil byggeriet! En stor tak til alle der har været nede til hjælpe

           med det, det fik tage i brug cirka ultimo august måned 22 hvor vi havde en

           officiel indvielse den er 14 december 22.

           Vi var meget udfordret på at vi ikke havde adgang til konto de første 2 mdr. Samt vi

           at vi ikke var anerkent i PBS systemmet, det er lidt som at st et helt nyt firma op.

           Økonomien var stram og penge blev vendt to gange inden de blev givet ud.

           Vi fik sidste år afholdt søndags cafeer samt Vi har haft markedsdage herude i 

           Haveforeninges regi. Lysfest blev aflyst på grund af brandfar! Samt hellowen blev

           aflyst.

           Der har været container herude to gange foråe / efterår til HAVE AFFALD. 

           Det er vigtigt at der KUN kommer biologisk have affald i dem da det er mega dyrt

           at sortere dette.

           Desuden har der været afholdt fællesarbejsdage med gril og hygge.

           Vi har fået oprettet haveforeningens venner som er en støtteforening til

           kolonihaveforening de der er afholdt loppemarkeder herude startet vi op med 

           binko samt nogle jule hygge markedet og det kører fantastisk i venne 

           foreningen. Vi har også selv haft julehygge herude.

           Der har været 19 have salg og velkommen til alle nye kolonister herude vi håber

           vi får et godt samarbejde og nogle hyggelige timer herude. Deraf er der to haver 

           der er solgt pga. manglende betalinger, samt der er ryddet op i nogle unge der gik 

           rundt og lavede hærværk.

           Det har været cirka 11 udlejning af fælleshuset, så det har da også givet lidt 

           indtægter.

           Vi har haft 2 praktikanter herude det har været en god succes, vi fik bla. Lagt

           fliser tundt om toilettet.

           Der mangler lige lidt finis som vi får styr på her til forår, så det bliver pænt.

           Der kommer en opslagstavle op med kun referater, så kan man bedre følge med.

           Der har været lidt vand problemer med sprungne vandrør.

           Håber vi får en dejlig og hygge sesson herude i 2023 og glæder mig til vi mødes.

           ( Referenten har modtaget " foemandens beretning" på skrift fra formanden).

           

           Kommentarer til formandens beretning:

           Referater.  Der Kommenteres på, at formanden efterlyser frivillige til at hjælpe

           til i foreningen, dette mener medlemmer dog de ikke har haft en jordisk chance 

           for at kunne reagere på, når referater ikke er blevet lagt op på hjemmesiden 

           siden september, og heller ikke blevet offentliggjort andre steder.

           Nogen mener, der står i vestægter, at referater skal være offentliggjort på

           hjemmesiden 14 dage efter mødets afholdelse, dette har dog ikke kunne 

           verificeres i de nuværende vedtægter. Dog vil bestyrelsen bestræbe sig på,

           at få referater offentliggjort på hjemmesiden, og hængt  i alle opslagstavler

           i kolonien muligt.

           Referater skal godkendes af bestyrelsen inden de kan offentliggøres, derfor

           er tidshorisont ca 1 mdr. før referater er tilgængelige for medlemmer..

              Praktikanter i samfundstjeneste;  Et medlem spørger formanden, om de 

           praktikanter han nævner i sin beretning, er de samme to personer i samfunds - 

           tjeneste fra Kriminalforsorgen, som nævnes i et tidligere bestyrelsesreferat.

           Formanden bekræfter det er dem. Der fremgik også i dette referat, at bestyrelsen 

           var delt ang. hvor god ide det var at få dem i praktik i vores forening.

           Medlemmerne har sagnet referater med info om dette, dog kan de sagtens bifalde,

           at vi tager et sosialt ansvar herude, men det skal ikke gøres i den tro, at det kan 

           skabe goodwill ved kommunen. Et medlem, med erfaring indenfor området, 

           bekræfter, at sådan fungerer systemet ikke, tværtimod mener medlemmet, at vi 

           skal tænke os rigtig godt om, da vores område er meget sårbart omkring indbrud.

           Formandens beretning blev godkendt med klapsalve.

    

    5.    Gæstetaler:   Elsebeth Poulsen, kassere i "Sundsmarks Haveforenings

            Venner" / SHV.

            Jeg er kasserer i " Sundsmarks Haveforenings Venner", som laver bankospil,

            loppemarkeder og alt muligt forskelligt. Vi er Birte, Elsebeth, Kim, Karen,Chung 

            og Kim, som står for det på nuværende tidspunkt.

            Vi har indtil videre holdt bankospil to gange om måneden, holdt aufst - og et 

            julemarked..vi har  sammen med haveforeningen, stået for receptionen og

            indvielsen af toiletbygningen i december 2022.

            Vi har haft en svær opstrart, det er ikke sådan at drive folk til bankospil, og de 

            bruger for lidt penge, men vi synes det kører lidt bedre nu, Vi donerer selv det der

            er mugligt, for at få det til at køre rundt, og folk stikker gerne en ekstra femmer,

            når de køber en kop kaffe, fordi de godt ved, at det går til et godt formål.

            Vores første regnskab, som blev afsluttet i 2022, viste et lillebitte underskud på 

            banko delen, men vi ender alligevel med at komme ud af året med et pænt 

            resultat, så vi her i dag kan overgive en lille gave til bestyrelsen. Det er 

            overskuddet fra loppemarkedet og julemarkedet, og så har Birte og jeg doneret

            overskuddet fra salg af juledekorationer og druegele.

            Og så vil jeg sige, vi er jo glade for hinanden, og uden hinanden virkede det jo

            ikke. Og sådan skal det være med en støtteforening, vi skal have hjælp for at give 

            jer hjælp, sådan er det.

            Sådan slutter jeg af med at fortælle, at den 3. juni, holder vi et stort marked ude 

            på ringriderpladsenmed masser stande. Vi får sat telte op, så vi kan klare os, hvis 

            der kommer et lille regnvejr. Det betyder, at der vil være mulighed for, at vi kan få 

            folk til at komme som udstiller, og jo flere penge får vi igen. Vi må jo anerkende, 

            og erkende, at det er der, de fleste penge ligger. Det kan være, I har lyst til at 

            væe frivillige hjælpere, eller har lyst til at ha en salgsbod. Det kunne være dejligt, 

            hvis der var en eller to, der havde lyst til at lave lidt anderledes, måske 

            etnisk mad. Vi vil sælge ringriderpølser.

            Det koster 30 kr. at være medlem af " Sundsmarks Haveforenings Venner", 

            man kan melde sig ind ved at dukke op på en bankoaften i fælleshuset.

            Vi har en facbook side for Sundsmarks støtteforenin = "Sundsmarks

            Haveforenings Venner", hvor i kan gå ind og se, hvilke akteviteter vi har, invitere 

            medlemmer, like og dele det, så vi kommer længere ud i pereferien, for vi har

            brug for hjælp, vi har fået tilladelsen fra politiet og kommunen, så det er på

            plads. Jeg skal lige huske at sige, overskuddet gå til kolonihaveforeningen.

            Kommentar til gæstetaler:

            Der spørges om banko kan lægges på en fredag aften, eller i modsat uge pga.

            aftenarbejde, det finder kassereren svært, da det er en fast skare, som kommer 

            hver 14 dag, der kommer også mange udefra. Det er næsten 100 medlemmer

            på nuværende tidpunkt, og der kommer fast ca 50 til hver banko aften.

            Dog kunne der godt arrangeres noget ekstra, som en kæmpe banko,

            når vi hat et telt eller lign.

      6.   Årsregnskab med evt. revisionsberetning:   Knud Petersen Kasserer i

            Sundsmark Kolonihaveforening.

            Kasserer Knud gennemgik regnskabt for 2022, ved at trække nogen konti og 

            punkter frem. 

            Årsregnskab, budget for 2023 og økonomi fir toilet byggeri blev blev udleveret

            på generalforsamlingen, og offentliggøres sammen med referat fra

            Generalforsamling.

             Indtægter:

             100 ekstra kontingent:  Der hvor der står kontingent afdeling på 147.420,

              det er en post der er overdraget fra den gamle bestyrelse. Indeholdt i det

              beløb, blev der vedtaget på generalforsamlingen sidste år, at vi i efteråret

              2022  skulle betale 100 kroner ekstra til prisstigniner og byggeri, på den måde

              fik vi 19.000 ekstra i indtægter.

              Vandopkrævning:  Der er mange, der ikke har brugt så meget vand sidste år 

              af forskellige grunde, så andregning blev ikke så høj.

              Kapitalindskud:  Når der bliver overdraget haver til nye ejere, så betaler man 

              600 kroneri i indskud, og dem får man altså ikke igen.

               Udgifter:

               Fælleshuset:  Vi har betalt 38.000 til Norlys, det er godt nok mange penge

               i strøm, og det var nok mere end kassereren havde regnet med.

               Grønne område:  På dette område har vi sparet i forhold til budgettet. Vi 

               havde på et tidspunkt heller ingen penge, så vi måtte jo spare, men vi fik

               da ordnet området, og fået lidt grus på vejene.

               Byggeri af toiletbygning:

               Vi har haft 345.000 i udgifter til byggeriet, og i indtægter har vi fået 100.000

               i sponsorat fra Norlys fonden, det hjælper jo på det.

               Byggeriet blev lidt dyrere end budgetteret. Grunden var ekstra indkøb af

               materialer, temmelig store prisstigniner, op til 20% på nogle af matirialerne,

               og vi måtte have ekstra håndværkerhjælp ved VVS og tømrer, både for at 

               hjælpe færdig tidsmæsigt, og for det blev lavet helt korrekt.

               Aktiver:

               Indestående på foreningens konto er 174.924. Vi har ydeligere en gammel

               rørkonto, det var den i har bevilget vi skulle bruge til byggeriet ( dog ikke de

               sidste 100.000 hvis der skulle springe nogen rør ), pluds foreningens driftskonto.

               Så sammen med en kontantbeholdning, har vi faktisk likvide midler for 280.000.

               Betalingsservice meldte pludselig ud i efteråret, at vi ikke havde været 

               registreret vedBestalingsservice som ny bestyrelse, så vi kunne få

               opkrævninger sendt ud den vej. Der gik næsten 2 måneder, inden vi kunne få 

               opkrævninger ud, så vandregningen, det der skyldes for vand af medlemmer, 

               blev førts sendt ud i januar, det var 15.000, så vi havde 30.000 ude at svømme 

               ved nytår. Vi har faktisk fået alle de 15.000, som var på saldolisten den 31.12.

               Der er 6 der skyler for vand, men det er småpenge i forhold til, hvor sort det 

               så ud.

               I alt har vi aktiver for 323.000.

             

               Passiver:   Vi havde en egenkapital på 516.000, inden vi gik i gang med

               byggeri sidste år. Det fratrækker vi så de 210.631 ( drift og byggri ), dvs. 

               vi har en kapital, som er vores, på 305.540, der er tilbage.

               Vi har altså brugt de 210.000, som er meget tæt på det, vi stemte for 

               skulle afsættes til byggeri af egenkapitalen, mener det var omkring et par

               100.000. Det ligger jo næsten 2 år tilbage, hvor i første gang begyndte at

               snakke om byggri. Nu er det et overstået kapitel, og til en, efter min mening,

               fornuftig tæring af engenkapital.

               Kasserers kommentar til regnskabet:  Det har været et lidt specielt

               regnskabsår, både fordi den tidligere kasserer, Elsebeth, og jeg, som ny

               kasserer, har været involveret, da vi har haft et byggeri vi har været 

               fælles om, men også overdragelsen fra tidligere til nuværende kasserer og 

               formand gav sort bøvl i banken og ved Bestalingsservice. Vores likviditet 

               haltede på et tidspunkt så meget, at kassen simpelthen var tom. 

               Så vi har måtte spare og vende hver en øre i 2022.

               Omvent har vi formået at spare 40.000 i regnskabet, så derfor er det hele 

               ikke så galt alligevel.

               Det er nok rekorden i foreningen, at der har været 800.000 ude af kassen 

               her i denne sæson.

               Kommentarer til regnskabet:

               Strømregning:  Der spørges til hvilken aftale vi har med Norlys. Den tidligere 

               forklarer at strøm altid var været den største post på fælleshuset, men hun

               tænker, det er de gamle varmeblæsere.

               Formamden tilføjer, at vi har et ønske om at udskifte neonrør med LED, og der 

               er afsat til ny varmepumpu på budgettet for 2023.

               Og så skal vi lige huske på at byggestrøm fra et langt byggeri, også er med

                på fælleshusets strømregning.

                800 frivillig timer:   Der spøges til hvordan man kommer frem til de 800 

                 frivillig timer. Den tidligere kasserer forklarer, at da man søgte ved Norlys

                 fonden, kræver de, at man har en egenfinansiering i enten 100.000 i rede

                 kontanter, som man selv lægger i projektet, eller ved at have frivillige, der

                 lægger et antal timer med et fast beløb på 100 kr. for en frivillig time.

                 På byggeriet mente vi, at det kunne gøres for 800 fysiske arbejdstimer,

                 som svarer til 80.000 i egenfinansiering.

                 Sådan er fonds verdenen. Så det er ikke 100 kr., som de frivillige har 

                 fået i timeløn.

                 Frivillimiddag:   Et medlem synes ikke de frivillige byggefolk har fået tak

                 nok: Bestyrelsen svarer, atdem der har hjulpet med at bygge, vil i foråret

                  blive inviteret til middag, som taf for alle de timer de frivilligt har lagt for vores

                  fælles forening. Hvis der ikke havde været bøvl med hjemmesiden, kunne

                  man have læst dette i tidligere bestyrelsesmødereferater,

                  Regnskabet blev godkendt med klapsalve.

       7.        Godkendelse af budget:

                  kontingentforhøjelse på 100 kr. ekstra, bliver varigt: Afdelingskontingent

                  står i budgettet til 147.000 i indtægter, det samme som i 2022. Det betyder,

                  at de100 kr, som blev opkrævet ekstra i efteråret 2022, er der også brug for 

                  fremad, for at få det til at løbe rundt. Det er indlagt i budgettet sådan, fordi

                  der er forventning om, at der er prisstigninger igen i år.

                  Det er jo om foråret der bliver opkrævet 200 kroner til servicearbejde, og i

                  efterået kommer så de 100 kroner ekstra, som indgår som fast kontingent

                  fremover.

                  Drif:  På grønne områder forventes, at de kan fortsætte med samme 

                  begrænset beløb som sidste år, derimod er overfladevand sat lidt op.

                  Opsparing: I snarlig fremtid skal vi lave et budget, hvori vi kan lægge en

                  opsparing, det bliver desværre ikke i år efter sidste års toiletbyggeri, og

                  den nuværende inflation med prisstigninger.

                  Varmepumpe:   Tiden er kommet til vi må investere i en ny varmepumpe. Den

                  nuværende er både for dyr i strøm og så kan den ikke varme rummet nok 

                  op. Vi har sat 25.000 til dette punkt.

             

                  Kommentarer til budget:

                  Overfladevand:  VandManden fortæller, at vi allerede har sparet penge

                   på overfladevand, da der dette foråe ikke har været brug for slamsuger

                   til rørene, og han har jævnlig tilset rørene i vinters og fundet at 

                   vandet har flydt fint.

         8.       PAUSE:  Oste - og rullepølsemadder serveres.

         9.       Indkomne forslag:

                   Bilag 1 :  Forslag fra Linda Kongsted.

                   Bestyrelsen foråligter sig til at iværksætte et organ, i 2023, hvor det blivet 

                   muligt for alle medlemmer i foreningen at kommunikere frit, med hinanden 

                   og bestyrelsen. f.eks, en Face Book side.

                   Kommunikationen har trange kår her i foreningen. Der er sladder og 

                   utilfredshed om stort og småt.

                   Det generelle informationsniveau fra bestyrelsen til medlemmerne er på

                   et utilfredsstillende niveau. Hjemmesiden er helt utidssvarende og svær

                   at orientere i.

                    Mvh. Linda Konsted. Energivej 30.

                    Kommentarertil emnet fra medlemmer og bestyrelse:

                    Bestyrelsen anerkender, at der har været mangel på kommunikation, og der 

                    har været strees på med byggeri og helt ny bestyrelse, men enhver må også

                    gerne være medvirken til selv at skabe en god stemning, og byde ind med 

                    noget frivilligt.

                    Bestyrelses Facebook:   Ved en misforståelse, har den nuværende 

                    bestyrelse gået ud fra, at den tidligere og nu lukket HF Sundsmark

                    Facebook side, var den officielle Bestyrelsesside, da det var de`r info fra

                    den tidligere bestyrelse blev lagt op. Dette er ikke korrekt, da den åbenbart

                    var en privat side. Dette var med til at skabe det tomrumfor kommunikation,

                    somLinda nævner, da den nuværende bestyrelse antog, at det var en side 

                    som der skulle overtage, og stod så pludslig helt uden kommunikationskanal,

                    da hjemmesiden heller ikke fungerede optimalt pga. 123 hjemmeside

                    blev solgt ti et andet firma.                

                    Bestyrelsen er i gang med at få oprettet en offentlig Facebook side, som 

                    tilhører foreningen via mailadressen, og som skal forvaltes af den siddende 

                    bestyrelse. Denne side vil blive brugt til info, men ikke til debatter.

                    Der vil altid være nogen, som ikke ønsker at benytte Facebook som 

                     kommunikationskanal, så derfor har foreningen yderligere: 5 opslagstavler

                    rundt i foreningen, en hjemmeside, samt  mail, sms og telefon på 

                    formanden.

                    Medlemmernes private Facebookgruppe:  Medlemmerne har en fælles

                    privat Facebookgruppe, som blev oprettet for snart 10 år siden, og er en 

                    lukket gruppe kun for nuværende medlemmer. Den er uafhængig af 

                    bestyrelsen, og kører rigtig godt med køb, gratis og bytte mellem

                    medlemmerne, samt det er der man arrangerer nattevagter i indbruds - 

                    perioden mm.

                    Der er yderligere en lukket debatgruppe, hvor medlemmer imellem, kan

                    diskutere frit uden og om betyrelsen.

                    Hjemmeside:  Der bliver undersøgt udbydere til hjemmesiden, og hvem der

                    kan hjælpe med den.

                    medlemmer ønsker et login for medlemmer, så noget kan blive offentlig og 

                    noget kun for medlemmer.

                    Konklusion uden afstemning:   Linda, forsamlingen og bestyrelsen bliver

                    enig om, at der fortsættes med at arbejde hen imod en hjemmeside som 

                    fungerer, samt lave en Facebook side, som bliver offenlig, hvor derkan

                    lægges info ud fra bestyrelsen.

                     Bilag 2:  Forslag fra Birte Sveen.

                     Mit forslag går ud på, at kolonisterne selv skal gøre noget for at vandmålere

                     ikke fryser. Det kan være enten at grave dem ned eller lave en kasse til at 

                     sætte over, eller andre løsninger.

                     Hvis de ikke gør det, skal de selv betale for at få den skiftet.

                     Da prisen på vandmålere stiger voldsomt, synes jeg at man skal gøre noget

                     på den måde er der alle der kommer til at betaleog kontingetet skal stige.

                     Det har altid været sådan at for bliver mere ligegyldig  hvis regningen

                     kan sendes - videre.

                     Jeg ved godt at vi alle skal være med til at holde kolonien økonomisk

                     kørende, men her hvor alt bliver dyrere kal der tænkes anderledes på

                     visse ting.

                     Mvh. Birte Sveen, Havdalsvej 6.

                     Kommentarer til emnet fra medlemmer og Bestyrelsen:

                      Efter en længere diskussion, kom der frem, at i 2022 var der ca 30 

                      vandure, som blev skiftet, og 2021 blev der skiftet omkring 90 vandure

                      på en sæson. Det er mange penge, når et vandur kan koste fra 150 kr

                      og op til 400 kr., og er et stort arbejde for vandmanden.

                      Det menes at det er kondens inde i vandure, som får dem til at gå i stykker

                      ved skiftende temperaturer. Vandrørene bliver pustet, når vand bliver

                      lukket til vinter, så dr gøres hvad der kan på den front.

                      Konklusion uden afstemning:  Birte, forsamlingen og Bestyrelsen

                      er inige om at vi alle skal hjælpe til med at beskytte vandurene for vejr

                      og vind.

                      Derfor vil bestyrelsen, sammen med vandmanden, arbejde på at få

                      lavet forskellige modeller bestyttelse til vandure, at vandurre 

                      stadig er foreningens ejendom, og derved også ansvar.

                  

                     

                      

                    

                    

                    

                    

               

               

            

           

            

.  

,